SharePoint qué es?

SharePoint qué es

Es una plataforma creada por Microsoft que cuenta con una serie de herramientas, con infinidad de funciones que permite crear páginas web con una extensa gestión de procesos y contenidos de diversas índoles, en la que se puede almacenar y compartir información en cualquier dispositivo.

Con SharePoint, se pueden crear y compartir ideas, así como la toma de decisiones relacionadas con la administración de contenidos y la utilización de herramientas que se logran integrar de forma perfecta con otras aplicaciones. 

Permite administrar contenido de todo tipo, bien sea para uso personal haciendo uso de la nube, en redes sociales, así como en contenido web. Se puede gestionar el flujo de trabajo y utilizarse en el uso de intranet, extranet e internet.

Para qué sirve SharePoint

Con SharePoint, es posible almacenar, acceder, modificar y compartir archivos desde cualquier ubicación, dentro o fuera de la organización, haciendo uso de OneDrive que integra de manera correcta, todos los archivos a office y viene ya instalado en Windows.

Se puede dar acceso a otros usuarios de manera confidencial, a la cantidad de archivos que se desee, de forma segura y fluida, a la vez que permite hacer un seguimiento de todas las actividades realizadas en cada uno de los archivos al que puedan tener acceso mediante el uso de OneDrive.

Con Sharepoint office se pueden crear sitios de comunicación para lograr un intranet inteligente que permita un mejor flujo de información y, a la vez, una interacción más eficaz, mejorando el diálogo y el intercambio de información entre todos los miembros del equipo de trabajo.

Cualquiera de los miembros del equipo puede tener acceso a la información compartida, de forma segura, dentro y fuera de la organización, haciendo uso de dispositivos móviles, con la utilización de las aplicaciones de SharePoint para dispositivos iOS y Android.

Es posible aprovechar mejor el conocimiento colectivo gracias a la función de búsqueda inteligente de información y administración de contenido que circula a través de SharePoint, que maximiza la velocidad de intercambio de información, lo que ayuda tomar decisiones de forma rápida y eficiente.

Por qué usar SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma que ofrece la seguridad, flexibilidad y la rapidez que toda empresa requiere para gestionar y compartir la información de manera centralizada desde donde sea requerida, a la vez que se disminuye de forma considerable que las tareas se dupliquen.

Cuenta con soporte en los navegadores más utilizados en todo el mundo y acceso desde cualquier dispositivo móvil, lo que permite una edición sencilla de todos los contenidos, en las distintas aplicaciones de Office.

Gracias a que ayuda considerablemente a mejorar la eficiencia que, a su vez, permite en un aumento considerable de la productividad, y esto, lógicamente, se traduce en una gran ventaja de competitividad, mejorando la capacidad de respuesta ante los requerimientos de la empresa.

Productos de SharePoint office

Cuando se hace referencia a Sharepoint, se puede estar hablando de la plataforma como tal, o de alguno de sus productos, servicios o tecnologías que la conforman, entre ellos, podemos mencionar:

1.- Sharepoint online: es un servicio que ofrece Microsoft a todas las empresas sin importar su tamaño, que ofrece la opción de suscribirse a un plan y tener la posibilidad de crear sitios para subir todo tipo de información, que luego será compartida con otros miembros de la empresa o con clientes.

2.- SharePoint Server: es un servidor online que permite administrar de forma eficiente, los sitios que han sido creados para compartir información cada vez que sea requerido por quienes tengan acceso a esa información.

3.- SharePoint Designer 2013: es una herramienta de acceso gratuito que se actualizó por última vez en 2013. Es un editor que permite crear y modificar cualquier sitio creado dentro de la plataforma de Sharepoint, que realiza todas las funciones de FrontPage en la creación de sitios web.

4.- OneDrive para la Empresa: permite almacenar, proteger y compartir archivos en la nube de Microsoft, para luego acceder a ellos desde cualquier lugar y en todos los dispositivos. Cuenta con un programa de escritorio que permite tener acceso aun cuando no se cuente con conexión.

5.- SharePoint Foundation: es una solución esencial que utilizan las organizaciones que requieren de una plataforma totalmente segura para ordenar documentos, participar e discusiones de trabajo mediante el uso de los diferentes medios creados para tal fin, coordinar programaciones, entre otros.

Cuándo utilizar SharePoint

Cuando se requiera compartir archivos o documentos que deban ser vistos y editados por más de una persona, pertenecientes a un grupo dentro de la organización y que tengan acceso a la información que esté disponible para compartir.

Dependiendo del departamento, el empleado y su área de especialización, la plataforma de SharePoint permite la posibilidad de personalizar el portal, pudiendo agregar o quitar permisos para poder compartir, acceder o modificar la información.

También es recomendable su empleo, cuando se requiera hacer uso de aplicaciones como Business Intelligence, que requieren de plataformas avanzadas, cuando se debe recurrir a los servicios de Performance Point, Excel Services y servicios de conectividad empresarial.

Cuando sea necesario compartir contenido multimedia con opciones de reproduccióndirecta que, a consideración del administrador, pueda mantenerse fuera del alcance terceros, ser publicada en intranet, extranet o en la web de la empresa.

De SharePoint a Office 365

La empresa Microsoft ha realizado una serie de actualizaciones a su plataforma de SharePoint, con el fin de mejorar cada día el servicio como gestor de datos de intranet, incorporando nuevas funcionalidades de modo cuyo uso sea fácil e intuitivo, ahora dentro del entorno de Office 365.

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