Internet está lleno millones de consejos para hacer reuniones productivas. Sin embargo, ninguno triunfa. ¿Porqué?
- ¡Confiesa! No te los lees
- La gente que escribe esos artículos son los típicos gurús coachers que viven en un mundo paralelo y no saben el motivo real de convocar una reunión.
- A Google le faltaba mi post al respecto
En cuanto se viralice este post
¿Para qué se convoca una reunión?
Me he dejado para el final, el motivo principal:
No se trata de ser productivos. Ya sabes que tu jefe prefiere que te quedes hasta tarde en la oficina, en vez de que gestiones una tarea en media hora.
Una forma de hacerlo es convocando una reunión a las 19:00 en la que todo el mundo hable sobre cómo hacer esa tarea, sin buscar soluciones, definir procesos ni plazos de ejecución.
Así los proyectos se alargan en el tiempo y todos os aseguráis trabajo. En definitiva, que vuestro puesto esté justificado y no terminéis en la cola del paro.
Convocar una reunión es la mejor forma de
hacer el vago en la oficina sin que lo parezca.
Guía para triunfar con tu reunión
1⃣ Nunca convoques con antelación
El factor sorpresa es fundamental. Por eso, nunca debes lanzar una convocatoria con días u horas de antelación. Imagínate, la gente podría preparársela y estar a la defensiva cuando intentes delegar tareas.
Lo mejor es avisar 2 – 3 minutos antes de empezar.
Es muy importante que los participantes no sepan quién más está convocado. Tienes que crear intriga y sorpresa. Así generas expectación y que la gente quiera ir, solo por cotillear quién más está en la sala.
2⃣ Puntualidad
Avisar con tan poco tiempo facilita que la gente llegue tarde a la reunión. Es decir, que empiece con retraso.
Si eres tú el que llega tarde, lo que debes hacer al entrar en la sala es:
- Dar un millón de excusas para justificar tu retraso
- Exigir que te pongan al día de por dónde van en la presentación
Esta interrupción asegura que la reunión se prolongue unos minutos y que acabe más tarde.
3⃣ Las 18:00 horas es la mejor hora para convocar
La mejor hora para una reunión son las 18:00 hrs, especialmente si es viernes.
Como no tienes familia, amigos ni hobbies es lógico y comprensible que no quieras irte a casa después de la jornada laboral.
Además, las 18:00 – 19:00 es el momento ideal porque los clientes ya no llaman por teléfono a dar por saco a esas horas. ¿Sabes por qué? Pues porque ellos también se reúnen a esas horas
4⃣ Cuanto más dure, más productiva
Dicen que el tiempo ideal es media hora máximo una hora
En muchas empresas de Estados Unidos las reuniones se hacen de pie para que nadie se apoltrone en la silla y evitar que duren una eternidad
Menos mal que estamos en España. Aquí la productividad se mide por el tiempo que estamos en la oficina, que no es lo mismo que:
- el tiempo que le dedicas a una tarea
- gestionar y completar varias tareas en poco tiempo
Calentar la silla está bien visto en todas las empresas.
5⃣ Okupa, resiste y crea
Nunca reserves la sala. Tu simplemente entra, okúpala y atrinchérate en la sala.
Si la tenía reservada otra persona para pej una reunión con clientes, es su problema. Que se joda
Por supuesto, nunca jamás compruebes si funcionan los medios audiovisuales correctamente antes de empezar. Si algo falla, te aseguras de que la reunión va a durar unos minutos más, que es de lo que se trata.
6⃣ Necesitas víveres
El éxito de una reunión depende en un 90% de si hay café, bollos y caramelos en la sala. Si pones comida, amigo, tus compañeros te van a adorar.
Tener víveres en la sala te asegura que:
- Asista más gente. La comida y bebida gratis siempre son un factor de éxito.
- Si hay comida la gente no querrá irse y no utilizará ninguna táctica para escaparse a mitad de la reunión, dejándote colgado.
- Estarán ocupados decidiendo si cogen un croissant o una berlina, o el sabor del próximo caramelo que se metan en la boca. Esta una táctica para que los boicoteadores no puedan prestar atención a lo que dices y rebatan los datos de tu presentación
Cuantos más víveres, más dura la reunión y más tiempo estarás calentando la silla aparentando ser un crack altamente productivo.
7⃣ Debe asistir media empresa
Una reunión es como una fiesta con tus amigos. Cuantas más personas vayan, más exitosa será. Por eso, debe asistir:
- Tu jefe (para lucirte)
- Todo tu departamento
- Gente de otros departamentos, aunque no sepan de lo que se está hablando, no lo entiendan, no les aporte nada o no puedan opinar/proponer
- Y, bueno, si convocas a gente de otras empresas, te convertirás en un orador de prestigio internacional.
En resumen: convocar es como buscar figurantes de una película de cine.
8⃣ La agenda está sobrevalorada
Te lo acabo de decir. Estás montando una fiesta sorpresa con tus amigos, por eso, nunca debes decir qué temas se van a tratar antes de que empiece la reunión.
¡Debes crear expectación!
Bueno, espera, me equivoco. Sí, hay gente empollona que se lee la documentación. Son esos que quieren lucirse o boicotear tu presentación. ¿Quieres que te roben protagonismo? No.
A la única que tienes que enviar la documentación es a tu secretaria para que te la imprima y así darle una copia en papel a los participantes cuando empiece la reunión.
La documentación sirve para entretenerse haciendo garabatos en el transcurso de la reunión.
9⃣ La gente está sedienta de datos, gráficos e información
Prepara tu presentación con:
- millones de datos a un tamaño de fuente 6 o menos
- tablas y gráficos de colorines
- power points con efectos en el texto y transiciones entre diapositivas.
Les dejarás aturdidos impresionados con tu creatividad.
Mientras estés exponiendo, habla, habla y no pares de hablar. Da igual lo que digas, ellos están:
▪ Enviado emails desde el portátil
▪ Whatsapps con el móvil
▪ Haciendo garabatos en los papeles
▪ Comiendo bollos y caramelos
Si alguien te interrumpe, mátale con la mirada.
El debate
Cuando acabes de impresionar a los demás con tu magnifica power point, es el momento de dejarles abrir la boca. Tu ya has tenido tus momentos de gloria.
A partir de ahora ya no hables, moderes ni interrumpas. Hay gurús que recomiendan cronometrar las intervenciones. Pero vamos a ver ¿esto qué es?. ¿Un debate de campaña electoral de la tele?. Seamos serios, por favor, estamos en una reunión
Tu simplemente siéntate y ponte a enviar whatsapps por debajo de la mesa a
- tu mujer avisándola de que no llegarás a cenar, bañar a los niños, sacar al perro y tirar la basura
- tus colegas para decirles que no llegarás al bar del barrio a ver el partido de futbol
Si todos hablan a la vez, es buena señal
Si hay un debate participativo, parecerá que la reunión está siendo muy productiva, aunque no se estén asignando tareas ni especificando plazos. Al fin y al cabo, tu y tus compañeros estáis ahí para comer bollos y beber café.
Por tanto, debes conseguir que se pongan a divagar, a vender humo o que se maten entre ellos porque así lograrás que la reunión se prolongue en el tiempo. Ya sabes, cuánto más calientes la silla …
1⃣1⃣ Perfil de los contertulios
A pesar de que nunca habla, pregunta ni aporta nada a la reunión, siempre se le invita. ¿Por qué? Tiene rol de figurante de cine. Está ahí para hacer bulto y que parezca que la reunión ha sido exitosa por el alto número de personas en la sala.
Este es el que tuvo la osadía de intentar interrumpirte cuando estabas jugando a pasar pantallas con el mando del proyector y apuntando con el rayito del puntero a los datos del Excel en fuente tamaño 6.
Cuando empiece a hablar, no parará. ¿Porqué?
- Es una estrella del rock (trepa) y quiere lucirse
- Lo sabe todo
- le encanta escucharse así mismo con esas explicaciones rimbomantes que da para todo.
A todos los demás les importa un bledo lo que dice el rockstar pero cuanto más hable, más va durar la reunión.
Siempre se queja, protesta y le parece mal todo lo que se está diciendo. Tampoco propone soluciones. Se le invita para que le toque los cojones al rockstar. Eso da vidilla a la reunión
1⃣2⃣ Los marrones son para trepas, pringados o consultores
Nunca se debe buscar la solución a ningún problema. Nunca se deben asignar tareas o proyectos a nadie en concreto y mucho menos con un plazo de realización.
Si no queda otra que repartir tareas, tu solo cita el nombre de la misma y deja que los demás se presenten voluntarios. Te asombrará descubrir la cantidad de pelotas y trepas que buscan figurar en todas partes. Les encanta pensar que son imprescindibles y que sin ellos al mando de todo quebraría la empresa.
Si nadie se presenta voluntario, tienes dos opciones:
1⃣ Soltarle el marrón a algún pringado
2⃣ Plantear la necesidad de contratar a un consultor. Ninguno de los presentes pondrá pegas a ello. ¿Pagar a otro para que haga vuestro trabajo? ¡¡Es la idea perfecta!!
Sea con voluntarios o con consultores, nunca se deben cerrar plazos o fechas límite a los proyectos y tareas. Así los procedimientos o políticas para implentarlos y ejecutarlos se extenderán hasta el infinito y más allá.
¿En qué os beneficia a todos, incluidos los consultores? En qué si hay temas pendientes, siempre habrá trabajo para todos. Es decir, vuestro puesto de trabajo estará justificado y seguiréis cobrando el sueldo cada mes. Amigo, te estoy hablando de tu estabilidad laboral.
1⃣3⃣ El Acta de la reunión
Asegúrate de que nadie toma notas para hacer un acta con el resumen de la reunión y enviárselo a los demás a posteriori. De hecho, debes prohibir que la gente lleve cuaderno y bolígrafo.
Lo de no hacer el acta es super importante en las reuniones especialmente en las que se ha hablado de implementar procesos o distribuir tareas.
Sin acta, las palabras se las lleva el viento. Si te cayó un marrón, siempre podrás decir que no lo entendiste así o que pensabas que le había caído a otra persona. Será una excusa perfecta para convocar una nueva reunión para aclarar esta confusión
Bonus
Hay tres consejos adicionales que quiero compartir contigo:
Debes poner el termostato de la sala a clima tropical. Si pones el aire acondicionado a 15 grados, la gente va a salir huyendo de la reunión. Pero con un clima tropical la gente se queda (a dormir) en la sala.
Asegúrate de que la sala es suficientemente grande para que quepan todos. Que no haya espacio es la excusa perfecta para que la gente no se quede en la reunión.
¿Hay sillas para todos? No te preocupes si no las hay porque la gente tendría que irlas a buscar y eso retrasaría el inicio de la reunión. Si nadie está dispuesto a arrastrar sillas por la oficina hasta la sala, llama a la secretaria. Ella además de preparar el café también hace mudanzas.
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Espero que te hayan sido útiles mis consejos y que a partir de ahora triunfes con tus reuniones
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El ejemplo de agenda lo he hecho yo. No, no puedes copiarlo y pegarlo en cualquier sitio, sino me pides permiso antes.
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