La salida de un empleado clave a menudo es un golpe, pero con una planificación adecuada, puede asegurarse de que sea sólo otra etapa de su crecimiento. Tome los siguientes pasos para asegurar la continuidad de su negocio y para mantener informados a sus inversionistas y a otros patrocinadores sobre la forma en que usted avanzará.
Ponga un plan de respaldo en su lugar
Idealmente, usted siempre debe tener un plan de respaldo en caso de enfermedades repentinas u otras emergencias, pero si un empleado clave insinúa una partida o da aviso, usted debe idear inmediatamente un plan para que alguien más se encargue de sus tareas. Los gerentes de alto nivel y los posibles sustitutos deben entender todos los aspectos de su función.
Una gran parte de un plan de sucesión es la documentación. Todo en lo que cada empleado está trabajando debe ser parte de un manual público, calendario, lista de tareas o archivo. Esta documentación debe incluir información de contacto de terceros, así como explicaciones sobre cómo funcionan las macros de Excel, los programas informáticos u otros atajos creados por el empleado.
El plan también debe incluir una lista clara de prioridades, para que los empleados restantes no se sientan abrumados y sepan qué tareas tienen prioridad sobre su trabajo actual.
Considere la seguridad de la información
Los empleados clave a menudo tienen acceso a cuentas bancarias, sistemas informáticos importantes y servicios en línea. Si bien los casos de mala conducta intencional o robo de información son raros, sigue siendo la mejor práctica quitarles el acceso tan pronto como ya no lo necesiten.
Además de eliminar el acceso, debe asegurarse de conservarlo. Por ejemplo, otro empleado puede necesitar que se le otorgue autoridad para firmar cheques para mantener un sistema de firma de cheques de dos firmas. Si el empleado saliente se inscribió en un servicio en línea, como el análisis de su sitio web, utilizando el correo electrónico de la empresa, asegúrese de que transfiera las credenciales.
Emita un cheque de pago final y beneficios
Los empleados que se van tienen derecho al pago de su cheque de pago final y de cualquier beneficio acumulado, como días de vacaciones no utilizados. Los pagos por los beneficios adicionales acumulados dependen de su acuerdo de empleo y de las leyes locales.
La ley estatal también establece el plazo para hacer el pago. Generalmente tiene lo que habría sido el día de pago programado regularmente si el empleado hubiera permanecido en su empresa. Muchas compañías prefieren que los empleados que se van firmen su último cheque de pago en persona en su último día. Trabaje con sus servicios de contabilidad para calcular el monto final adeudado.
Actualice sus estados financieros
Si un empleado ya ha ganado opciones de acciones o compensación diferida, es probable que el gasto y el pasivo correspondiente ya estén registrados en sus libros. Si la salida desencadena un paracaídas de oro u otro término contractual, la compensación debida puede ser sólo una nota al pie de página - si está incluida en sus estados financieros en absoluto.
En lugar de esperar hasta el siguiente período de reporte, haga que su contador haga inmediatamente los asientos apropiados para reflejar cualquier transacción financiera que haya ocurrido con la salida del empleado. Le avisa por adelantado en caso de que necesite explicar o ajustar un cambio en las ganancias causadas por cualquier pago.
Notificar a los inversores
La mayoría de los empleados se consideran reemplazables, y es improbable que su partida se considere importante para las decisiones de inversión. Sin embargo, hay excepciones. Un ejemplo sería la partida de un destacado científico cuya partida perturbaría la investigación considerada fundamental para las operaciones de su empresa.
Sin embargo, como la mejor práctica, usted debe enviar un comunicado notificando a sus inversionistas sobre la salida de cualquier empleado clave. Esto puede ayudar a calmar los temores de agitación o disenso dentro de sus filas y evitar que los inversores consideren retirarse. También es una buena manera de mantener a los inversionistas informados sobre lo que está sucediendo dentro de su compañía y de hacerles saber cómo planea crecer en el futuro.
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