Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar problemas desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la productividad de las empresas. Lo importante de tener un organizador, es delimitar tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir con ello.
¿Cuántos de ustedes podrían asegurar que saben manejar su agenda? Para lograrlo se debe tener una definición bien estructurada de tus quehaceres para estar a un paso adelante a las circunstancias: te anticipas a las reuniones, sabes cuáles son tus objetivos primordiales del día, adelantas tareas imprescindibles y respetas tus tiempos libres.
Es decir, saber controlar una agenda e impedir que las circunstancias controlen tus tiempos y al final de cuenta, tu vida, posibilita el tan anhelado equilibrio. En ese sentido, Juan Sherwell, director de la Escuela de Graduados en Alta Dirección de Empresas Business School del Tecnológico de Monterrey, ofrece 10 consejos básicos para que ejecutivos y altos directivos puedan tener el control de su vida a través de su agenda:
1. Organízate
“Lo más importante para tener una agenda bien estructurada es la organización, es necesario aprender a priorizar las actividades de tu día a día, a saber diferenciar entre aquellas tareas que pueden esperar y aquellas que es necesario tratarlas al instante”, comenta Sherwell. Realiza una lista de los pendientes a realizar al día siguiente, marca aquellos que se deben de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el transcurso del día y aquellos que puedes realizar si te da tiempo.
2. Realiza juntas cortas
La mayoría de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas extendidas, evita que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no necesita durar más de una hora. Para ello, el experto te recomienda enlistar los temas a tratar y designar un tiempo específico para tratarlos. Asimismo, realizar una junta con liderazgo podría evitar extensiones de tiempo innecesarias, encárgate de que no existan distractores y de que los comentarios de tus colaboradores tengan qué ver con el tema y sean objetivos.
3. Aprende a delegar
¿Sabes cuánto tiempo te ahorras al delegar tareas a tus colaboradores? La respuesta es: más del 30%. Recuerda que ser directivo no significa que tengas que hacerlo todo, aprende a diferenciar entre tareas operativas y tareas estratégicas, esto ayuda a saber qué cosas puedes dejar en manos de tus colaboradores y cuáles son necesarias para que las trates de manera personal. Lee:¿Qué, cómo y cuándo delegar?
4. Aprovecha la tecnología
Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que pueden ayudarte a hacerlo de una manera más eficiente y precisa. Sin embargo, cuando hablamos de tecnología no sólo significa que cuentes con lo último en el mercado, también puedes utilizar herramientas que te permitan acortar tiempos y espacios.
“Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, existen herramientas que pueden evitar traslados y horas excesivas de tráfico. Skype, Facetime y ahora los hangouts, son herramientas que permiten hablar de manera directa con los clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunión”, agrega el experto del Tecnológico de Monterrey.
5. Aprende a decir NO
La vida social de un directivo casi siempre está saturada, sin embargo, también es bueno aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cuándo es importante asistir y en qué momento decir NO, agilizará tus tiempos en la agenda y así podrás contar con espacios que te permitan realizar tareas trascendentes. Evita atender personas no agendadas, esto quita mucho tiempo y te distrae de tus tareas más importantes.
6. Que lo urgente no esté por encima de lo importante
“Muchas veces se tiende a poner atención en lo operativo y dejamos a un lado las cuestiones estratégicas. Las tareas estratégicas son aquellas que tienen qué ver con la visión y el rumbo de la organización, éstas son primordiales para tratar en la agenda diaria”.
7. Apaga los distractores
Si tu distracción es Twitter o Facebook, apágalos. Ponte horarios para tuitear o para entrar a tus redes sociales, esto ayudará a tener menos tiempos muertos en tu agenda.
8. Llega más temprano que los demás
Adelantarte a los horarios de trabajo podría ayudarte a realizar tareas de manera más eficiente, así evitarás distracciones causadas por tus colaboradores y asistentes. Se recomienda aplicarlo por las mañanas, no por las noches.
9. Respeta tus tiempos
Si dices que va a durar una hora la reunión, tiene que durar una hora. Evita extender tiempos que sean innecesarios en tu agenda, el respeto a estos horarios son los que te darán el éxito para llevarla al pie de la letra y para concluir cada uno de los objetivos diarios. La puntualidad también es una forma de respetar tu tiempo y el de los demás.
10. Siempre aparta un espacio para ti
Ya sea con la familia, con tu esposa o sólo para ti, es importante apartar un tiempo específico para liberarte del estrés laboral y de la rutina diaria, esto te ayudará a iniciar mejor el siguiente día y así hacer más eficiente tu trabajo. Y estos espacios también se agendan.
Autora Tatiana Gutierrez
¿Conoces otros puntos que podrían ayudar a hacer de tu agenda algo exitoso? ¿Cómo organizas tu agenda?
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