Perspectiva GTD: Metas y Objetivos

Las metas y objetivos constituyen lo que David Allen llama «cuarto horizonte de enfoque» y está representado metafóricamente por el nivel de vuelo de un avión a 9.000 metros. Según Allen, la pregunta que caracteriza este nivel es «¿qué quiero conseguir?».

La respuesta a esta pregunta, siempre según el autor de GTD, incorpora los compromisos que tengas que completar o los objetivos que deseas alcanzar durante este año o los dos próximos, así como cualquiera de los proyectos que probablemente te vayan a llevar más de un año para completarlos. Este criterio temporal que emplea Allen está relacionado con la frecuencia con la que crees que debes revisar tus progresos: si crees que debes hacerlo semanalmente, entonces es un proyecto; si crees que solo necesitas revisarlo mensualmente o cada par de meses, entonces es una meta u objetivo. Por otra parte, objetivos y proyectos tienen en común que ambas cosas son resultados que se pueden completar y marcar como «hechos».

El siguiente aspecto que trata Allen al hablar de este nivel en «Haz que funcione» es lo que él llama «Formatos típicos». En este apartado, menciona que es posible que si te paras a pensar en objetivos anuales, no llegues a la docena. Luego se pierde un poco, en mi opinión, confundiendo los objetivos corporativos con los personales, al decir que si eres responsable de la planificación estratégica y operativa de la empresa, lo probable es que tengas un documento de planificación bastante complejo. No lo dudo, pero esos objetivos no forman parte de este nivel, porque son objetivos de la empresa, no tuyos.

A continuación, Allen habla de cuándo y cómo empezar y propone que el primer paso sea un inventario sencillo de todo lo logrado durante el año para, a partir de ahí, y con esa refrescante sensación de logro, preguntarte qué te gustaría que apareciera en esta lista al final del año próximo. De forma análoga se procedería en el caso de una empresa – sigo sin ver la relación, lo siento – teniendo en cuenta en este caso que los objetivos deben apuntar a conseguir «producir» algo y que además deben ser moderadamente limitados en número, a fin de evitar la dispersión.

Dice Allen que las metas definen las necesidades y, aunque no lo expresa de forma explícita, parece que esas necesidades son las derivadas de los objetivos que te has marcado, es decir, una especie de hitos intermedios que acercan al objetivo. El resto del capítulo guarda más relación con el establecimiento de metas y objetivos a nivel empresarial, sin acabar de dejar claro – al menos para mí – qué diferencia hay entre unas y otras.

Reconozco que esta parte me parece una de las más flojas y menos trabajadas de toda la metodología GTD. Personalmente, no entiendo el ejercicio de establecimiento de objetivos sin tener en cuenta ni el propósito (nivel seis) ni la visión (nivel cinco). Por eso, después de años ignorando esta parte de la metodología, hace tiempo que apliqué parte de lo aprendido durante mi formación como coach para estructurarla de forma que me resultara útil. En concreto, lo primero es definir el propósito para, a partir de ahí, visualizar qué ocurre cuando ese propósito se cumple. En mi opinión, hasta que no se visualiza la expresión del propósito, difícilmente pueden establecerse objetivos con sentido.

Por otra parte, para mí la división entre metas y objetivos que establece Allen aporta poca o nula utilidad. Personalmente entiendo que metas y objetivos aluden a una misma cosa, solo que lo hacen de manera diferente. Las metas son la forma en que expresamos nuestros deseos. Los objetivos son la forma en la que hacemos alcanzables nuestros deseos. Como dice mi amigo, el maestro Antonio José Masiá, en realidad un objetivo no es más que una meta «S.M.A.R.T.izada», aludiendo a la conocida expresión S.M.A.R.T.

¿A qué me refiero con lo anterior? Muy sencillo. Cuando digo «quiero mejorar mi nivel de inglés este año», me estoy refiriendo a una meta. Sin embargo, una meta no es conseguible, en la medida que carece de «criterios de finalización» o, dicho de otra forma, no indica «qué tiene que haber pasado para darla por conseguida». Si esa misma meta la expreso como «quiero ser capaz de entender un informativo de la BBC y de hacer un resumen correcto de todo su contenido dentro de seis meses», entonces me estoy refiriendo a un objetivo, ya que explico qué tiene que ocurrir, de qué modo y en qué plazo para darlo por conseguido.

En resumen, el nivel «9.000 metros»:

• Contiene los compromisos y objetivos que deseas alcanzar durante los dos próximos años, así como las metas intermedias y los proyectos que te conducen a dichos objetivos.
• Sirve para lograr resultados a largo plazo, ya que normalmente este tipo de resultados está amenazado de caer en el olvido al no ser percibidos como «urgentes».
• Se revisa para asegurarte de que dichos resultados a largo plazo progresan también de forma adecuada, recibiendo la atención necesaria para ello.
• La perspectiva que nos ofrece es una perspectiva a medio plazo, típicamente de uno a tres meses, que es la frecuencia con la que se recomienda revisar este nivel.

Para terminar, y aunque esto no lo dice Allen, mi recomendación es revisar conjuntamente este nivel junto con los otros dos superiores, que veremos en próximas semanas, ya que la información que obtendrás será mucho más completa y útil.

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