Ser productivo mientras estás de viaje no es fácil, por muchas razones: dispones de recursos limitados, tienes horarios irregulares, comes de manera diferente, sueles dormir peor, haces poco ejercicio, estás lejos de tus seres queridos, tienes más estrés, etc.
Durante los viajes, mucha gente desaprovecha infinidad de momentos de aburrimiento y huecos en los que podría hacer cosas que, de todas maneras, tendrá que hacer en otros momentos en los que sí sería más divertido poder hacer lo que quieres.
Si viajas mucho por trabajo, o simplemente tu estilo de vida implica moverte mucho y trabajar desde diferentes sitios, necesitas tener una especie de pequeña oficina móvil para cuando estás fuera de casa o del trabajo. Esta es la mía:
La tecnología actual cada vez nos lo pone más fácil para ser productivos sobre la marcha. Dispositivos móviles cada vez más potentes, almacenamiento de datos en la nube con acceso global, y una buena integración entre todos los sistemas de trabajo permiten que, con las herramientas adecuadas, los viajes, o mejor dicho, los momentos de espera y aburrimiento que hay en cada viaje, puedan ser aprovechados para avanzar productivamente hacia nuestra metas.
1. Planifica antes
Planificar es fundamental. Introduce en tu calendario todos los horarios que necesitas tener a mano (vuelos, reuniones, eventos, etc.) junto con la información relativa a cada cosa (números de vuelo, reservas de hotel, contactos, direcciones, números de teléfono, etc.).
Una vez tienes una idea clara del horario que te espera, ¿en qué quieres emplear el tiempo libre que vas a tener? ¿conocer la ciudad? ¿ver alguna exposición? ¿asistir a algún evento? ¿trabajar en un proyecto personal? ¿idear un nuevo producto? Recopila en tu sistema toda la información relativa a las cosas que te gustaría realizar.
Carga las baterías de todos los dispositivos que vas a necesitar durante el viaje y no olvides llevarte los cargadores. Por supuesto, asegúrate de que tendrás conexión a internet durante tu viaje.
2. Sincroniza tus datos
Sincroniza los datos que vas a necesitar durante el viaje entre todos tus dispositivos. Asegúrate de que todo lo que has planificado está disponible en tu teléfono móvil, tu tablet, tu ordenador portátil, o impreso en papel, en caso de que no utilices mucha tecnología.
Haz una copia local de tus datos, por si hay momentos en los que no tienes conexión a internet o, simplemente, te apetece trabajar desconectado-lo que es una gran idea para mantener la concentración y no caer en determinadas tentaciones.
3. Controla tu entorno
Cuando estás por ahí, el entorno se vuelve impredecible y difícil de controlar. A lo mejor has pensado que vas a revisar ciertos documentos durante un viaje en tren que durará un par de horas. Pero nunca sabes quién se va a sentar a tu lado, así que te recomiendo que lleves siempre unos auriculares y música que te ayude a concentrarte a la vez que te protege de un entorno ruidoso. Según la persona y la tarea a realizar, el tipo de música puede ser muy diferente; eso siempre es una elección personal.
4. No olvides tu libreta
Lleva siempre una libreta a mano. Para ser productivo no solo hay que ejecutar tareas. Hay momentos en los que es mejor reflexionar, pensar, tener ideas, plasmarlas, tomar decisiones. En esos momentos, saca la libreta y anota, dibuja, haz esquemas, etc. sobre todo lo que se te ocurra. Ganarás mucho tiempo cuando llegue el momento de "hacer".
5. Dedícate tiempo a ti mismo
Los viajes de trabajo suelen ser agotadores. Después de una jornada dura de trabajo con un cliente y antes de ponerte a hacer otras cosas, tómate un descanso. Date un paseo por la ciudad, sal a correr (llévate siempre una zapatillas y algo de ropa deportiva, eso te motivará para hacer deporte), o simplemente relájate en el hotel. Distráete primero para estar más concentrado después.
6. Vigila lo que comes
Cuando estás de viaje tu dieta cambia radicalmente, y eso afecta a tu productividad. Diferentes horarios, comidas más copiosas en restaurantes, y una sensación de pesadez que solo invita a dormir. Trata de comer sano y ligero, muchas veces al día (por cierto, eso deberías hacerlo también cuando no estés de viaje). De esa forma tendrás energías en todo momento, y nunca te sentirás pesado. Que no te sepa mal pedir al camarero un pescado a la plancha con una ensalada, en vez del menú hiper-calorífico habitual.
7. Prepárate para imprevistos
Tienes que estar preparado para cualquier cosa. Cuando viajas ocurren cosas, hay planes que cambian, vuelos que se retrasan, etc. Eso genera espacios de tiempo inesperados que, de no estar preparado, serán poco productivos además de causarte cierta frustración.
Para ello, te aconsejo que sigas un método organizativo como GTD, que te ayuda a decidir qué acciones hay que hacer en el mismo momento en que aparece algo nuevo, y a reorganizar tareas, redefinir prioridades y recuperar el equilibrio cuando las circunstancias cambian.
Sobre el autor
Francisco Sáez (@franciscojsaez) es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un desarrollador web especializado en Ruby on Rails, al que le apasionan la productividad personal y el GTD como medios para lograr una vida mejor.
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