SharePoint como CRM inmobiliario

Son muchas las personas dentro del ámbito inmobiliario en España que todavía se preguntan qué es SharePoint, y cómo puede el CRM de Microsoft impulsar la productividad de la agencia inmobiliaria. Implementar un es determinante para lograr buenos niveles de productividad, y SharePoint como CRM ofrece un gran potencial para la agencia inmobiliaria.

Si bien SharePoint ofrece una gran variedad de funcionalidades para la agencia inmobiliaria, las principales características como CRM es que permite almacenar, organizar y compartir la información dentro del ámbito inmobiliario de forma sencilla. Al mismo tiempo, SharePoint puede ser utilizado tanto a nivel externo como interno por la inmobiliaria, y cualquiera de los miembros de la organización podrán acceder a la información desde cualquier dispositivo (ordenadores de sobremesa o portátiles, tablets, smartphones, etc). El uso estrictamente interno de SharePoint a nivel inmobiliario, significa que el CRM será utilizado mediante intranet (SharePoint Server), en tanto que a nivel externo significa que el mismo podrá gestionarse a través de internet (SharePoint Online). En cualquier caso, tanto si SharePoint es utilizado en su modo Server u Online, como CRM ofrece grandes ventajas a la inmobiliaria porque le permitirá aumentar su productividad e incrementar su nivel de competitividad.

Hoy en día para cualquier agencia inmobiliaria es determinante lograr buenos niveles de productividad y competitividad; por supuesto al mismo tiempo logrando reducir sus costes operativos. SharePoint en tal sentido estimula las sinergias positivas dentro de la organización, facilitando el trabajo del equipo inmobiliario a través de su sistema de gestión. Para la agencia inmobiliaria, lograr mejorar y estimular la colaboración entre sus miembros es un factor determinante, porque si el equipo inmobiliario funciona de forma efectiva se lograrán buenos niveles de productividad. Si el equipo inmobiliario es efectivo logra buenos niveles de productividad, y si la agencia inmobiliaria consigue buenos niveles de productividad estará en condiciones de ser una empresa competitiva. No es un juego de palabras ni mucho menos, al contrario, es el vinculo que se genera entre la efectividad, la productividad y la competitividad.

SharePoint es una herramienta de gestión, la cual permite a la agencia inmobiliaria agilizar sus procesos y ser más efectiva tanto en lo individual como en lo colectivo. Si bien cada agencia inmobiliaria utilizará SharePoint de acuerdo a sus necesidades específicas, en lineas generales hay una serie de elementos positivos que como herramienta la plataforma de Microsoft aporta a cualquier empresa u organización. Por ejemplo:

• La efectividad como sistema de gestión viene dada a través de su principal característica, la posibilidad de centralizar la información de la inmobiliaria y gestionarla desde un solo lugar.
• Controlar los flujos de información de forma precisa y supervisar los procesos de la inmobiliaria, tanto a nivel interno como externo. Facilitando la tarea de supervisar quiénes y cuándo acceden a la información.
• Mantener actualizadas diferentes bases de datos, como por ejemplo documentación legal vinculada a las operaciones inmobiliarias o datos sobre los clientes de la empresa.
• Generar sinergias positivas a nivel interno de la inmobiliaria, permitiendo interactuar de forma fluida a los miembros del equipo inmobiliario y demás personas vinculadas a la empresa.
• Disponibilidad sin marco de tiempo establecido de los recursos de la inmobiliaria; porque si se utiliza la herramienta a nivel online, los miembros de la inmobiliaria podrán acceder a los mismos sin restricciones de horario y desde cualquier tipo de dispositivo.
• Implementar sistemas de colaboración de trabajo en proyectos definidos, permitiendo a los miembros del equipo inmobiliario generar ideas que serán rápidamente puestas a disposición de los demás integrantes del equipo.
• Asignar tareas individuales dentro de la agencia inmobiliaria, las cuales podrán fácilmente ser gestionadas y supervisadas por quien corresponda, incluso por la propia persona responsable de dicha tarea (aplicación del principio de auto-gestión).
• Crear calendarios organizacionales; para establecer o convocar reuniones, invitar a eventos puntuales a los miembros del equipo inmobiliario, y posibilitando además generar recordatorios automáticos.
• Establecer filtros de acceso a cada tipo de información o sección creada por la inmobiliaria, estableciendo dichos filtros de acceso de acuerdo a las necesidades organizacionales y las competencias adquiridas.
• Evitar la perdida de información mediante copias de seguridad, las cuales se pueden programar para ser generadas de forma automática sin necesidad de la intervención de ningún miembro de la inmobiliaria.
• Centralizar el servicio post venta de la agencia inmobiliaria en solo lugar, para que cualquier miembro de la empresa, eventualmente, pueda atender de forma precisa y efectiva a los clientes.
• Implementar un sistema de apoyo para la atención al cliente de la agencia inmobiliaria, pautando sistemas de gestión basados en políticas estándar que unifiquen el criterio y no den lugar a confusiones.
• Como otra vía de comunicación organizacional interna y externa; estando activa dicha vía las veinticuatro horas del día a disposición de los clientes y colaboradores de la agencia inmobiliaria.
• Unificando el punto de encuentro de las ideas de los miembros del equipo inmobiliario, una forma de gestionar las ideas de forma efectiva y organizada para lograr mayores niveles de productividad.
• Planificación estratégica a mediano y largo plazo, con la posibilidad de realizar análisis de resultados basados en evidencias concretas, dejando de lado las suposiciones o creencias individuales que solo atentan contra la efectividad organizacional.

Desde luego podríamos seguir enumerando un largo etcétera de características de la herramienta como CRM inmobiliario, aunque cada agencia inmobiliaria, y atendiendo desde sus necesidades especificas, seguramente logrará realizar una lista mucho más precisa. No obstante ello, también podemos resumir las principales características desde la perspectiva global como aporte que dicha herramienta puede significar para la inmobiliaria; como por ejemplo:

• Reforzar la efectividad en la toma de decisiones individuales y colectivas.
• Analizar la información de forma rigurosa y no sujeta a interpretaciones.
• Para asignar las tareas y definir las competencias de forma incuestionable.
• Facilitando la resolución de los conflictos de la inmobiliaria a nivel interno y externo.
• Estimulando la competitividad y promoviendo participación.
• Elevando el grado de compromiso individual para con la organización.
• Incrementando el nivel de productividad individual y colectivo de la inmobiliaria.
• Promoviendo el sentido de unicidad del equipo inmobiliario.
• Mejorando la atención al cliente de la agencia inmobiliaria.
• Estableciendo sistemas de gestión internos innovadores y efectivos.
• Creando modelos de trabajo que atiendan desde las necesidades específicas.
• Implementando formas de relacionamiento saludables y productivas.
• Estableciendo canales de comunicación internos y externos efectivos.

Productos asociados de SharePoint para la agencia inmobiliaria.

SharePoint en cierto modo puede entenderse como una herramienta facilitadora, la cual sirve como un medio, porque en realidad a dicha herramienta se pueden vincular otros productos o tecnologías. Dependiendo de las necesidades específicas de la agencia inmobiliaria, y de cómo ésta implemente la herramienta, es precisamente la utilidad que SharePoint tendrá como CRM inmobiliario (tanto a nivel organizacional como empresarial).

Entre las principales funcionalidades y productos vinculados a SharePoint encontramos:

- SharePoint Online. Es el servicio de almacenamiento de datos en la nube que ofrece Microsoft a la agencia inmobiliaria. Si bien la inmobiliaria puede implementar la herramienta de forma local con SharePoint Server, también puede utilizar todo el potencial que ofrece hacerlo a través de internet. Al ser una herramienta online, los miembros de la organización y del equipo inmobiliario podrán fácilmente y desde cualquier dispositivo acceder a la información. Incluso la opción online de ShrePoint, permite compartir la información con colaboradores y clientes de la agencia inmobiliaria; y estableciendo reglas de acceso se puede controlar el tipo de información que se comparte y con quién.

- SharePoint Foundation. Es la tecnología subyacente de todos los sitios de Share Point, es decir, establece los protocolos de comunicación y gestión de datos (sistema también denominado como Windows SharePoint Services). Dicho sistema está disponible de forma gratuita para la agencia inmobiliaria, y puede ser descargado y utilizado de forma local. Es un sistema muy efectivo para que la inmobiliaria pueda crear rápidamente muchos tipos de sitios diferentes, cada uno con una finalidad y especificidad determinada (por ejemplo: base de datos con información de los clientes, colaboración web, calendario de actividades empresariales, etc).

- SharePoint Server. Es la forma en que la agencia inmobiliaria puede implementar y administrar SharePoint de forma local. Además de incluir todas las características de SharePoint Foundation, a nivel local la inmobiliaria puede implementar otras funcionalidades como por ejemplo: la gestión de contenido empresarial u organizacional, utilizar el motor de búsqueda Enterprise Search, administrar los sitios de cada agente inmobiliario y crear un sindicador de noticias.

- SharePoint Designer. Es un programa muy potente para gestionar elevados flujos de información y trabajo de la inmobiliaria a nivel externo. Permite editar y gestionar el tipo de contenido externo, y es un complemento basado en la conectividad empresarial muy efectivo a nivel inmobiliario. La ultima actualización del Designer se realizó en el 2013 y su descarga es gratuita.

- Sincronización de carpetas para la inmobiliaria. Es un programa de escritorio que sirve para sincronizar una versión sin conexión de un sitio o biblioteca de OneDrive de la inmobiliaria con una carpeta del equipo utilizado. Un complemento muy interesante de utilizar por parte de la inmobiliaria, el cual permite aumentar el nivel de efectividad en las actualizaciones de los flujos de información internos. Un factor clave para cualquier agencia inmobiliaria es la efectividad, y poder intercambiar información en tiempo real entre los miembros del equipo inmobiliario es algo muy importante. La colaboración en tiempo real agiliza los procesos de trabajo, facilitando lograr mejores niveles de rendimiento individual y colectivo.

- Yammer para la inmobiliaria. No es en modo alguno exagerar cuando se afirma que a través de Yammer la agencia inmobiliaria puede transformarse en otra empresa. Yammer permite a la agencia inmobiliaria contar con su propia red social interna, privada y sin intrusiones de ningún tipo. Permite interactuar a los miembros del equipo inmobiliario de forma muy afectiva, agilizando los procesos internos y facilitando alcanzar mayores niveles de productividad. Administrar datos, compartir información y gestionar proyectos de forma sencilla son factores que directamente inciden en los niveles de productividad de la agencia inmobiliaria.

Las aplicaciones disponibles para aumentar el rendimiento de SharePoint son casi innumerables, y se cuentan literalmente por decenas. Desde luego no todas las aplicaciones y tecnologías asociadas a la herramienta de gestión pueden resultar interesantes para la inmobiliaria, aunque entre tantas opciones es casi seguro que muchas se ajusten sus necesidades empresariales y organizacionales. En cualquier caso, SharePoint es una excelente opción para la agencia inmobiliaria, tanto como CRM inmobiliario como para gestionar ciertas áreas especificas de la empresa.

Fuente: SharePoint Microsoft