Todos somos muy conscientes de que en más de una ocasión (por no decir casi siempre) acabamos el día agobiados con tanto trabajo y nos quedamos sin tiempo de poder completar todas las tareas. Esta situación se ha agravado los últimos años por la creciente dependencia que los profesionales tenemos del email, y también por el uso más generalizado (tanto personal como profesionalmente) de las redes sociales. Son actividades que realmente consumen gran parte de nuestro tiempo diario.
¿Cómo conseguir ser más productivo y no caer en el estrés en el camino? Sabiendo priorizar nuestras tareas diarias. En este último #DiaDeInfografias te cuento cómo y te explico las mejores técnicas que existen hoy día para que sepas a qué debes hacer frente primero, con más urgencia, y cómo emplear tu día para ser más eficaz en la consecución de tus objetivos.
Estas son las 5 técnias que, convertidas en pasos a seguir, creo que podrían simplificar mucho tu día a día:
Paso 1: Haz una lista semanal
Haz una lista y en cada una de las actividades a realizar, indica el tiempo estimado que te llevará realizarla.
Paso 2: Decide la prioridad de cada tarea mediante el Cuadro Eisenhower
Una vez confeccionada la lista, coloca cada tarea en la parte del siguiente cuadro que corresponda:
>> Urgente – Importante: Hazlo ya. No puedes esperar más. Estas deben ser tus prioridades esta semana.
>> Importante pero no urgente: Planifícalo para alguna hora determinada de la semana. Inclúyelo en tu agenda pero no lo hagas hoy.
>> Urgente pero no importante: Intenta delegar esta tarea en alguien de tu equipo.
>> Ni Urgente Ni importante: Directamente, ni te preocupes en hacerlo. El tiempo que le dediques a estas actividades no estarás siendo productivo.
Pero hay un punto más que deberías tener en cuanta, según Scott Carpenter: “Si lo que haces no repercute en tu posición o tu marca, cambia las prioridades”.
Paso 3: Aplica la técnica del Pomodoro para realizar tus tareas
Una vez has decidido qué acciones son las más prioritarias, para poder ser realmente efectivo en tu día laboral, deberás aplicar esta ténica, según la cuál, has de descansar 5 minutos después de cada “sprint” de 25 minutos de trabajo continuo y enfocado. Y cada cuatro “sprints”, tu descanso debe ser de 15 minutos. Esta es la forma en la que tu cerebro estará más susceptible a completar las tareas con más celeridad.
En la web de la Técnica Pomodoro encontrarás algunas actividades que hacer durante tus descansos de 5 minutos, porque estos deben ser reales. Debes desconectar totalmente.
Paso 4: La Técnica del Batching
Esta teoría, formulada por Erica Duran, consiste en agrupar tareas similares en sesiones continuas de trabajo, entre descanso y descanso. Es decir, por ejemplo, leer y contestar emails debería completarse en la misma sesión o período.
La lógica de esta técnica es que nuestro cerebro se vuelve más rápido y efectivo en la realización de tareas cuantas más veces seguidas repita la misma actividad, con lo que conseguiremos ser más rápidos y productivos.
Paso 5: Controla a la Bestila llamada Email
Este es el paso más complicado de llevar a cabo, especialmente para los que somos freelancers. Pero, o controlas el tiempo que le dedicas al día a este tipo de actividades (que son las que más tiempo consumen), o jamás conseguirás ser totalmente productivo.
Para ello, este sistema nos dice que le dediques sólo uno o dos espacios determinados y cortos de tiempo al día a leer y contestar a emails, mejor al principio y al final del día.
Tim Ferriss nos dice que “es muy tentador no mirar el email todo el día y contestar conforme llegan los correos, pero si lo consigues dominar, aumentarás tu productividad considerablemente”.
¿Qué os parece si probáis esta semana esta guía paso a paso y me contáis si realmente funciona? Espero vuestros comentarios como siempre bajo este artículo o bien en cualquiera de las redes sociales en las que tengo presencia, que ya sabéis cuáles son.
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