Publicación pseudo-masiva en Sharepoint 2010

Como explicar los pasos que se han de dar para poder realizar las operaciones básicas publicar / aprobar / rechazar / proteger y desproteger archivos y carpetas en Sharepoint de una manera más amena y sencilla, que tener que ir biblioteca a biblioteca y realizar las operaciones básicas de una en una.

Podemos acceder a esta opción del menú desde el menú principal de Configuración del sitio y seleccionando en el menú contextual la opción de Contenido y estructura del sitio,

Una vez accedida a esta opción del menú podemos navegar de manera cómoda por la estructura de nuestra web como si se tratara del Explorador de Ficheros de Windows,

El siguiente paso es ir a una sección de la web donde queramos publicar/aprobar (y las demás acciones que podemos hacer con Sharepoint), navegamos por el árbol de directorios y donde queramos seleccionamos los ficheros y/o carpetas concretas y realizamos las operaciones, vamos a ver un ejemplo de un archivo ya publicado, una carpeta no publicada, y ficheros que están por publicar,

(1) El primer ejemplo es la de un único fichero que está en estado de BORRADOR y queremos elevar su primera versión de publicación superior, para ello accedemos mediante el árbol de navegación de la web al directorio concreto, lo seleccionamos y seguidamente pinchamos sobre la opción ACCIONES. En esta pestaña tenemos las acciones básicas que podemos realizar con un fichero en Sharepoint, en este caso únicamente está activo Desproteger / Publicar / Eliminar publicación de esta versión, nosotros seleccionaremos Publicar

(2) El segundo ejemplo es la de una carpeta de nueva creación queremos Publicarla, en este caso al ser una carpeta esta acción se le denomina aprobar, para ello accedemos mediante el árbol de navegación de la web al directorio concreto, lo seleccionamos y seguidamente pinchamos sobre la opción ACCIONES. En esta pestaña tenemos las acciones básicas que podemos realizar con una carpeta en Sharepoint, en este caso únicamente está activo Aprobar / Rechazar, nosotros seleccionaremos Aprobar

(3) El tercer ejemplo es la de una selección múltiple de ficheros que están diferentes estados entre ellos BORRADOR y queremos elevar la versión de cada uno de ellos a publicación superior, para ello accedemos mediante el árbol de navegación de la web al directorio concreto, los seleccionamos y seguidamente pinchamos sobre la opción ACCIONES. En esta pestaña tenemos las acciones básicas que podemos realizar con un fichero en Sharepoint, en este caso únicamente está activo Desproteger / Publicar / Eliminar publicación de esta versión, nosotros seleccionaremos Publicar

Es importantísimo tener un control exhaustivo de todo lo que vamos realizando a la hora de publicar, por eso, deberíamos de obligarnos a escribir un comentario en los cuadros de diálogos de Sharepoint, al menos en las acciones de publicar y publicaciones masivas.