El Power Point es una de las herramientas más usadas en el trabajo; de hecho, según un estudio, el 74% de los encuestados dijo haber visto al menos dos presentaciones por semana. De esta encuesta también surgen dos de los aspectos que más se detestan respecto de las presentaciones:
1) el uso del power point como ayuda memoria (68%)
2) las frases demasiado extensas (51%)
Es decir, usar una plataforma de presentación como si fuera un informe de word es uno de los errores frecuentes a evitar. Si el objetivo es comunicar una idea, entonces el foco deberá estar puesto en contar una historia y que esta sea lo más visual posible.
Algunas sugerencias para lograr presentaciones que inciten a tomar acción:
1. Diseñá la presentación fuera del power point
Si abrís una presentación para volcar en esa plataforma tus ideas, es muy, muy probable que te distraigas en el diseño más que en el contenido.
Por eso, mucho antes que elegir una plantilla o las imágenes a incluir, lo primero que tenés que hacer es destilar los mensajes clave.
2. Usá imágenes conceptuales en vez de literales
El uso de fotos es crucial, pero no todas encierran mil palabras. Es importante crearlas o elegirlas según si reflejan o no las ideas a transmitir. Tené en cuenta que las imágenes muy vistas o demasiado asociadas a un único concepto llevarán a la audiencia a ignorar la idea.
Se trata, entonces, de pensar más en conceptos visuales que expresen las ideas más que solo ilustrarlas.
Para reforzar un concepto, las imágenes a usar deben ser:
- simples
- recordables
- fáciles de comprender
¿Dónde conseguirlas? En bancos de imágenes.
Ojo: las imágenes tienen derechos de autor, por lo que se deberá usar imágenes libres de derechos.
3. Planificá la secuencia
Al presentar una información es necesario pensar tanto en el mensaje como en la audiencia: qué se quiere lograr y qué tiene que saber la audiencia.
¿Por dónde vas a comenzar tu presentación? ¿Es necesario contar la historia de tu empresa o es mejor empezar por hablar acerca de lo que tu audiencia necesita saber?
4. Buscá la concisión
Un power point claro tiene un mensaje por slide. El mensaje, además, se sintetiza en el título, se desarrolla en el slide y se acompaña de un apoyo visual.
5. Practicá antes de mostrarlo
Aunque parezca aparatoso, situarse en una instancia más real permite captar incongruencias o instancias de mejora.
Por otra parte, practicar tu presentación hasta el más mínimo detalle te permite ganar confianza y manejar imprevistos sin temor.
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