#TuGTDenMarcha Cápsula 6. Fechas, rutinas y seguimiento

Si has llegado a este punto ya tienes un sistema implementado que da respuesta al 90% de tus necesidades. Es el momento de ganar en profundidad.

Dar una segunda vuelta a la organización prestando atención específica a cómo administrar todo lo que dependa de una fecha. Me hablado de la agenda pero nos falta sacar todo el potencial de rutinas y del archivo de seguimientos.

¿Qué es el archivo de seguimiento?

Es el lugar donde emplazar acciones futuras que pueden realizarse a partir de una fecha. No se trata de eventos en una fecha/hora concreta (agenda) sino de acciones a realizar a partir de un momento determinado. Por ejemplo:

• Comprar unas entradas que salen a la venta un día determinado.
• Obtener el borrador de datos fiscales que Hacienda pone a mi disposición una vez iniciada la campaña de la renta.

Ambos ejemplos dependen de una fecha objetiva para empezar a trabajar en su resolución. La fecha marca el punto de partida de nuestra acción, no la fecha límite para su resolución.

Que me aporta que no me aporten la agenda y las listas del sistema?

Son un perfil de acciones que no encajan ni en la agenda ni en las listas de acciones convencionales.

Lo que enviamos al archivo de seguimiento deberían ser acciones definidas, como las enviadas a las listas después de procesar, pero ubicándolas en este repositorio para activarlas en un momento futuro.

GTD de una forma reactiva de vivir, donde nos movemos a partir de notificaciones y alarmas. Los eventos que suceden no definen nuestras decisiones y actividad, somos nosotros quienes definimos lo que hacemos.

El archivo de seguimiento es la parte que le falta de tu sistema para asegurarte de que no te olvides de nada. En una palabra: Recordatorios

¿Cómo puedo implementarlo de forma sencilla?

No apuntes las acciones futuras en la agenda. Hacerlo la sobre carga y crea confusión.

Si trabajas con un software que permite la creación de varios calendarios (Ej. Google Calendar) puedes crear uno específico para el seguimiento. Una forma más simple es una lista que con las acciones precedidas de la fecha señalada para ser activadas cada vez que las revises durante tu revisión semanal.

Si trabajas sobre papel deja una página en blanco para cada uno de los próximos 12 meses al final de tu cuaderno para ser utilizadas con este fin.

Si utilizas un software específico para GTD posiblemente implementará el archivo de seguimiento integrándolo al sistema de listas. Facilethings permite programar la fecha de activación al procesarla y enviarla a una lista, manteniéndola oculta hasta que no llega el día.

Cómo utilizar la agenda

No voy a entrar en explicar cómo utilizar una agenda. Lo sabemos hacer todos. Me limito a darte unas pautas para procurar que aporte el que debe aportar a tu sistema:

1. Fechas objetivas. La fecha del evento, fecha de vencimiento, recordatorio de lo que sea debe venir marcada por una tercera parte, no por ti.
2. No la sobrecargues con información irrelevante. A menudo dejamos que sistemas automáticos como facebook o linkedin se conecten a nuestra agenda y la llenen de recordatorios sin ningún valor
3. No caben acciones. Las acciones en las listas del sistema, aquí sólo su vencimiento o fecha de entrega.

Poco y claro. Incluye sólo la información necesaria y procura que tu agenda continúe siendo fácil de revisar al final de la jornada o durante la revisión semanal.

Puedes ampliar más sobre el uso de la agenda dentro del sistema GTD en este post:

Integrando la agenda a tu sistema GTD

Rutinas

Acciones periódicas que se presentan en un intervalo regular de tiempo, cada x días o semanas o que una vez finalizada la acción en cuestión volverá a presentarse en un período regular de tiempo.

Contar con una forma para implementarlas te descarga del deber de recordar y anotar cada vez que se acerca de nuevo la realización de la acción.

Como las implemento?

En un sistema en papel hazlo con una lista de control donde especifiques todas las rutinas a realizar y con qué frecuencia realizarlas. Durante la revisión semanal será un punto más de tu lista de control a tener en cuenta.

El sistema de lista de control + revisión también se puede aplicar a implementaciones con un software que no se ha pensado para trabajar con GTD.

Automatizar

Puedes ir un poco más allá incrustando tecnología y automatizarlo aplicando un applet del servicio ifttt:

Concretamente aquel que permite desencadenar una acción con una configuración  de fecha y hora: IFTTT Date and Time

Este automatismo te permite enviar un mail fijando un día del mes o de la semana a una dirección de correo. Periódicamente recibirás un aviso para dar de alta la acción a realizar en tu sistema.

Aquí tienes un ejemplo de cómo enviar una notificación mensual para recordarte el pago del alquiler: Aviso pago alquiler

Para saber más sobre cómo funciona IFTTT puedes recuperar mi post sobre el tema (clic aquí)

Los usuarios con un software nativo GTD disfrutamos de un sistema integrado de rutinas que permiten incorporar la acción directamente en tu lista o en tu agenda.

Nos falta poco para terminar la serie #GTDenMarxa, concretamente un post + una publicación de consejos y buenas prácticas que haré a final de mes a través de mi newsletter (suscríbete aquí)