Por Joe Mathews, Don Debolt y Deb Percival, emprendedores
¿Estás trabajando con el tiempo del reloj o con el tiempo “real”? Aprende como administrar tu día comprendiendo la diferencia.
Es muy probable que en algún momento de tu vida, hayas tomado una clase sobre el manejo del tiempo, leíste sobre ello en libros, y trataste de usar una agenda electrónica o de papel para organizar, priorizar y programar tu día. ”¿Por qué, con estos conocimientos y aparatos,” te preguntarás, “aún así, siento que no puedo terminar todo lo que necesito?”
La respuesta es simple. Todo lo que aprendiste sobre la administración del tiempo fue una completa pérdida de tiempo porque ninguna funciona. Antes de siquiera comenzar a administrar el tiempo, debes aprender qué es el tiempo. Un diccionario define el tiempo como “el punto o período en que ocurren las cosas.” En pocas palabras, el tiempo es cuando las cosas pasan.
Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj y el tiempo real. En el tiempo del reloj, hay 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Todo el tiempo pasa igual. Cuando alguien cumple 50 años, son exactamente 50 años de edad, ni más ni menos.
En el tiempo real, todo el tiempo es relativo. El tiempo vuela o se para de acuerdo a lo que estés haciendo. Dos horas en el departamento de vehículos pueden sentirse como si fueran 12 años. Y sin embargo, nuestros hijos de 12 años, pareciera como si hubiera crecido en sólo dos horas.
¿Cuál de estos dos tiempos describe el mundo en el que realmente vives, el tiempo real o el tiempo del reloj?
La razón por la que los gadgets y sistemas para administrar tu tiempo no sirven es porque estos sistemas están diseñados para administrar el tiempo de reloj. El tiempo de reloj es irrelevante. Tú no vives en él y ni siquiera tienes acceso al tiempo de reloj. Tú vives en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela cuando te diviertes o se para cuando estás haciendo tu declaración de impuestos.
La buena noticia es que el tiempo real es mental. Existe entre tus orejas. Tú lo creas. Cualquier cosa que crees, lo puedes manejar. Es hora de eliminar cualquier auto-sabotaje o auto-limitación que tengas a tu alrededor de “no tengo suficiente tiempo,” o de que hoy no es “el momento adecuado” para iniciar un negocio o manejar tu negocio actual apropiadamente.
Sólo hay tres maneras de gastar el tiempo: pensando, conversando y actuando. Independientemente del tipo de negocio que poseas, tu trabajo estará compuesto por estos tres ítems.
Como emprendedor, es posible que a menudo te interrumpan o te tiren en direcciones diferentes. Aunque no puedas eliminar las interrupciones, puedes decir cuanto tiempo gastarás en ellos y cuánto tiempo gastarás en los pensamientos, conversaciones y acciones que te llevarán al éxito.
Práctica las siguientes técnicas para convertirte en el amo de tu tiempo:
1. Llevar un calendario y registro de todos tus pensamientos, conversaciones y actividades durante una semana. Esto te ayudará a entender lo mucho que puedes hacer durante el curso de un día y donde tus momentos preciosos van. Verás cuánto tiempo gastas realmente produciendo resultados y cuánto tiempo pierdes en pensamientos, conversaciones y acciones improductivas.
2. Cualquier actividad o conversación que sea importante para lograr tu éxito debe tener un tiempo asignado. Las listas de tareas se hacen más y más largas en el momento en el estás son impracticables. Anota tus citas. Programa las citas que tengas contigo mismo y crear bloques de tiempo para los pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad. Programa el momento en que comenzarán y terminarán. Ten la disciplina de cumplir estas citas.
3. Planea pasar al menos 50 por ciento de tu tiempo dedicado a los pensamientos, las actividades y las conversaciones que produzcan la mayor parte de tus resultados.
4. Programa tiempo para las interrupciones. Planifica el tiempo en el que puedes se apartado de lo que estás haciendo. Tomemos, por ejemplo, el concepto de tener “horas de oficina.” ¿No son las “horas de oficina” otra manera de decir “interrupciones planificadas?”
5. Toma los primeros 30 minutos del día para planificar tu día. No empiece tu día hasta que tengas planificado como gastarás tu tiempo. El momento más importante de tu día es el momento en el que programaste para programar tu tiempo.
6. Toma cinco minutos antes de cada llamada o tarea para decidir qué resultados deseas lograr. Esto te ayudará a saber como se ve el éxito antes de empezar. Y también toma cinco minutos luego de cada llamada o actividad para determinar si lograste el resultado deseado. Si no, ¿Qué te faltó? ¿Cómo pondrás lo que te faltó en tu próxima llamada o actividad?
7. Pon una señal de “No molestar”, cuando sea absolutamente necesario terminar tu trabajo.
8. Práctica no contestar el teléfono sólo porque esté sonando y ver tus e-mails sólo porque aparezcan. Desconecta los mensajes instantáneos. No le des a la gente tu atención al instante a menos que sea absolutamente esencial para tu negocio ofrecer una respuesta humana inmediata. En lugar de eso, programa una hora para responder los e-mails y las llamadas telefónicas.
9. Bloquea las otras distracciones como Facebook u otras redes sociales a menos que sean esenciales para tu negocio.
10. Recuerda que es imposible hacerlo todo. También recuerda que hay muchas posibilidades de que el 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan el 80 por ciento de tus resultados.