¿Tus prioridades tienen la prioridad?

Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus prioridades, porque desafortunadamente no es posible hacerlo todo. ¹

Los trabajadores en una cadena de montaje de una fábrica lo tienen fácil: su trabajo ya ha sido definido. Simplemente deben hacer el trabajo que les llegue.

Pero para ti, un trabajador de innovación ² en una oficina, definir el trabajo es más complicado. No queda claro qué hay que hacer, ni cuándo nuestro trabajo está finalizado; siempre puedes hacer más cosas o hacerlas mejor. La lista con tareas pendientes nunca termina: en este momento puedes elegir entre docenas de próximas acciones.

Y por cierto, si estás en camino, te dejo una versión de audio de este artículo del blog, que puedes escuchar y descargar.

No puedes invertir energía, dinero, tiempo y/o atención sin limitaciones. Sólo hay 24 horas al día y tu capacidad de trabajar de forma enfocado es todavía menos.

Yo sé que mi límite está en más o menos 40 tareas ³ en la lista de próximas acciones para tener una probabilidad razonable de acabarlas todas en una semana (además de la citas, sesiones de formación, etc., que están planificadas en el calendario y todo el trabajo ‘ad-hoc’ que recibiré durante la semana).

No sería lógico poner 80 tareas en mi lista de acciones, porque no puedo hacer tantas tareas en una semana. Si hay más cosas que hacer, tendré que elegir, y para poder elegir necesito establecer mis prioridades.

De hecho, la cosa más inteligente es limitar el número de tareas aún más, hasta tener una cantidad de trabajo que puedes terminar hoy y rellenar tu lista cada mañana. Así puedes minimizar la fricción al elegir la mejor tarea a hacer durante el día, porque cuando menos opciones hay, más fácil es elegir.

¿Pero qué criterios hay que utilizar para decidir qué tareas poner en tu lista? Efectivamente, estoy hablando de la prioridad.

¿Porqué es tan difícil priorizar?

¿Qué factores influyen la prioridad de una tarea? Si reflexionas un poco sobre esta pregunta, seguramente llegarás también a la conclusión que son muchos:

• Los beneficios que generará la tarea en el futuro.
• Los problemas que evitará la tarea.
• Cuanto la tarea te ayuda a lograr tus objetivos.
• Si te gusta la tarea.
• La dificultad de la tarea.
• El tiempo que hace.
• El tamaño de la tarea.
• El buen humor de tu jefe.
• Las prioridades de la empresa.
• Tu visión.
• Tu estado físico.
• Los demás tareas en tu lista.⁴
• Tus responsabilidades.
• Dónde estás.
• Etc.

Es imposible plasmar todos estos factores en un sistema y tampoco es necesario hacerlo.

Tu cerebro es una maquina de detectar patrones y es perfectamente capaz de evaluar todos estos factores y elegir la tarea prioritaria… mientras no hay demasiadas opciones. Por eso la mayoría de los métodos modernos de productividad personal como Master Your Workday Now, Getting Things Done, Take Back Your Life!, Zen To Done, Total Workday Control, Total, Relaxed Organisation, Rapid Planning Method, Getting Results The Agile Way y mi método recomiendan decidir tu lista de tareas en múltiples lista más pequeñas.

Yo creo que parte de nuestros problemas con las prioridades viene de nuestra incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos hacer una tarea implica que también estamos eligiendo no hacer las demás cosas.

Además, tomar decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar decisiones necesitas una visión general de tus opciones y desarrollar esta visión es una inversión que debes hacer.

Unos consejos para priorizar

Aprende a decir «No»

“Para poder tomar decisiones necesitas una visión general de tus opciones”

Twitéalo

Una habilidad que hemos perdido poco a poco después de los dos primeros años de nuestra vida. Decir «No» es difícil, porque parece que te estás limitando. Pero al final, decir «No» crea espacio para las cosas realmente importantes.

Una lista completa de todos tus compromisos es esencial para poder decir «No», porque será más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual.

Toma las decisiones lo antes posible

Tarde o temprano tendrás que tomar una decisión sobre cada trozo de información que entra en tu vida, tu cabeza o tu oficina. Muchas personas toman esta decisión al último momento, después de haber intentado ignorar ese email durante muchos días.

Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesariamente posible y para poder descartar cosas rápidamente.

Mantenga un inventario completo de todos tus compromisos

Como he dicho anteriormente, es importante tener claro cuáles son tus posibilidades para elegir, pero muchas personas no tienen esta visión general de sus compromisos⁵.

Cuando unas semanas atrás pregunté a un cliente de mi curso online qué cosas tenía pendientes para la semana, esta persona tenía que consultar material en al menos 4 carpetas antes de darme una estimación. Obviamente, en el día a día usaba su subconsciencia para seleccionar tareas. Te puedo asegurar que el subconsciente no tiene un inventario completo de tus compromisos, y sin esta visión general tus elecciones son limitadas y por tanto ineficaces.

Sólo si dispones de una lista única de tareas para esta semana o para hoy, tendrás una visión general que puedes usar para seleccionar lo que quieres hacer ahora.

Imagen Decisión cortesía de Shutterstock

1. Puedes hacer cualquiera cosa, pero no todas las cosas. ↩︎
2. Todavía leo mucho sobre los trabajadores de conocimiento pero eso ya es un concepto obsoleto. El conocimiento no es importante — para eso tenemos a Google — sino mi capacidad de innovar es lo que cuenta. ↩︎
3. Obviamente, el número de tareas no es importante, sino el volumen total de trabajo que representan estas tareas. Cada persona es diferente; algunas tienen más tareas pequeñas y otras más tareas grandes. En mi caso, sé que estas 40 tareas representan lo que puedo abordar en una semana. ↩︎
4. La prioridad es una característica relativa. No tiene un valor fijo, sino sólo puedes decir que esta tarea es más prioritaria que esta otra tarea. ↩︎
5. Yo trato cada cita en mi calendario y cada acción en mi lista de tareas como un compromiso. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.