¿Para qué sirve el Archivo de documentos?

Este tipo de archivos para documentos tiene la finalidad de gestionar, clasificar y organizar los documentos de tu empresa, para así establecer una base de datos. Este archivo de documentos suele encontrarse en las empresas de manera física (formato papel), sin embargo, actualmente las empresas quieren estar a la par de la era digital para así aumentar su eficiencia y productividad.

¿Qué significa archivar?

Este término se refiere, al almacenamiento organizado de los documentos útiles de tu empresa mediante técnicas eficaces de ubicación y recuperación de los mismos.

¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar documentos?

Cuando tienes un óptimo sistema para archivar la documentación, esta acción hablará por si sola del estado de administración y gestión, de tu empresa u organización. Es importante señalar, que cuando tus documentos no pueden ser ubicados con facilidad, esto acarrea una gran pérdida de tiempo y dinero para tu negocio.

Además, es muy importante que cumplas con los requisitos de ley, respecto al control y seguridad de toda tu información. De esta manera, le estarás dando un adecuado tratamiento a tu base de datos. Es de destacar, que la ley te obligara a conservar los documentos relacionados con tu actividad empresarial, por un período de tiempo determinado.

Respecto a la gestión documental de tu empresa, deberás conocer un conjunto de técnicas referentes, a: Registro, organización, almacenamiento y recuperación de archivos.

Archivo de documentos: Recomendaciones

A continuación, toma nota de las siguientes recomendaciones:

• Debes configurar el protocolo, para almacenar los documentos y archivos digitales: Será necesario que los empleados de tu organización o empresa, utilicen el mismo programa para archivar la información digital. Es decir, deben nombrar igual, los: Archivos, carpetas, expedientes, acrónimos, entre otros.
• Debes valorar la importancia de las subcarpetas: Si tienes un gran volumen de información en tu empresa, tendrás que abrir subcarpetas para que distribuyas de manera organizada la documentación. De esa manera, tus empleados tendrán claro cuál es la jerarquía de todas tus carpetas electrónica.
• Debes tener sumo cuidado con las copias de seguridad: Si dentro de la organización de tu empresa has incluido un ECM (archivos digitalizados), las copias de seguridad se elaboraran automáticamente. Así evitarás transferir a un disco duro la información clasificada y que te interese tener.
• Debes emplear la fecha invertida para que codifiques los archivos: En ese sentido, debes escribir el año primero, luego el mes, y por último el día. Así tus archivos digitales se organizaran automáticamente por fecha.

Soluciones de administración de contenido empresarial (ECM) de SharePoint

El ECM de SharePoint, es un pack de soluciones que se encarga de administrar contenidos. Además te ofrece documentación y diversos códigos para que los puedas emplear en la transición de SharePoint online y SharePoint ECM.

Además:

• Este pack de soluciones te indicará como utilizar los complementos que estén hospedados por el proveedor de servicios, en actividades como: Cargar archivos, sincronizar los conjuntos de términos, y además, el establecimiento de las directrices del sitio.
• Además la documentación que incluye esta herramienta, te apoyará en los inicios de su implementación.

Plantilla de biblioteca de documentos

El ECM DocumentLibraries, te enseña a utilizar el complemento que haya alojado el proveedor de servicio, para que puedas así crear una biblioteca o lista de archivos y documentos, eliminar contenido predeterminado y además, asignarle un determinado contenido.

Podrás emplear esta solución, para:

• Elaborar una lista o una biblioteca de archivos y documentos. También la podrás usar para crear un contenido predeterminado.
• Lograr mayor control si quieres agregar, mantener e implementar las versiones que se encuentran ubicadas en los campos personalizados.
• Eliminar contenido predeterminado, de una lista o biblioteca
• Para aplicar la debida configuración de biblioteca cuando elabores una lista, o una biblioteca.

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Etiquetado automático

El ECM AutoTagging o etiquetado automático, te enseña como deberás utilizar un complemento hospedado por un proveedor, para que puedas realizar un etiquetado automático del contenido agregado en una biblioteca de SharePoint, la cual incluye datos de un perfil de usuario personalizado.

Este tipo de complementos emplea receptores de eventos remotos que se encuentran hospedados en Azure, los cuales se utilizan para:

• Elaborar tipos de contenido, biblioteca de documentos y además, campos
• Para recuperar el valor de la propiedad de un perfil de usuario personalizado.
• Para que puedas incluir campos de taxonomía