Esto parecería una fantasía: Terminar los pendientes de la oficina antes de la comida, tener la tarde libre, ir al gimnasio, darle tiempo de calidad a tu familia, invertir tiempo en ti; y todo en un solo día. ¿Crees que estamos bromeando? La realidad es que sí se puede y los expertos nos dicen cómo.
Pero... primero toma en cuenta lo siguiente: no se trata de magia, se trata de organización. Y para ello, debes tomar en cuenta que no se hace en un solo día, que la organización es un hábito que tienes que alimentar diariamente y, por último, que las juntas, los proyectos sorpresa, las urgencias inmediatas y demás no vienen en la garantía.
¿Cuál es el secreto? Para Arturo Villegas, profesional Business Speaker y Rector del CEET Business School, la administración del tiempo en la oficina se basa en tres puntos fundamentales:
1. Bienvenido el 'energy management'
Este es un concepto 100% deportivo. Se basa en los deportistas de alto rendimiento y consisten en mantener un desempeño alto en toda la carrera o competencia.
Las 10 o 12 horas en la oficina no son productivas, los directivos sabemos que mientras más avanza la jornada laboral, el desempeño disminuye, comenta Villegas.
Para este experto, la mejor solución al bajo desempeño es tomar descansos cada cierto periodo de tiempo, y esto está comprobado. Los expertos del ITAM aseguran que la atención de un profesionista se ve mermada después de una hora y 45 minutos, por lo que la recomendación es tomar descansos breves - de no más de 15 minutos- cada dos horas.
2. Administra tu correo electrónico
Sí, una vez más. Aunque pareciera algo de sentido común, la realidad es que casi nadie lo pone en práctica, es por ello que la segunda recomendación más importante es gestionar el uso de e-mail. "Desafortunadamente es un distractor, pues 3 de cada 5 correos son basura. Si queremos mejorar nuestra productividad, la clave está en no poner atención al correo todo el tiempo, hay que estar conscientes que un correo importante va de la mano con una llamada o una visita, así que no se preocupen si no lo revisan todo el tiempo", indica el directivo.
Puede tomarte tiempo acostumbrarte, así que no desesperes. Lo primero que debes hacer es ponerte horarios para checarlo, por ejemplo: Vas a checar tu correo de 8 a 9, de 1 a 2 y de 5 a 6. Rompe el paradigma de que el correo se responde inmediatamente, de acuerdo con las etiquetas de uso en los correos, no debe pasar más de 24 horas en responder, así que no te preocupes.
3. Gestiona las redes sociales
Villegas asegura que las redes sociales son una herramienta indispensable para las empresas y, también, la tecnología que no puedes separar de tus colaboradores. Es por ello que la recomendación es administrar su uso.
Puedes poner horarios para revisar tus redes o bien trabajar bajo metas y objetivos. Esto no sólo te ayuda a administrar tu tiempo en ellas, también es una gran opción para que lo implementes con tus colaboradores.
Consejos para establecer una rutina
Por su parte, Neil Patel el co-fundador de Crazy Egg, Hello Bar, y KISSmetrics, asegura que lo importante para lograr salir temprano de la oficina es hacernos hábitos y crear rutinas, esto te ayudará a administrar mejor tu tiempo, he aquí algunos consejos:
►Programa tu día
Y no digas que hay muchas tareas que surgen en el momento, la realidad es que más del 80% de tus actividades pueden ser programadas. Para Villegas, una gran recomendación es hacer una agenda semanal, esto te ayudará a tener una visión más amplia de tus actividades y así podrás acomodar mejor tus tiempos.
Otro gran consejo es revisar tu agenda electrónica una noche antes. No lo hagas en la mañana, hazlo en la noche para que te prepares mental y físicamente.
►Adiós a los 5 minutos más
Debes hacerlo, las rutinas se rompen por decir 5 minutos más. Cuando hay estrés, y esto suele pasar cuando tus tiempos son limitados, existe un descontrol en tu forma de hacer las cosas, hay más presión y suele faltar la concentración; evítalo a toda costa.
►Activa tu mente
El ejercicio es una gran alternativa, estudios demuestran que la actividad física puede ayudarnos a pensar mejor, trabajar mejor y ser más productivos. ¡Tómalo como una gran alternativa!
►Pase lo que pase, ¡hazlo!
Tiene que ver mucho con saber priorizar tus tareas, Arturo Villegas recomienda catalogarlas como A, B y C - importancia alta, importancia media e importancia baja-. Una vez que tengas catalogadas tus tareas, asegúrate de ordenarlas por A1, A2, A3; B1, B2; C1, etc.
Ahora sí, ¡hazlo! Oblígate a poner toda tu atención en una sola cosa, no pases a la siguiente hasta que no termines la primera, te costará trabajo al principio, pero después será un buen hábito.
► Ejercicio
La evidencia científica demuestra que el ejercicio por la mañana puede hacernos pensar mejor, trabajar mejor y ser más productivos.
►Toma decisiones... en un tiempo limitado
Esto puede ser un grave distractor. Cuando se necesita tomar una decisión importante, el tiempo parece no ser suficiente. Sin embargo, la realidad es que en el 85% de los casos, las decisiones se toman de acuerdo a las dos primeras opciones que tenías.
Limita tus tiempos para tomar decisiones, y si ves que estás estancado, toma un tiempo para distraerte.
► Evita viajes largos
Es verdad, las reuniones existen, pero no necesariamente son indispensables. Si tienes una cita con un cliente, evalúa si es necesario hacer la reunión persona a persona. Hoy en día existen muchas herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a tener una reunión a distancia, ¡Tómalo en cuenta!
¿Viaje de negocios? Haz lo mismo, evalúa si es necesario hacerlo, si no, evítalo.
¿Te sirven esos consejos para aumentar tu productividad? Si tienes otros consejos, ¡cuéntanos cuáles son!