Las pequeñas empresas a menudo operan en equipos donde cada miembro debe actuar como un "aprendiz de todo", sin poder especializarse en un área particular. Esta actitud puede ser útil para la adquisición de clientes, pero no funciona para la gestión de datos y seguridad. Los ciberataques no sólo son un riesgo para las grandes empresas como Target o Sony, sino también para las pequeñas empresas. De acuerdo con un informe de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas de Estados Unidos, el 50 por ciento de las pequeñas empresas experimentó un ataque cibernético en 2014, con un costo promedio de más de $ 20.750.
El almacenamiento, manejo y protección de los datos confidenciales son un proceso complejo. Con presupuesto ajustado y un, generalmente, inexistente departamento de TI, implementar una solución robusta de almacenamiento es todo un desafío.
Las pequeñas empresas necesitan una solución de almacenamiento seguro que a la vez ofrezca acceso a la nube, con capacidad de copia de seguridad local y escalable (es decir, robusta como para satisfacer las necesidades actuales y flexible para crecer y adaptarse a las demandas futuras).
Estos son cinco pasos que una pequeña empresa debe realizar para establecer y mantener un sistema de gestión de archivos fuerte, rápido y adaptable:
1. Identificar las necesidades y crear un plan: determinar el tipo de acceso y la gestión correspondiente a las necesidades del negocio. ¿Su equipo de ventas necesita tener acceso a los documentos fuera de la oficina, o el equipo de servicio al cliente tiene que ser capaz de revisar los registros completos de los clientes en un momento exacto? Lo primero es identificar quien en la organización necesita acceso a qué datos y desarrollar un plan acorde. El plan de gestión de archivos debe incluir quién gestionará el contenido y será responsable por las copias de seguridad de datos, y tiene acceso a la información. El plan también ayudará a determinar cuáles soluciones de almacenamiento de hardware se adaptan mejor a sus necesidades.
2. Establecer un servidor de almacenamiento escalable: El dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS) es una solución fácil y asequible que permite a los usuarios designados compartir y acceder a archivos desde multiples ordenadores y dispositivos. En lugar de depender de cables USB, los usuarios pueden acceder, via wifi, a los datos en la nube personal de la empresa y realizar allí las copias de seguridad. Incluso, es posible elegir una unidad de almacenamiento que proporcione la capacidad de administrar permisos y accesos por carpetas. Y para maximizar su inversión, es importante considerar que la solucion sea escalable: unidades de almacenamiento como WD Red de Western Digital, se diseñan con alta compatibilidad permitiendo que a medida que crece el negocio, sea fácil aumentar el número de usuario con acceso. Con discos duros como WD Red es simple compartir de manera rápida los archivos y capetas con copias de seguridad fiable, y además ofrece un software que permite una perfecta integración con la infraestructura de red existente.
3. Optimizar el sistema para maximizar performance. Asegúrese de mantener toda su red actualizada antes, durante y después de la instalación de un servidor de almacenamiento. Un “saludable” ecosistema de discos rígidos, router y unidades módem son cruciales para la performance del sistema.
4. Habilitar y gestionar el acceso de usuarios. Al almacenar los datos sensibles de la empresa, las restricciones de acceso y seguridad son la principal preocupación. La recomendación es un sistema de almacenamiento que le permita manejar de forma simple accesos y restricciones. Las pequeñas empresas tratan de crecer rápidamente, lo que significa que las funciones y responsabilidades cambian con frecuencia: aunque roten sus empleados, asegúrese de tener un control total sobre todos los datos.
5. Desarrollar una buena estrategia para la nomenclatura de archivos y la estructura de carpetas. Mantener un sistema de almacenamiento centralizado y organizado reduce posibilidades de error en la administración. “Documento A” o “Hoja de cálculo 3” son nombres inservibles cuando se está buscando a través de cientos de documentos: use nombres significativos y ojalá, cortos. Para ayudar con el control de versiones, emplear un sistema inicial de fecha que indica cuando y quién actualizó por última vez el documento. También designar carpetas específicas para Finanzas, Ventas, y Operaciones.
El almacenamiento de archivos es sólo una pieza del rompecabezas de crecimiento de un negocio, pero si se aplica correctamente, puede ahorrar al negocio dinero y tiempo. Hay muchos factores a considerar, pero si se toma el tiempo para determinar las necesidades y desarrollar un plan de acciones concretas para su empresa, podrá explorar sus opciones y hacer la mejor elección posible. Grupo EcuaLink - Copyright 2015