- Ambiente inapropiado o inadecuado
Evita las reuniones en restaurantes o en cualquier lugar cercano a una construcción. El ruido y otras distracciones hacen difícil -a veces imposible- concentrarse. Del mismo modo, las salas de reunión que son demasiado pequeñas o demasiado grandes para el número de participantes pueden reducir la productividad. - Empezar y terminar tarde
La gente tiene más cosas que hacer que asistir a tus reuniones. ¡Respeta su tiempo! - Objetivo poco claro
Si el objetivo principal de la reunión no es claro, los participantes no pueden entender por qué tienen que estar presentes. O pueden asistir las personas equivocadas. Explica el objetivo al comienzo de la reunión. Si la discusión se desvía del tema, haz que regrese a su rumbo. - No tener agenda
¡Ni siquiera consideres la posibilidad de convocar a una reunión sin una agenda escrita! Si es necesario, se puede co-crear al comienzo de la sesión. Si no lo haces, casi es una garantía de tiempo perdido, aburrimiento y frustración. - Agenda sobrecargada o mal estructurada
Sé selectivo y realista. Prioriza. Agrupa temas relacionados. Trata los temas importantes, urgentes y/o controvertidos al principio, no al final. - Informes verbales
Los informes que no tienen ningún componente visual o escrito son tediosos para escuchar y muchas veces imposibles de comprender. Elimina los informes que no estén relacionados con temas de acción en la agenda. Insiste en que estos informes se preparen y distribuyan antes de la reunión. - Pura discusión, ninguna propuesta
Una vez que se han identificado y discutido las cuestiones fundamentales relacionadas con un tema de la agenda, comienza a encaminar la reunión hacia tomar una decisión. Esto puede significar la designación de una o más personas para desarrollar una propuesta para la próxima reunión, o invitar a presentar propuestas en el momento. En cualquier caso, no dejes que tus reuniones se caractericen por “muchas palabras y nada de acción”. - Falta de seguimiento entre reuniones
Antes de terminar la reunión, revisa la lista de temas “para hacer”, especificando quién es responsable y cuál es el plazo. Incluye esta información en las minutas que se envían a cada participante inmediatamente después de la reunión. Analiza los avances en la siguiente reunión. Haz que la gente sea responsable.
Autora Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC), es una consultora e instructora que ayuda a grupos en todo el mundo a trabajar en conjunto para alcanzar cambios positivos. Beatrice es nativa de los Estados Unidos y vive en México desde 1998. Se le puede escribir a bbriggs[@]iifac.org
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