Para muchas organizaciones el correo es uno de los primeros servicios en llevar a la nube. Esto puede ser de forma parcial en un entorno híbrido o una migración total llevando el 100% de las cuentas.
Exchange Online es la plataforma de correo electrónico incluida con Office 365 y si bien tiene características similares a la versión más reciente de Exchange On Premises, dada la naturaleza multi-tenant ( diseñada para ser compartida entre muchas organizaciones) deriva en que existan diferencias muy marcadas.
Más allá de esto, los fundamentos son similares, en una organización con Exchange On Premises un buzón requiere una cuenta en Active Directory, siendo este el servicio de directorio de Exchange, en el caso de Exchange Online pasa algo similar pero en lugar de usar Active Directory utiliza Azure Active Directory (Azure AD).
Por otro lado, mientras en una organización con Exchange On Premises es necesario instalar, configurar y mantener los servidores incluyendo bases de datos, alta disponibilidad entre otras actividades, esto no sucede así con Exchange Online.
Otra cosa que puede llamar la atención viniendo de un entorno tradicional es que en Exchange Online no hay respaldos tradicionales de bases de datos, lo que existe es un sistema basado en replicación de bases que se conoce como Exchange Native Data Protection. Por fuera de esto cada organización tiene la opción de complementar esto con algún tipo de agente que permita hacer el respaldo tradicional de buzones.
Desde el punto de vista del usuario, si su buzón esta On Premises o en Exchange Online en principio no notaría la diferencia.
Planes en Exchange Online
Como se menciona en el artículo de introducción a Office 365 los planes orientados a entornos corporativos como por ejemplo el caso de Enterprise incluyen Exchange Online.
Como alternativa es posible suscribirse a Exchange Online como servicio individual, en este caso y siempre hablando de entornos empresariales tenemos:
- Exchange Online Plan 1
- Exchange Online Plan 2
El Plan 1 de Exchange Online incluye buzón de 50GB y un límite de tamaño de mensajes de 150MB.
A nivel de acceso de clientes, los usuarios pueden conectarse usando las mismas versiones de Outlook soportadas para conectarse a Exchange 2016 ( estos planes no incluyen Office u Outlook), Outlook on the Web (OWA) y clientes móviles con Activesync, Outlook para IOS, Windows Phone y Android. También se soporta el acceso POP/IMAP.
En cuanto a antimalware y antispam se incluye Exchange Online Protection (EOP).
Adicionalmente se cuenta con las características clásicas de Exchange a nivel de colaboración incluyendo calendarios compartidos, listas de direcciones, contactos, manejo de tareas y delegación entre otras.
La principal diferencia entre los planes es que el Plan 2 en adición a las características incluidas en el Plan 1 incluye un tamaño mayor a nivel de buzón primario ( 100 GB al momento) y almacenamiento ilimitado a nivel de buzón histórico o de archivado ( mediante el uso de archive mailbox y la característica de expansión automática). En adición habilita características más avanzadas como políticas para prevención de perdida de datos o DLP y mensajería unificada.
En Exchange Online cada usuario con buzón requiere una de estas licencias, sea adquirida de forma individual o dentro de una licencia de Office 365. Por mencionar un ejemplo en el caso de los planes Enterprise de Office 365, encontramos que el E1 incluye el Plan 1 de Exchange Online mientras que el caso de E3 o superior incluyen el Plan 2. En el caso de planes Business, tanto Business Essentials como Business Premium ( Empresa Premium} incluyen el Plan 1.
Los planes de Office 365 incluyen más servicios y en algunos casos también Office y si bien esto implica un costo mayor es la forma más común de adquirir Exchange Online ( en muchos casos la cantidad de servicios adicionales puede justificar fácilmente la diferencia de precio). En la imagen anterior se ven los planes de Exchange Online y un ejemplo de plan de Office 365 que incluye el Plan 1, este es solo un ejemplo y como se mencionó anteriormente hay otros planes que también incluyen Exchange Online.
Por fuera de esto, dado lo dinámico de este entorno, estas características pueden ir variando con el paso del tiempo, haciendo clic en el enlace debajo de la imagen es posible ver la tabla de precios y características más actualizada.
En adición a estos planes existen otros orientados a escenarios muy específicos como el caso de Exchange Online Archiving para archivado de correo en la nube y Exchange Online Protection (EOP) para higiene de correo. Estos planes también pueden ser contratados de forma individual.
Un ejemplo de uso de Exchange Online Archiving podría ser el caso de una organización que quiere eliminar el uso de PSTs en la red pero no cuenta con el almacenamiento suficiente para proporcionar buzones de gran tamaño. En este caso se puede asignar un buzón de archivado ( archive mailbox) para cada usuario que lo requiera habilitando la posibilidad de almacenar información histórica en estos buzones y a la vez manteniendo un buzón primario de tamaño reducido On Premises.
Vista de Archive Mailbox en OWA (In-Place Archive)
En el caso de EOP, una organización podría estar evaluando si mantener o implementar una solución Antivirus/Antispam o si contratar un servicio en la nube para esto. En este caso podría hacer ingresar el correo a través de Exchange Online Protection para que posteriormente sea entregado ( ya filtrado) a la organización On Premises.
Opciones de implementación
A nivel de implementación de correo podríamos decir que a grandes rasgos tenemos 3 opciones:
- Mantener el correo On Premises. En este caso mantenemos la instalación local de Exchange por lo que se continua administrando y manteniendo completamente la plataforma en un Datacenter de la organización. Este sería un escenario tradicional.
- Migrar los buzones a Exchange Online. En este escenario se migran todos los buzones a la nube y dependiendo del tipo de migración y requerimientos se podría mantener algún servidor con Exchange On Premises con fines administrativos.
- Establecer un entorno híbrido donde se cuente con servicios o buzones On Premises y otros en la nube. En este escenario encontramos una combinación de servicios y buzones distribuidos entre Exchange Online y la instalación On Premises. Esta es la opción que se encuentra con mayor frecuencia en ambientes corporativos y es la que ofrece mayor control sobre el proceso de migración e incluso la posibilidad de no solo subir buzones a la nube sino que también hacer rollback y migrar buzones nuevamente a Exchange On Premises. En este caso es posible administrar tanto los objetos en Exchange Online como On Premises usando la misma interfaz administrativa (si se usa Exchange 2013 o 2016), compartir información de calendarios y disponibilidad, contar con una lista global de direcciones unificada, seguimiento de mensajes y búsquedas centralizadas independientemente de donde se encuentre ubicado el buzón entre otras características. Más información sobre lo que implica este escenario en el artículo de Exchange Híbrido.
Algunas consideraciones comunes al momento de evaluar la migración...
- Se requiere mover buzones a Exchange Online? En ese caso, todos los buzones o solo algunos? Cuántos buzones?
- Se desea implementar únicamente funcionalidad específica como por ejemplo higiene de correo incluyendo antivirus y antispam o archivado en Exchange Online?
- Existe algún requerimiento particular que no permita que la organización almacene información de correos fuera de la red?
- Se cuenta con enlaces y conectividad general suficiente para soportar la migración de datos y brindar un acceso confiable al correo en la nube?
En este último caso también se debe considerar el porcentaje de usuarios que accede al correo fuera de la red corporativa. Muchas empresas en entornos híbridos alojan los buzones de usuarios móviles en la nube mientras que mantienen en sus servidores On Premises los usuarios ubicados dentro de la red corporativa.
Conviene migrar a Exchange Online?
Dependiendo del tipo y requerimientos de la organización podemos encontrar distintas ventajas o desventajas en relación a si migrar el correo a Exchange Online o no.
Dentro de este contexto usualmente encontramos los siguientes temas:
- Reducción de costos. En este sentido se minimizan los costos operacionales relacionados a la puesta en marcha, mantenimiento y configuración general de Exchange. Adicionalmente todo lo asociado a hardware y software, espacio físico en los casos que aplique, energía, etc.
- Esfuerzo administrativo. Una vez en Exchange Online ya no es necesario mantener servidores, bases de datos, lidiar con fallas en los servidores, instalación de parches y actualizaciones entre otros.*
- Continuidad del servicio. Exchange Online está preparado para realizar todas las operaciones asociadas a la continuidad del servicio y recuperación frente a desastres. Para esto se cuenta con la información replicada en distintos servidores y datacenters. Claro que la organización tiene que contar con los recursos necesarios para poder conectarse al correo. Por ejemplo redundancia en enlaces hacia Internet.
- Flexibilidad. Estando en Exchange Online uno no estaría atado a la capacidad de un servidor. Se puede incrementar o disminuir la cantidad de buzones sin tener que considerar temas asociados al dimensionamiento de Exchange. Una vez más, debemos considerar si la conectividad es suficiente para soportar una carga mayor.
Por fuera de esto si económicamente tiene sentido la transición es muy específico a cada escenario particular, en algún caso puede resultar conveniente mientras que en otros puede resultar costoso. Una empresa que ya cuenta con una inversión importante a nivel de equipamiento, datacenters y personal capacitado podría encontrar más económico mantener el correo On Premises, mientras que una organización que cuenta con un único servidor de Exchange y un administrador para atender todos los temas ( Active Directory, Exchange, Bases de datos, Aplicaciones del negocio, conectividad, etc) seguramente encuentre más motivos para realizar el cambio.
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