Ponte las pilas y despista tu lista de tareas: mesa de trabajo

Para crear un hábito o cambiar una conducta, la voluntad por sí sola muchas veces no es suficiente. Si consigues cambiar el sistema y organizar el contexto de forma más favorable, es más probable que lo consigas. También puedes inspirarte en otras soluciones que ofrece esta serie.

Marcos se consideraba una persona altamente productiva. Seguidor del sistema GTD de David Allen desde hace años, estaba siempre al corriente de sus tareas. Entregaba sus trabajos antes del plazo y sabía como organizarse para evitar que llevara sus problemas del trabajo a casa.

Hasta que le ofrecieron trabajar dos días a la semana desde su casa. El proyecto de “conciliación labora-familiar” de la empresa quería probar esta modalidad de trabajo semi-virtual y el jefe de Marcos lo recomendó como una persona muy disciplinada que podrá servir de ejemplo para otros. Lo que al inicio le llenó de ilusión, pronto se convirtió en una pesadilla. Trabajar desde casa no era tan agradable como se había imaginado.

La cruda realidad: entre tantos papeles hay demasiadas opciones

Marcos disponía de una especie de despacho en su casa. La habitación servía también de habitación de invitados y de trastero para las cosas que no sabía en donde poner. Sentado en su mesa de trabajo estaba rodeado de dos estanterías llenas de cosas, un sofá-cama, una bicicleta estática y varias cajas de la última mudanza. Me mostró el lugar con el comentario “ya sé que debería poner algo de orden por aquí”. Así que nos pusimos manos a la obra.

El problema de Marco no era la organización interna de su trabajo, sino el caos que le rodeaba. Mientras intentaba concentrarse en el presupuesto para el próximo ejercicio, recordaba que tendría que vaciar las cajas de la última mudanza. Mientras escribía el informe del mes, recordaba que debería organizar los papeles del antiguo piso que estaban amontados dentro de la estantería. Dedicando una tarde a resolver todos estos temas pendientes conseguimos cambiar el sistema exterior para eliminar estas distracciones.

El sistema exterior: estructura y enfoque

Siguiendo los 10 pasos para organizar un lugar transformamos el trastero en un despacho de verdad. La bicicleta estática y el contenido de muchas de las cajas fueron redistribuidos a sus debidos lugares o vendidos para ampliar el espacio. Además apartamos de la vista todo lo que pudiera distraer a Marcos durante el trabajo. Los papeles referentes a la casa, los libros y los revistas, los escondimos en el armario dentro de cajas y carpetas. Como Marcos tiene todas las tareas anotadas en sus listas de GTD no hacen falta estos recordatorios visuales.

Asegurado el enfoque en el trabajo, faltaba poner una estructura que no solo dejara a Marcos trabajar, sino que le permitiera desconectar después de la jornada . Como trabajo y tiempo libre se juntaban en el mismo equipo informático, no siempre quedaba claro cuando se trabajaba y cuando estaba disponible. Necesitaba una forma de señalar a la familia cuando le podía interrumpir sin problemas.

La solución encontrada fue una especie de caja de la productividad. Ya que Marcos trabajaba con listas en papel, preparamos una caja que serviría para guardar estas listas fuera del horario de trabajo. Caja abierta significa que está trabajando. Caja cerrada significa que está haciendo otras cosas. Así tanto él mismo como su entorno saben cuál es la prioridad del momento.

¿Tienes alguna tarea que te gustaría hacer, pero que por alguna razón se te escapa? ¿Cómo puedes cambiar el sistema de modo que trabaja a tu favor?

También puedes inspirarte en las otras soluciones de esta serie.

—
Imagen: ponyhut / flickr