¿Qué es ser trabajador multitarea?

En los últimos post entre unas cosas y otras me he ido desviando mucho de la temática de este blog. Que si compras en el Apple Store, que si fiesta cumple-blog, que si "vacaciones" en Australia. Menudo cachondeo. No puede ser. Hoy toca volver al lío y centrarnos en la vida oficinística otra vez.

Antes de continuar quiero felicitar a Josue A por ser el único que adivinó el nombre del pueblo en donde me escondí en Australia. Era Byron Bay. ¡¡Bravo, Josue!!

***********Hay determinados puestos de trabajo en donde tener la capacidad de ser multitarea o multitask es condición sine qua non para ser contratado. El de asistente no se escapa a este requisito.

¿Qué es ser multitarea? pues hacer mil cosas a la vez. 

Por ejemplo, si de mayor quieres ser asistente ejecutiva deberás ser capaz de responder una llamada al teléfono en francés mientras terminas de redactar un informe en español, contestando un email en inglés, al tiempo que tu jefe se acerca a tu mesa y, sin importar si estás hablando por teléfono o no, te pide un billete de avión para una reunión urgente que a la que debe asistir ese mismo día en la otra punta del planeta... La verdad es que a veces me siento Super Woman.

Si te fijas en las ofertas de empleo de asistente, en prácticamente todas se busca personal multitasking. No te asustes. Piensa que si eres mujer, estás perfectamente capacitada para ello jeje. Chicos, no os enfadéis, es genética. No tengo la culpa de que para este puesto se contrate mayoritariamente a mujeres y si se hace por algo será :P

Ser multitask está muy bien visto por tu jefe, por RRHH y por el resto miembros del comité de dirección. Te verán como una persona super eficiente que hace el trabajo de varias personas a la vez. Ademas eso se supone que significa que te adaptas mejor a los cambios y puedes desempeñar varias funciones en la empresa. En el caso de las asistentes sería algo así como: 

• Camarera: poniendo y quitando las tazas de café en la sala de reuniones o bien colocando un catering para una comida de trabajo.
• Primera dama de la oficina: recibiendo visitas con tus amplios conocimientos de protocolo empresarial que es distinto del protocolo social 
• Ejecutiva: preparando informes, interpretando, analizando y consolidando datos 
• Negociadora nata: obteniendo las mejores tarifas en salas de reuniones, hoteles, etc
• Agente de viajes: haciendo reservas de avión, hotel, etc 
• Archivera: guardando los documentos confidenciales, actas de reuniones, etc
• Telefonista trolera: inventándote excusas y mintiendo como una javata cuando tu jefe no se quiere poner

Para las empresas es genial que seas así, especialmente para las PYMES que tienen más limitaciones de presupuesto. Y es que por si no te habías dado cuenta, tu solito sacas adelante el volumen de trabajo de cuatro empleados. Lo que significa que trabajas por cuatro y ellos se ahorran contratar a los otros 3. Amigos, estoy hablando de gastos de personal (sueldo, seguridad social, etc). 
Y este ahorro en personal trae otro pues no es necesariohabilitar puestos de trabajo adicionales (mesa, silla, teléfono, ordenador, etc). Vamos, espacio en la oficina para que tu y tus compis no esteis como piojos en costura.

Ya veis, la rentabilidad de contratar a alguien multitarea tiene muchas ventajas ¿verdad?  

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Os confieso que yo soy Monotask, como los chicos. Y estoy muy orgullosa de ello. Inicio una tarea, la acabo, hago un pequeño break y empiezo otra. Es como en una cadena de montaje de una fábrica: aprieto un tornillo y luego otro. Nunca dos a la vez. ¿Que no soy eficiente por hacer muchas cosas al mismo tiempo? Bueno, pienso que precisamente por ser cuadriculada, el resultado de mi trabajo es mejor. Sigue leyendo y verás porqué.

Reconozco que soy un poco robot y que me atoro cuando me caen varias tareas a la vez. Soy como un ordenador.Abres muchos programas y ventanas, el rendimiento y la memoria van cayendo. Al final se bloquea y tienes que reiniciar. Reíros pero la sobrecarga de trabajo provoca estrés, ansiedad, desmotivación, burn out, ausentismos y dimisiones. Todo por ahorrarse una mesa y un sueldo. Me cachis.

Cuando hago varias cosas a la vez se me pone la cabeza como un bombo y muchos días ya ni recuerdo si he hecho, he dicho, he llamado, he respondido ... Por eso me hago una lista de todo lo que voy haciendo a lo largo del día. Pej:

Recibida carta certificada el día 24/04 a las 13:24, sobre el asunto X, entregada a Fulanito el 24/04 a las 13:30 para su gestión.
Y así hago con todo. Que luego si es un marrón que se queda sin gestionar, muchos compañeros negarán que les derivaste la tarea, te caerán las culpas y tu como no te acuerdas, no te puedes defender.
Ya se sabe que quien mucho abarca poco aprieta. Hacer varias cosas al mismo tiempo hace que no esté concentrada 100x100. Se me pueden escapar pequeños detalles y cometer errores. El resultado es que la calidad del trabajo es cutre salchichera y entonces … You are fired!!
¿A qué ya no mola tanto ser el empleado más eficiente de empresa? Ay y tu que te pensabas que así serías imprescindible y que sería imposible que te despidieran. ¿A qué ya no es tan mala idea ser robot como yo?

No es de extrañar que todos los cursos de formación y especialización para secretarias contengan algún módulo tipo gestión del tiempo, gestión de la agenda y organización del trabajo.

Una vez me apuntó mi jefe a un curso de estos. La verdad que para mí asistir a esas clases sí que fue una pérdida de tiempo. Te explican cosas que en la realidad son prácticamente imposibles de realizar.

Te dicen que debes distinguir entre tareas urgentes y no urgentes. Claro, estos no saben que los Directivos lo quieren todo para antes de ayer. Y cuando digo todo, significa todo. Poco le importa a un director financiero que estés tramitando algo para el CEO. Lo suyo tiene que hacerse antes. Por otro lado, al director comercial no le mola nada que le digas que pones lo suyo en la lista de trabajos pendientes porque estás ocupada con el CEO y el financiero. Para cada uno de ellos, sus encargos corren más prisa que los de los demás. No les cuentes tu vida, no les importan tus problemas.

En estos cursos te dirán que debes ser asertivo y empático. Sí, lo soy pero los directivos no.

De este modo cuando se te juntan varios trabajos para varios directivos es imposible saber qué gestión es más prioritaria que otra porque todas son igual de importantes y urgentes ¿Por dónde empiezas, que harías primero? Yo unas veces empezaría cogiendo el abre cartas y matando a alguien, otras cortándome las venas y otras presentando la dimisión. 

Aunque como soy una profesional, en seguida olvido esas opciones. ¿Cómo establezco la prioridad entonces?

Cuando mi jefe me viene con los corre-que-me-cago, tenemos conversaciones como la siguiente:
Erika, necesito el informe de ventas del último mes
¿Para cuando? Dime fecha y hora
Para ayer
Sí, claro, pero me lo estás pidiendo hoy. Insisto: fecha y hora
Para hoy a las 16:00
¿Ves? ya sabía yo que te lo ibas a pensar mejor.

Así el sólito me va marcando los plazos. Por tanto, es en el factor tiempo y no en la importancia de la tarea en lo que yo me baso para organizarme el día a día.

Debido a mi memoria de pez, tengo una lista en la que me voy apuntando todas las tareas pendientes de hacer con su correspondiente fecha límite. Según las voy acabando, las voy tachando. Ay, qué felicidad da pasar el rotulador por encima y verlas desaparecer. 

Te recomiendo este método, así no se te escapa ni una. Será la bomba si además vas anotando la cronología de la gestión ... por acaso, algún compañero con mala idea te acusa de algo:

Reunión con comida de trabajo el 28/04:
convocar asistentes: hecho el 22/04
hacer agenda de temas a tratar: hecho el 22/04 y enviado a participantes
seguimiento confirmaciones asistentes: 27/04 respondieron todos menos el tarugo de contabilidad
Llamar al catering el 27/04 como muy tarde
Llamado el 24/04: comunica / llamado el 26/04: no contesta / llamado el 27/03: hago pedido
Hacer acta reunión: hecho el 29/04
enviar acta a todos: hecho el 29/04 con acuse de recibo/lectura
En estos cursos de gestión del tiempo, te dicen que debes hacer las tareas más complicadas a primera hora de la mañana porque estás más fresco y con más energía. Serán ellos. Una cosa es levantarse y otra despertarse. Lo segundo lo hago casi a la hora de la comida porque soy de esos seres que rinden más por la tarde o por la noche. No, a primera hora hago solo tareas rutinarias en las que no tenga que pensar mucho.

Te dicen que nunca mires los correos a primera hora de la mañana. ¿Cómo? Estos no saben que los directivos están conectados las 24 horas del día. Son gente que nunca duerme. Se envían emails a las 4AM como si fueran las 12PM. Son unos adictos al trabajo. Cuando llego por la mañana a la oficina está el inbox de mi petado. Imposible no leerlos y dejarlos ahí hasta las mil y media. 

A las 9AM me pongo a responderlos. Acabo a las 10AM y me voy por mi café y mi donut de chocolate de premio.

Y es que todos somos productivos durante una hora. Después la concentración cae, pasa una mosca volando y te distraes, tardas más en hacer las cosas pero, sobre todo, te equivocas más.

Lo que sí que he hecho es deshabilitar las notificaciones de los correos entrantes. Te crees que has acabado y ¡pum! nueva notificación. Es el cuento de nunca acabar.

Te recomiendan que te desconectes de todo aquello que te interrumpa o distraiga. 

A ver, querido profesor del curso de gestión del tiempo, a mi lo que me interrumpe y desconcentra son esas malditas llamadas telefónicas que me entran cada 8 -10 minutos. No sólo no puedo arrancar el teléfono sino que mi jefe me regaló un auricular inalámbrico en Navidad para que conteste todas las llamadas. No vaya a ser que llame un cliente con un super negocio millonario y por no contestar, se pierda ese dinerito y quiebre la empresa.

Te dicen que para concentrarte debes buscar un sitio tranquilo para trabajar, lejos de ruidos. Jajajaja Me siento en donde me han puesto la mesa. Que en el caso de las asistentes es pegada al despacho del jefe. No es negociable ni operativo ni funcional pedir un traslado de puesto a la otra punta de la oficina. 

En cualquier caso estos profes no deben saber que la tendencia en decoración de las empresas modernas es el open space, que es lo mismo que trabajar en una verdulería. ¿Qué hago, tapio mi mesa para aislarme del ruido que me rodea? Anda que vaya ideas tienen los de los cursos de formación.

Cuéntame ¿eres superman o superwoman y haces mil gestiones a la vez? ¿Qué haces para aprovechar mejor el tiempo? ¿Tienes algún truco para que no se te olviden las cosas?