Truquis molones para facilitarte el trabajo (y la vida) Parte I

Parte I: 4 trucos para mejorar uno mismo

Entre días de sol, de relax, de trabajo, de cumpleaños y picnics, ha llegado a mis manos un libro. Un libro de esos que te hacen pensar, que te anima a escribir, a reflexionar. Es un libro para avanzar, para conocerse mejor y conocer a los demás, un libro muy útil. Es un libro muy marketiniano, pues utiliza muchos modelos que usamos en este mundo a diario, para aplicarlos a un montón de situaciones. Es “El pequeño libro de las grandes decisiones“.

Y como es el primer post de Agosto, he decido hacer una serie de artículos en los que explicaros varios modelos, o trucos que aparecen en el libro aplicados al trabajo, a las empresas, para prosperar en ellas.

La matriz Eisenhower

Esta matriz te descubre el secreto de cómo trabajar de forma eficiente. Claro está que tenemos que poner de nuestra parte para que eso ocurra. Es una matriz muy interesante para darle la relevancia que se merecen las diferentes tareas que tenemos que llevar a cabo.

¿Cuántas veces nos sale humo de la cabeza porque tenemos mil cosas que hacer? ¿Cuántas veces pensamos que todas ellas son igual de importantes? ¿Cuántas cosas se vuelven urgentes? ¿y los imprevistos? ¿Te vuelves loco cuando empieza el día y ves tu agenda? No preocuparse!! Detente, haz una lista de las tareas, sal por unos momentos de la circunstancia que te rodea, piensa y cataloga las tareas en:

• Es urgente e importante: no lo pienses, resuelvelo ya!
• Es urgente, pero no importante: si puedes, que lo haga otro que esté capacitado.
• Es importante, pero lo puedo posponer (no es urgente): entonces lo puedes hacer en otro momento, no?
• Ni es importante, ni es urgente: ya pensarás cuando hacerlo, don’t worry!

La matriz Eisenhower

El gráfico lo explica de rechupete. Cuando vayas cumpliendo o delegando las tareas, el simple hecho de tacharlo de la lista o ponerle un tic de hecho, hará que “desaparezca” de tu cabeza y te libere de la carga.

El análisis DAFO o SWOT

Este análisis se utiliza un montón en Marketing y ya he hablado de él en algún post. Pero es que resulta que te sirve lo mismo para un roto que para un descosido! ¿Quieres conseguir un trabajo pero te está costando mucho? ¿Ves una oportunidad de negocio pero no te animas a lanzarte a la piscina? ¿No sabes si mudarte a Barcelona o quedarte en Madrid? ¿Quieres cambiar de proveedor pero te da miedo? Pues con el DAFO puedes acercarte más a una decisión acertada pues deberás analizar tus debilidades (D), las amenazas externas (A), tus fortalezas y puntos fuertes (F) y las oportunidades que vienen de fuera (O).

El análisis DAFO o FODA o SWOT

Muchas veces no sabemos lo que queremos, o no lo tenemos claro. O tenemos que tomar una decisión muy complicada, o nos marcamos un objetivo muy general que no nos lleva a nuestra meta. El análisis DAFO debe hacerse de manera exhaustiva, tomándonos nuestro tiempo, analizando (y así aprendiendo de nosotros mismos, de nuestro negocio, o de nuestros productos) cada punto que nos exige el SWOT. Aquí en la imagen lo podéis ver.

La matriz de la Cartera de Proyecto

Aunque el nombre no te diga nada, esta matriz nos ayuda a mantener una perspectiva general de todos nuestros proyectos. Siempre elegiremos dos parámetros apropiados para la situación, por ejemplo, coste y tiempo. En los costes no sólo habrá económicos, también recursos como amigos implicados, energía o estrés psicológico. Otros parámetros podrían ser ¿Cuánto me ayuda este proyecto para alcanzar mi objetivo principal? y ¿Cuánto aprendo con este proyecto? Y vamos situando nuestros proyectos dependiendo de estos dos ejes. De esta manera interpretamos la gráfica:

• Si un proyecto no nos aporta nada de aprendizaje y no se ajusta a nuestros objetivos generales… ¿no beneficia? Tendremos que darle un ultimatum al proyecto, o nos aporta algo, o fuera!
• Habrá proyectos de los que aprendamos pero que no nos ayudan para alcanzar nuestro objetivo. ¿Qué haremos con ellos? Quizás debamos cambiar el proyecto o redireccionarlo hacia nuestro objetivo.
• Si tenemos un proyecto entre manos que se ajusta a nuestra visión pero no nos permite aprender nada nuevo, ¿para que llevarlo a cabo nosotros? Mejor buscar a alguien que lo haga por nosotros. Proyecto realizado de igual manera.
• Y ya te ha tocado la lotería como estés en un proyecto en el que aprendes algo mientras alcanzas los objetivos!! Para muestra, este blog

La técnica SCAMPER

Ser creativos depende en gran medida de ser estructurado. Esta técnica nos ayuda a crear algo nuevo de algo existente usando unas cuantas herramientas para hacerlo posible. Si nos bloqueamos en una de nuestras estrategias, no sabemos cómo afrontar los nuevos cambios, necesitamos que se nos ilumine la bombilla, estas fases nos ayudarán a hacer una lluvia de ideas estructurada para dar con la mejor idea, la idea de las ideas, lo que nos sacará de pobres (ahí me he pasado, no?)

Hay 7 preguntas que nos podemos hacer para modificar algo ya existente y poder variarlo hasta tal punto que resulte nuevo:

• ¿Hay algo que sustituir? componentes, materiales…
• ¿Se puede combinar? Con otras funciones, con otros productos, con otras herramientas…
• ¿Se puede adaptar? con otras funciones, otro aspecto…
• ¿Y si lo modificamos? modificamos el tamaño, la forma, la textura…
• ¿O le damos otros usos? Nuevos usos o distintos, o incluso combinar usos.
• ¿Eliminamos? Reducimos el tamaño, simplificamos su uso o funciones, eliminamos algún elemento superfluo…
• ¿E invertir? lo podemos usar a la inversa, tranformarlo, revertirlo…

La técnica SCAMPER

Estos son los 4 truquis molones de hoy. La matriz Eisenhower para trabajar de forma más eficiente, el análisis DAFO para encontrar soluciones concretas y aprender más sobre nosotros mismos, la matriz de Cartera de Proyecto para determinar si estamos por el buen camino en nuestros objetivos y no perder la perspectiva general y la técnica Samper para salir de un momento sin luces y poder solventarlo con creatividad. Son 4 truquis muy útiles que los podemos utilizar tanto en nuestro curro como en nuestra vida personal. Ya sea para tomar una decisión como si es el momento de tener hijos, o para el lanzamiento de una nueva app que te ronda la cabeza.

¿Qué os han parecido estas técnicas? ¿Creéis que son útiles? ¿Os han parecido una kaka? ¿Conocéis algún otro método que a vosotros os sirva en el curro o en la vida diaria? Para mí, lo más importante, es pararse un segundo a pensar

Truquis, truquis… C’est la vie!