Productividad personal significa hacer las cosas bien

Desde hace unos días me encuentro de viaje por mi segunda patria, México. No puedo describir con palabras las sensaciones que se agolpan en estos momentos dentro de mi. México fue mi hogar durante diez años. Es una tierra que me ha marcado de tal modo que, en muchos sentidos, me considero más mexicano que español. Regresar, aunque solo sea de visita, es una experiencia que merece ser vivida y disfrutada a tope.

También desde hace unos días, más de los que me gustaría, vengo arrastrando un compromiso con mis colegas de OPTIMA LAB. Se trata de un asunto relacionado con la revisión de la traducción de los materiales para los Trainers en proceso de certificación, una actividad que se engloba dentro de mis responsabilidades como Master Trainer de la David Allen Company en España. Sin embargo, mis últimos compromisos con clientes, asuntos familiares, algunos asuntos legales que tenían fecha límite, y la preparación de este viaje, han mantenido «secuestrada» mi atención durante un tiempo. Como consecuencia, este compromiso con la red se ha visto retrasado de manera sistemática durante las últimas semanas.

Por ponerlo en contexto, aunque el asunto de los materiales de formación es definitivamente muy importante, no tiene una fecha de vencimiento objetiva. Es decir, el compromiso con mis colegas no era acabarlo antes de una fecha determinada, sino de entregarlo lo antes posible. Además, se trata de una tarea que requiere precisión, pues es necesario mantener la coherencia terminológica entre decenas de páginas escritas y diversos materiales de distinta naturaleza. En resumen, la tarea requiere bastante tiempo para ser completada.

Mentiría si dijera que no he tenido tiempo durante estas últimas semanas para dedicárselo a este asunto. Sin ir más lejos, acabo de volar de Madrid a Ciudad de México, un vuelo en el cual permaneces totalmente desconectado del mundo exterior durante casi doce horas, sin demasiadas cosas que hacer. De hecho, mi intención inicial era trabajar en los materiales durante el vuelo. Con un ordenador que tiene una batería de once horas, la idea parecía perfecta. Sin embargo, al final no lo hice.

Las técnicas de gestión del tiempo se basan en aprender a priorizar las tareas y a organizarnos mejor con el objetivo principal de «crear» tiempo para hacer todas las cosas que queremos o tenemos que hacer. Dejando a un lado el hecho de que no es posible «crear» tiempo —todos tenemos el mismo número de horas al día—, y que por mucho que lo intentemos nunca podremos hacer todo lo que nos gustaría —siempre habrá más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas—, la realidad es que el tiempo no es ni el más importante ni el único factor que influye en las cosas que podemos hacer en un momento dado.

Lo primero que nos limita a la hora de hacer algo es lo que en la metodología de productividad personal GTD llamamos contexto. Es decir, la herramienta que necesitas, la persona con la que tienes que hablar, o el lugar donde tienes que estar físicamente para poder hacerlo. Para hacer la revisión de los materiales necesito mi ordenador. Da igual lo importante o urgente que sea la revisión, por mucha voluntad y tiempo que tenga disponibles, si no tengo mi ordenador a mano no podré hacerlo. Por tanto, lo primero que nos limita para hacer las cosas, antes que el tiempo, es si nos encontramos en el contexto adecuado para hacerlas —en este caso, tener mi ordenador a mano.

Ahora bien, cuando me encontraba volando sobre el Atlántico tenía muchas horas disponibles por delante. También tenia mi ordenador a mano. Y a pesar de todo, no hice la revisión de los materiales. ¿Por qué? Bueno, porque existe otro factor que también limita sutilmente las cosas que podemos hacer. Y digo sutilmente porque, para muchas personas, resulta poco evidente la manera en que este factor influye en su productividad personal. Me refiero a la calidad de la atención que somos capaces de desplegar en un momento dado para hacer una tarea determinada. Lo que en GTD llamamos nivel de energía mental necesario.

En este sentido, no todas las cosas que tenemos que hacer requieren el mismo grado de atención. Muchas cosas pueden llevarse a cabo casi en modo de «piloto automático» sin que la calidad del resultado se vea afectada significativamente. Por el contrario, otras requieren grandes dosis de atención y frescura mental si realmente queremos hacerlas bien hechas. La revisión de los materiales encaja precisamente dentro de este segundo grupo: se trata de una actividad que requiere de mucha atención para que el resultado tenga la calidad deseada.

Por supuesto, mientras volaba podría haberme puesto a la tarea de revisar las traducciones de los materiales. Al menos físicamente, no había nada que me lo impidiera. Sin embargo, y a pesar de mi firme voluntad de hacerlo, el cansancio acumulado durante días y el ajetreo del viaje habían mermado mi capacidad de generar la atención necesaria para una actividad de esa naturaleza. Hacerlo hubiera ido en contra de la calidad del resultado y, por tanto, hubiera afectado negativamente a mi productividad personal.

Ser productivo significa reconocer la manera en que se relacionan entre sí el contexto, el tiempo y la energía mental, y evaluar el impacto que tienen a la hora de hacer las cosas que quiero o tengo que hacer. Significa tenerlos en cuenta a la hora de elegir qué hacer y qué no hacer en cada momento, de modo que no solo pueda hacer mi trabajo, sino que pueda hacerlo de la mejor manera posible. Por eso es importante implementar un sistema que nos permita organizar el trabajo según estos criterios, para así poder elegir más fácilmente cada vez que queramos hacer algo.

Así que, una vez instalado en el avión, finalmente decidí que era mejor dejar la tarea para otro momento. A pesar de que tenía el tiempo y la herramienta, definitivamente no disponía de la energía mental necesaria para hacer un buen trabajo. Por tanto, me dispuse a hacer lo que tenía más sentido hacer dadas las circunstancias, que era desconectar, relajarme y disfrutar de la compañía de mi familia, sabiendo que la tarea me estaría esperando cuando llegara el momento adecuado. Y es que, a veces, lo que tiene más sentido hacer no está en tus listas. Reconocerlo, y actuar en consecuencia, también es productividad personal.