Pensando un poco ¿Se ha sustituido realmente el antiguo archivador de la empresa por algo similar? Es decir, ¿disponen las empresas de un repositorio documental fiable, a prueba de incidentes y que sirva como el lugar centralizado de todos los documentos?
Pues la realidad demuestra que esto no es así en la mayoría de las Pymes.
En los últimos años un porcentaje muy alto de empresas han perdido el control de los documentos por diversos motivos. Sobre todo, porque se ha producido una fragmentación de los lugares de almacenamiento de la información.
Parece que ha habido un involución en este sentido.
Mientras que antes, cualquier empresa procuraba mantener sus archivos en orden y en un lugar conocido y accesible para los empleados, lugares que podían ser discos duros o servidores documentales. Ahora muchas empresas trabajan en un caos documental con sus ficheros repartidos en diferentes lugares.
El caos documental motivado por las nuevas necesidades y la falta de criterios.
Ante la necesidad del trabajo remoto y de compartir documentos con colaboradores y clientes, muchas empresas permitieron el uso de sistemas de almacenamiento en la Nube populares por parte de sus empleados.
En ese punto, las empresas perdieron el control de los archivos y de los usuarios que tenían acceso a ellos. Esto, aparte de tener serias repercusiones legales en cuanto al cumplimiento de las leyes de protección de datos, ha venido provocando que los empleados hagan cada uno la guerra por su cuenta.
La ausencia de un repositorio común proporcionado por la empresa y sobre el que se fijan unos protocolos de actuación, ha provocado que los archivos de la organización se encuentren dispersos entre los ordenadores de los usuarios, esos almacenamientos en la nube y los Outlook de los empleados.
El valor de la documentación de una empresa
Llegados a este punto, conviene plantearse si muchas empresas están valorando debidamente sus documentos.
Desde hace años se sabe, por diversos estudios, que el 16% de las horas de trabajo con archivos se dedican a su búsqueda. Evidentemente, si no se dispone de un repositorio centralizado y organizado este porcentaje se incrementará al mismo tiempo que el grado de ineficiencia.
Pero pensemos, ¿que ocurre si una empresa pierde sus documentos?
Pues que como lamentablemente estamos observando con cierta frecuencia con los Ransomware, las empresas se paralizan, tienen que cerrar o pagar enormes sumas de dinero para recuperar sus archivos.
La inversión inicial en un repositorio centralizado, con medidas de protección de datos es insignificante comparado con el coste de no tenerlo.
Por supuesto, existen servicios de almacenamiento en la Nube que disponen de estas características con lo que se obtiene: la delegación de la seguridad y la protección de los datos, la accesibilidad en remoto desde cualquier lugar y que la información esté libre de incidentes locales.
La entrada Repositorio de archivos de empresa y almacenamiento en la Nube se publicó primero en Blog de Dataprius..
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