Superar la tecnofobia: ¿Cómo navegar en un entorno tecnológico complejo?

Todo el mundo sabe que la tecnología juega un papel importante en el crecimiento del negocio y que la dependencia de software avanzado, aplicaciones y hardware sigue creciendo. La nube y las opciones de dispositivos móviles se han convertido en la alternativa más inteligente para la mayoría de las empresas deseosas de aprovechar la libertad en cualquier momento y lugar. Sin embargo, a medida que las nuevas soluciones están cada vez más disponibles, no es raro que los propietarios de pequeñas empresas se sienten desconcertados por la variedad y la complejidad de las opciones tecnológicas. Muchos tienen miedo de tomar las decisiones equivocadas cuando se trata de seleccionar e implementar nuevas tecnologías.
Según la encuesta Visión Tecnológica Pymes 2017 de Brother International Corporation: 

• 44% de los encuestados en Panamá dijo que al menos una parte del tiempo se sentía abrumado por el número de opciones tecnológicas disponibles para ayudar a administrar sus negocios. La investigación también reveló que un asombroso. 
• 76% admitió que en al menos una ocasión fingieron saber más acerca de la tecnología de oficina de su empresa de lo que realmente hacen.

Aprovechando al máximo la tecnología
Es innegable que somos una sociedad dependiente de la tecnología, con cada vez menos tareas realizadas sin la ayuda de recursos automatizados o digitales. En la mayoría de las pequeñas empresas, la tecnología desempeña un papel crítico en cuatro áreas de negocio clave: contabilidad, operaciones, servicio al cliente y gestión de la información. Una gama de aplicaciones han sido diseñadas específicamente para ayudar a las Pymes a automatizar y gestionar las funciones críticas del negocio. Muchos de estos están disponibles de forma gratuita o por una pequeña tarifa de usuario.
Las aplicaciones y programas disponibles incluyen procesadores de textos, hojas de cálculos y editores de presentaciones, aplicaciones para ayudar a las empresas a administrar ingresos y gastos desde cualquier dispositivo móvil y programas que pueden ayudar a las empresas a mantenerse organizadas mediante actividades de seguimiento, así como la gestión de relaciones con los clientes y contactos. Incluso hay programas que pueden ayudar a las pequeñas empresas a recuperar documentos o archivos electrónicos que se han perdido.
La encuesta se realizó por teléfono a 801 propietarios y gerentes de pequeñas y medianas empresas en Costa Rica, Panamá, Colombia y Ecuador. Las entrevistas se completaron entre el 28 de noviembre de 2016 y el 21 de diciembre de 2016.
También tienen que asegurarse de que los miembros de su equipo están adoptando estas tecnologías y la utilización de ellos para la máxima eficiencia. Como mínimo, las empresas necesitan implementar políticas internas para ayudar a los trabajadores a adaptarse a medida que se agregan nuevas tecnologías. Una manera eficaz de lograr esto es organizar talleres de capacitación para los empleados siempre que se introduzca una nueva tecnología.
Las pequeñas empresas panameñas están dependiendo cada vez más de la tecnología en sus operaciones cotidianas. Tutorez es una plataforma en línea con sede en Panamá, que ayuda a los estudiantes a encontrar tutores privados adecuados a sus necesidades. Alejandro Carbonell, CEO de Tutorez y miembro del grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother (Brother Latin America Small Business Advisory Panel), asegura que utiliza continuamente herramientas tecnológicas para la comercialización y la gestión de clientes lo que ayuda a automatizar los mensajes a los clientes y organizar el proceso de seguimiento.
Graciela Dixon-fundadora de Project Wellness, una empresa panameña dedicada a brindar información, servicios y productos relacionados con la salud y el bienestar, estima que utiliza herramientas y aplicaciones durante el 80% de su día. "Estos me ayudan a mantenerme organizada, administrar de mejor manera mi equipo, desarrollar contenido para mis redes sociales, administrar ventas desde la web y calcular datos antropométricos", dice Dixon, quien también es miembro del Brother Latin America Small Business Advisory Panel.
Frente a tantas alternativas tecnológicas, se plantea la cuestión, ¿de dónde los empresarios pueden obtener información confiable del producto al investigar las opciones tecnológicas? Un buen lugar para comenzar es la sección de tecnología de los periódicos principales, ya que a menudo proporcionan información excelente para los neófitos de la tecnología. Más información detallada y revisiones de productos se pueden encontrar en revistas especializadas y sitios web de tecnología. Las empreses deben también aprovechar el período de prueba gratuito ofrecido por la mayoría de los fabricantes de software para conocer cómo funcionan las herramientas y decidir si es adecuado para su negocio. Muchos ofrecen soporte técnico en vivo y ayuda para la configuración durante este período de prueba. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el autoconocimiento es la clave. Para Jason Acuña, CEO de Outer Space Coders, una empresa costarricense especializada en desarrollo web y móvil, el éxito para el empresario no radica en el número de herramientas tecnológicas que emplea, sino en su utilidad en función de las necesidades de la empresa. Acuña, quien también es miembro del Brother Latin America Small Business Advisory Panel, recomienda que cada empresa se examine a si misma para saber "cuál es su nivel de madurez con respecto a la tecnología, qué tipo de bienes o servicios producen o entregan, e identificar las herramientas tecnológicas necesarias para la mejora continua y la excelencia operativa".
Gracias a los continuos avances de la tecnología, el camino por recorrer está lleno de promesas y oportunidades para las pequeñas empresas de la región.