Fecha y hora: ajusta los tiempos
Es necesario calendarizar el evento para tener tiempo suficiente para prepararlo todo y asegurarse de que los invitados tengan ese día libre. Lo más sencillo es celebrar una fiesta en un día de fin de semana por la tarde y/o la noche porque son los días que suelen estar desocupados. También considera variables como:- El tiempo para la organización. Pon un objetivo realista, según el tiempo que le puedes dedicar a la preparación de la fiesta sin afectar tu día a día.
- Los eventos deportivos. España es un país con una gran cultura deportiva, así que siempre será bueno evitar organizar estos acontecimientos si hay un partido importante para ese día.
- Festivos y puentes. Estas fechas son perfectas para irse de vacaciones y pasarlas en familia, no para una fiesta.
- El clima. Trata de buscar un día con pocas probabilidades de lluvia, en especial si es una fiesta al aire libre.
El presupuesto: cada factor tiene su límite asignado
Varía mucho en función de si es una celebración particular o de empresa. En el primer caso, lo mejor es simplemente poner un límite a tu presupuesto y apegarte a él lo máximo que puedas. Mientras, las fiestas de empresas tienen un presupuesto asignado que debe conocer el organizador, algo que se logra con mayor facilidad si consigues patrocinios. Sabiendo de cuánto dinero dispones, lo tienes que distribuir básicamente de la siguiente manera:- 15% lugar.
- 35% comida.
- 20% bebida.
- 15% servicio si es una fiesta con muchos asistentes.
- 5% decoración, y quizás sea más si se trata de una fiesta temática.
- 10% gastos varios porque siempre pueden surgir inconvenientes o gastos de última hora.
El tipo de fiesta: ¿formal o casual?
En función del tipo de fiesta, será más conveniente un lugar u otro. También será necesario para definir el tipo de comida, la decoración, la música, e incluso la posibilidad de incluir o no bebidas con alcohol. ¿Te gustaría una fiesta formal o algo más casual? ¿Quizás una temática con disfraces? ¿Buscas un evento más bien participativo? ¿La idea es que haya baile la mayor parte del tiempo a modo de un disco, o buscas algo un poco más tranquilo con espacios cómodos para charlar? Después de definir mejor lo que quieres, informa a los invitados sobre los detalles que les incumben: el tipo de vestimenta (¿formal o informal?), y hasta si es requerido ir disfrazado por la temática.El lugar: ventajas de elegir un local para una fiesta privada
El lugar es una de las decisiones más importantes a tomar porque está relacionado con el tipo de fiesta que hayas decidido realizar. Existe una infinidad de locales para fiestas privadas en Barcelona, con opciones para todos los tipos y tamaños de eventos. Explora un poco para encontrar el perfecto según varios criterios:- El número de invitados para que todos entréis cómodos.
- Ubicación, siendo mejor una accesible para que los invitados lleguen fácilmente.
- Interior o exterior. En verano y primavera el ambiente es perfecto para una fiesta al aire libre si lo deseas, mientras que el invierno y el otoño te obligan a hacerla en un sitio cerrado. Es recomendable tener una segunda opción en el caso de que veas que el tiempo vaya a ser malo ese día.
- La distribución del espacio tiene que ser apropiada con los elementos como la barra, el escenario y cualquier otro para las actividades que estés planeando.
- ¿Vas a tener música en vivo? Busca un sitio con buena acústica y lugar para la presentación.
- Siempre será mejor si el local tiene aparcamiento propio, o al menos hay alguno cercano.
- Verifica que puedas decorar según lo tienes previsto, sobre todo si la fiesta va a ser temática.