Una de las cosas que más suele terminar siendo desastroso es la bandeja de entrada del email, en mi caso así lo es y en muchos casos suele pasar, se acumulan emails y emails y muchas veces no sabemos cómo atacar ese montón de emails esperando a ser revisados.
Vamos a imaginarnos que esos mails son cartas físicas que llegan a nuestra casa y amontonamos en la mesa del salón, y que tenemos acumuladas decenas de cartas de publicidad, de amigos, de noticias importantes, de cursos,... pero todas allí amontonadas, alborotadas, sin ser ordenadas y sin ser la mayoría de ellos ni leídas.
Pues vamos a ver 7 ideas para atacar nuestro buzón de entrada del email:
- Ataca solo el mail: esto lo he hablado con vosotros muchas veces en diversas actuaciones de nuestra vida, el hacer una cosa cada vez y no intentar abarcar muchas y dejar todas a medias o no centrar nuestra atención plenamente en ninguna de ellas. Cuando nos disponemos a atacar un mail atacado cierra el resto de aplicaciones, aleja el móvil, deja los blogs, facebook,.. y centrate únicamente en el mail. Atacalo concentrada y sin disperar tu atención e intenta dejarlo acabado o casi acabado, firme en tu idea de por fin controlarlo y ya.
- Aplica los filtros: utiliza los filtros que usas los gestores de emails para que se vallan ordenando según entran, por favor son herramientas muy útiles y buenas, no las desaproveches.
- Lee por encima los asuntos o remitentes de los emails: cuando tengas decenas o cientos de emails acumulados no te dispongas a ir abriendo uno a uno (imagínate la similitud que decíamos del correo encima de la mesa), ve haciendo una lectura rápida de los asuntos y remitentes de los emails, para buscar los importantes.
- Mensajes poco importantes separados: los mensajes poco importantes separalos a una carpeta para leerlos luego pero dejar tu bandeja de entrada libre de ellos (imagínate la mesa llena de correo y que la publicidad, cartas de amigos,.. las guardamos en una cajita aparte, no los ignoramos, los dejamos para atender más tarde y dejar nuestra mesa "bandeja de entrada" más despejada y atender lo más importante)
- Algunas cosas directamente a la basura: mensajes del punto anterior mándalos directamente a la basura, esos que sabes que no tienen importancia ninguna, que no vas a leer o que no te interesan, eliminalos y enfocate en los importantes que es cuando sentimos el que hemos adelantado en nuestra labor, atacando las cosas importantes.
- Anota las tareas: con tu lista de tareas pendientes: (en mi Agenda-Organizador del hogar encontrareis varias para imprimir) al lado ve anotando las tareas que te vas encontrando en los mails y elimina o archiva en alguna carpeta esos mails, fuera de tu bandeja de entrada pero con la tarea apuntada y pendiente.
- Aplica la regla del minuto: Si algún mail te solicita algo que puedes realizar en un minuto o dos, hazlo ya y fuera, te lo quitas del medio y has perdido nada de tiempo, pero asegurate que de verdad no vas a tardar mucho más de ese minuto (esto lo hemos visto tanto en mis libros como en mis post en varias tareas del hogar)