Soy Persona y Trabajador pero solo uno.

David Allen propone en Getting Things Done (GTD) organizar tus tareas siguiendo el orden:

1. Contexto
2. Tiempo Disponible
3. Energía Disponible
4. Prioridad

Donde contexto puede ser o bien el lugar dónde debes encontrarte para hacer la tarea (en casa, frente al ordenador, en supermercado,…) o bien puede ser una persona (por ejemplo, un contexto puede ser “con jefe” para señalar que esa tarea solo la puedes tratar en la  reunión semanal en presencia de tu jefe). En definitiva, contexto es “donde necesitas estar o en presencia de quien debes estar para realizar la tarea”. La idea es mantener tu mente liberada de las tareas que no puedes hacer en ese momento. ¿Para qué tener tu mente ocupada en recordar que tal asunto lo tienes que tratar con tu jefe si hoy es martes y no vas a ver a tu jefe hasta el viernes? Lo que se recomienda es apuntar esa tarea en el contexto de #conjefe o #reuniónsheriff y olvidarte de este asunto hasta no encontrarte con tu jefe el viernes.

Sin embargo, hoy en día que estamos tan activos en todo momento y la tecnología nos permite estar localizables y con acceso tan fácil al correo, los contextos físicos de #casa y #trabajo se confunden: no me resulta extraño estar recibiendo correos de trabajo hasta las 22 horas (si no más tarde).  Aunque te obligues a no responder a estos correos o a no contestar a las llamadas de teléfono, el caso de saber que algún compañero está trabajando a esa hora o pensar en la respuesta que le vas a dar al día siguiente te saca de tu zona de descanso y te obliga a ponerte otra vez en mentalidad laboral. El resultado es que no descansas ni disfrutas de tu tiempo personal como debieras.

El querer hacer mis asuntos personales solo cuando me encontraba fuera del trabajo o atender sólo asuntos de trabajo en el horario cerrado de 09-18 horas solo trajo confusión y estrés a mi vida.

Yo, al menos yo, veo ya una utopía separar mi vida personal de la laboral. He optimizado mis procesos internos, he seleccionado hábitos productivos que me ayuden, he educado a la gente que reflexionen sobre si lo que quieren decirme en el momento no puede esperar unas horas o al día siguiente para relatármelo,.. pero no he conseguido separar ambas identidades. Importante, digo separar y no diferenciar porque distinguir entre tareas personales y laborales lo hago, ya, muy bien.

De mis conflictos entre separar la vida personal y profesional no quiero echar toda la culpa a los asuntos de trabajo que invaden mi tiempo libre y personal. También me sucede a la viceversa: en el contexto en el que estoy en el trabajo me coinciden en el mismo horario en el que puedo pedir cita al dentista, vigilar al fontanero que está haciendo obras en casa o felicitar por teléfono a un amigo que está en Chile por la diferencia horaria. En definitiva, hago cosas de mi ámbito personal cuando me encuentro en el contexto de trabajo. De igual forma, me permito realizar en mi tiempo personal alguna labor de trabajo como un esquema de instalación o la planificación del día siguiente. Dedicándole solo diez minutos me va a facilitar saber el rumbo que voy a tomar al día siguiente.

Las siguientes son las acciones que me facilitan hacerme mas productivo sin la necesidad de tener por completo separados mi vida personal y profesional:

• Lista de Proyectos Mensuales Personales y Profesionales.- Es el listado de cosas que “tengo” que hacer este mes. En él están apuntadas tanto las tareas personales como las profesionales. Separadas en cuatro apartados: personal, casa, trabajo y blog. Todas las tareas que puedo realizar están siempre recogidas en algunos de estos apartados.

• Los asuntos personales fuera del trabajo. Tengo “educados” a mis familiares y amigos que en el horario de trabajo intenten no contactar conmigo si se pueden esperar a la tarde que esté fuera del trabajo (no correo, no whatsapp).  Que sólo me llamen si lo consideran importante (o urgente) y no pueden esperar. NUNCA me he perdido un asunto importante. Las veces que me ha llamado familia y amigos la conversación sólo ha girado en el tema en cuestión y no en banalidades.  De la misma forma intento antes de salir de trabajo dejar todo bien atado para que no tengan que recurrir a mí en mi horario personal.

• “Sentada del día anterior” (de domingo a jueves) para planificar el día siguiente. Pincha aquí si quieres leer por qué este es mi hábito de productividad más importante.

• Planificar el domingo la planificación a 3 días. Solo a 3 días porque descubrí hace meses que hacer el domingo la planificación de toda la semana laboral, con el devenir de los días, lo que tenía planificado para el jueves o viernes difiere notablemente de lo que tenía planeado. Solo planifico la “semana” de lunes a miércoles y el jueves y viernes lo voy cerrando con la “sentada del día anterior” junto con las cosas que aún tengo pendiente por realizar. Con esta forma he conseguido realizar en torno a un 70% de las tareas que tenía planificadas pra hacer durante la semana; bastante más de planificar a una semana vista.

• Soy productivo si tengo un mínimo de felicidad. Todos los días tengo una porción de tiempo para dedicarme a mí mismo (un paseo, mi mejor CD de música, vaso de vino,…) y tiempo para los mios (visita al vecino, llamada a los padres o a algún amigo). Puedo haber tenido el día mas productivo empresarialmente pero si no me quedan ganas (energía) o tiempo para hacer lo que quiero, ¿de qué me sirve tener toda mi vida tan organizada?

Yo soy yo y mis circunstancias y dado que me gestiono el tiempo de igual forma en el trabajo que fuera de él lo único que hago durante todo el día es priorizar qué tarea tengo que hacer en cada momento: informes en horario laboral o paseos y amigos en horario personal. Si en horarios de trabajo hago algo personal es porque tiene prioridad para mí y lo ejecuto sin remordimientos. Es por el bien de mi salud mental y es otra tarea que tacho de la lista (éste es el placer que tiene el tener tareas apuntadas en papel: hacer la acción de tachar). Fácil, ¿no? Intentadlo y me contáis.

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