Una técnica infalible para ejecutar tareas con atención plena

Para ser productivo sólo hay que hacer dos cosas bien:

1. Elegir qué hacer
2. Hacerlo

La mayoría de las técnicas de productividad personal como Getting Things Done están enfocados al primer paso, pero a veces el problema está en el segundo punto.

No sólo hablo de la procrastinación, sino de los problemas de mantener el enfoque en la tarea actual.

Yo admito que soy un despistado y es muy fácil de distraerme.

Por suerte trabajo en un entorno privilegiado. Tengo mi propio despacho en casa; un espacio diseñado específicamente para mi forma de ser y trabajar y adaptado al tipo de trabajo que desarrollo.

Casi no tengo distracciones extrínsecas como compañeros que hablan, teléfonos de suenan, ruido de fondo, etc. Aún así, a veces cuesta concentrarme en la tarea actual.

¿La causa? Mi mente dispersa…

Tengo una gran capacidad de soñar despierto, mis pensamientos parecen tener una vida propia y a veces me doy cuenta de que ya hace media hora no estoy pensando en la tarea actual.

Otras veces estoy investigando un tema en internet y sin darme cuenta empiezo una juerga de lectura saltando de un enlace a otro y de un tema a otro.¹

¿También te pasa esto?

Aprende a ser ‘mindful’

La meditación es una manera de entrenar la capacidad de enfocar. Desde que medito con frecuencia he notado que mi mente se ha calmada y que mi capacidad de concentración ha incrementado.

Aún así, el problema no ha desaparecido de todo.

Cuando meditas, tu mente también tiene la tendencia de desviarse. Lo importante es darte cuenta y observar este comportamiento para volver a la meditación.

Una técnica frecuentemente utilizada en la meditación es la campana tibetana. Cada vez que escuchas la campana vuelves al presente. Es como hacer un reset de tus pensamientos…

He pensado que es posible utilizar la misma técnica en el trabajo para volver al presente y trabajar con atención plena cuando mis pensamientos van por libre.

Mindfulness en la ejecución de tus tareas

Antes de empezar una tarea o un grupo de tareas, hago una estimación del tiempo necesario para completarla. Luego programo un temporizador para este tiempo.²

Cuando suena la alarma puedo evaluar mi situación y decidir cómo continuar.

Si he podido completar la tarea en el tiempo estimado, repito el proceso con la siguiente tarea o decido tomar una pausa.

Si no he podido terminar la tarea en el tiempo asignado, porque no he estimado bien el tiempo o porque me he distraído, decido cómo continuar. Puedo continuar trabajando en la tarea, poniendo otra vez el temporizador, o puedo dejarlo para otro momento y tomar una pausa o hacer otra tarea.

De todos modos, el temporizador hace que mi atención vuelve al aquí y ahora y que puedo decidir conscientemente cómo continuar.

Cuando no utilizar este método

Como he explicado en la introducción, el método del temporizador es una solución a un problema muy concreto. Lo utilizo cuando tengo grandes bloques de tiempo sin interrupciones, cuando estoy en modo creador.

Si trabajas en un entorno con muchas interrupciones o en tareas muy pequeñas — es decir en modo gestor — este método no tiene sentido.

Aplicaciones para temporizar tareas

Existe una gran cantidad de herramientas para programar los recordatorios de atención plena. Puedes utilizar un sencillo temporizador de cocina, el reloj de tu móvil, aplicaciones tipo pomodoro, o aplicaciones más específicas.

Durante años he utilizado a aplicación 30/30, pero últimamente uso Vitamin-R.

Detalle de la pantalla de Vitamin-R

Vitamin-R³ cuenta con varias funciones pro como la posibilidad de etiquetar las tareas para tener informes específicos, la integración con gestores de tareas como Things, OmniFocus y The Hit List, y notificaciones intermedias para mantener el enfoque en la tarea.

Sea cual sea la herramienta que utilizas, el método es simple: programa un recordatorio que te sirve como campana tibetana cuando haces una tarea de enfoque.

Imágenes Tazón cantador y Bokeh cortesía de Shutterstock

1. Aquí es dónde me he distraído un rato para publicar un mensaje en mi historia de Snapchat. ↩︎


2. La manera más fácil de hacerlo es utilizar el asistente virtual de tu móvil, como Siri en el iPhone o Google Now en Android: Oye Siri, avísame en 25 minutos. ↩︎


3. Desafortunadamente, la aplicación sólo está disponible en inglés y para la plataforma de Apple. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.