Mi sistema de archivar notas

Ha sido un placer leer los consejos sobre la organización de ficheros de los expertos de productividad. Al leer estos consejos me he dado cuenta de que nunca he explicado cómo tengo organizado los ficheros en mi ordenador.

La estructura básica
Dentro de la carpeta Documentos en mi macbook he creado dos carpetas: Proyectos con material de soporte para mis proyectos y Temas con el material de referencia general. He etiquetado estas carpetas con el color verde para poder distinguirlas de las otras carpetas en Documentos usadas por varias aplicaciones.

Dentro de la carpeta Temas he creado una carpeta por tema (tesorería, inspiración, idiomas, etc.) y en la carpeta Proyectos tengo una carpeta por proyecto.

La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica, aunque también tengo documentos hechos por ejemplo en iWork y Scrivener.

Documentos actuales
Los documentos en los que todavía estoy trabajando (como mi famoso Jardín de Ideas) están en otro lugar, para tenerlos siempre a mano. Esta carpeta está sincronizada con SimpleText, un servicio similar a Dropbox para ficheros de texto, para tener los documentos actuales siempre accesibles. Además, esta carpeta sirve como base para Notational Velocity, la herramienta que uso para buscar y crear notas. Por defecto Notational Velocity trabaja con una base de datos encriptado y propietario, pero yo lo he configurado para usar ficheros de texto.

Mi herramienta favorita para escribir textos es WriteRoom. Puedo abrir cualquier texto en WriteRoom usando un atajo de teclado configurado con la aplicación QuickCursor. Además tengo WriteRoom instalado en mi iPhone, sincronizado también con SimpleText.

Parece complicado, pero como estas aplicaciones están todas sincronizadas tengo un flujo de trabajo altamente eficaz. Puedo crear una nota en WriteRoom en mi iPod y al llegar a casa encontrarla en Notational Velocity en el macbook y fácilmente abrirlo en WriteRoom para finalizar el texto. Además puedo editar todas estas notas directamente desde la web de SimpleText.

Nomenclatura
Para facilitar la búsqueda de ficheros, intento usar un esquema fijo de nombres. El texto que estás leyendo ahora, por ejemplo, todavía está en Notational Velocity y tiene el nombre 20100215 I3 Sistema de archivos.txt. 20100215 es la fecha (no necesariamente la fecha de creación del documento), I es el tipo de documento -- Idea en este caso, 3 es el subtipo -- artículo y Sistema de archivos es su nombre.

He definido los siguientes tipos de documentos, y cada uno tiene varios subtipos:

• D: Diario
  Textos, pensamientos y filosofías que simplemente quiero registrar, pero que no son la base de un producto final. Hay dos subcategorías: diario personal (D1) y log de sistemas D2).
• I: Ideas
  Textos e ideas para desarrollar productos finales. Aquí apunto mis procedimientos (checklists I1), posibles proyectos (I2), ideas para artículos (I3), sueños (I4), etc.
• N: Notas recopiladas
  Material creado por otros. En esta categoría tengo, entre otros, documentos de investigación (N1), notas tomadas desde libros (N2) y muchísimo material de referencia general (N4).
• C: Comunicaciones
  La categoría para notas de conversaciones y reuniones.
• E: Escritos
  Trabajo finalizado. Este mismo articulo cambiara de I3 (idea para un artículo) a E3 (artículo finalizado). También cambia de ubicación, porque ya no es necesario de guardarlo en Notational Velocity. Su ubicación final será Temas/El Canasto/Herramientas.

Por supuesto tengo un documento con la definición de la nomenclatura, aunque solo he necesitado algunos días para recordar estos códigos. Como ya he dicho anteriormente, parece un sistema complicado, pero no lo es. Tengo todas las funcionalidades de aplicaciones como Evernote o Yojimbo sin tener que almacenar mis datos en una base de datos cerrado. La idea original para este sistema de archivos es de Dougal Barone.

¿Qué sistema usas tu para almacenar tu material de referencia digital?

"Mi sistema de archivar notas" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 23 de Febrero 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.