Protocolo para la destrucción confidencial de documentos

Hace un tiempo os hablamos del protocolo necesario para la destrucción de documentos, pero con la entrada en vigor del RGPD y sobre todo de la nueva Ley Orgánica de Protección de datos española; es necesario actualizar este protocolo para la destrucción confidencial de documentos.

La aprobación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales en España, trae a nuestro ordenamiento jurídico algunos de los principales puntos del RGPD. Que hasta ese momento eran meras recomendaciones.

Por ello, tener un protocolo para la destrucción confidencial de documentos es vital para cualquier empresa. Ya que ninguna quiere que sus datos confidenciales caigan en manos de la competencia o de delincuentes, que les pueden causar un gran perjuicio.

Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales fue aprobada el 6 de diciembre de 2018 en España. Esta ley incorpora al sistema jurídico español muchas de las recomendaciones marcadas por la Unión Europea en el RGPD.

Con respecto a la destrucción confidencial de documentos y otros soportes de información, lo primero que hace esta ley es marcar tres niveles de seguridad para los ficheros de datos:

1. Nivel básico de seguridad: hace referencia a los ficheros que contengan datos personales e identificativos de terceros, como: nombre, sexo, domicilio, DNI, teléfono, dirección IP...
2. Nivel medio de seguridad: ficheros que contengan datos relativos a solvencia patrimonial, operaciones financieras y de crédito, infraccione administrativas o penales, todo lo relacionado con tributos...
3. Nivel alto de seguridad: se aplica a los ficheros que contienen datos especialmente protegidos como los relativos a ideología, afiliación sindical y política, religión y creencias, salud, orientación sexual...

La LOPD marca como deben ser conservados cada uno de estos tipos de ficheros y durante cuánto tiempo. Sin embargo, si hay algo común entre todos ellos, y es que deben ser destruidos de forma confidencial cuando ya no sean necesarios.

Por ello, lo mejor para las empresas es contratar una empresa profesional de destrucción confidencial, que se encargará tanto de la destrucción de documentos en papel; como de otro tipo de ficheros como discos duros, CDs, radiografías, falsificaciones o ropa laboral.

Protocolo para la destrucción confidencial de documentos

Contar con un protocolo para la destrucción confidencial de documentos es fundamental para cualquier empresa o entidad. De esta manera se asegura cumplir con la legislación vigente y evitar posibles robos de datos.

Una vez que ya conocemos el marco legal en el que nos vamos a mover, cumpliendo tanto con el RGPD europeo, como con la LOPD española. Es fundamental crear el protocolo y darlo a conocer los empleados implicados en él.

En primer lugar, es necesario elegir cual va a ser el método de destrucción. Como decíamos antes, lo más recomendable es utilizar los servicios de una empresa de destrucción confidencial como DCD, para evitar robos de datos y accesos indebidos a la información.

Una vez que se haya decidido el procedimiento de destrucción de datos es necesario dejarlo registrado en un documento, junto con la fecha de cada una de las destrucciones. De esta manera estarán registrados los documentos que han sido destruidos y en qué fecha.

Además, si utilizas los servicios de una empresa de destrucción confidencial acreditada, como DCD, te proporcionaremos un certificado de destrucción segura en el que quedan recogidos los datos de la destrucción: día, método empleado, tamaño final de la partícula y lugar de la destrucción.

Es necesario dar a conocer este protocolo para la destrucción confidencial de documentos a los empleados. Para que sepan en todo momento qué deben hacer con los documentos que ya no son útiles.

Por ejemplo, en DCD proporcionamos contenedores de seguridad, que impiden accesos indebidos a la información, desde que se recoge, hasta que es destruida.

Si necesitas información sobre nuestro proceso de destrucción confidencial de documentos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y solicitar tu presupuesto sin compromiso.