Adaptabilidad y comunicación abierta: cuerpo y alma de las familias empresarias exitosas y saludables

por Lucía Cejas

Este mes analizaremos dos procesos fundamentales para conseguir un clima familiar saludable: la comunicación abierta y la capacidad de adaptarse a nuevas circunstancias. A partir de la convicción de que todas las familias empresarias tienen el potencial necesario para lograr el éxito empresarial y la felicidad de sus miembros, en este artículo esbozamos pautas para reconocer y estimular algunos elementos que son clave para que las familias empresarias sean capaces de encontrar un equilibrio óptimo entre una comunicación abierta y la capacidad de cambiar y adaptarse a nuevas circunstancias.

Todas las familias empresarias se enfrentan a numerosos desafíos vitales y empresariales a lo largo del tiempo. Ante estos retos, algunas familias se debilitan, mientras que otras sobreviven e incluso salen reforzadas. ¿Qué podemos aprender de los patrones de organización de las familias empresarias que tienen un funcionamiento exitoso y saludable? En este artículo analizamos los diferentes patrones de organización de las familias empresarias en función de sus niveles de comunicación y adaptabilidad, y le proponemos al lector que averigüe con qué patrón se identifica su empresa.

Cuestionario inicial

Para empezar, invitamos al lector a responder brevemente  a estas preguntas:

1. ¿En nuestra familia empresaria expresamos abiertamente nuestras opiniones?
2. ¿Regularmente hablamos de las cosas que nos preocupan?
3. ¿Dedicamos tiempo a escucharnos?
4. ¿Somos flexibles y adaptables en la manera de abordar las dificultades?
5. ¿Abordamos los problemas con mentalidad positiva?
6. ¿Cuándo nos enfrentamos a dificultades trabajamos juntos de manera efectiva?

Para responderlas, puede ser muy útil observar a nuestra familia durante los encuentros familiares o las reuniones de Consejo de familia, a lo largo de por lo menos 21 días, y tomar nota de los aspectos relacionados con las cuestiones que se plantean. Esta información nos ayudará a perfilar el patrón de organización de nuestra familia empresaria, en cuanto a su nivel de comunicación y adaptabilidad.

Es importante destacar que para llegar a comprender el funcionamiento de nuestro sistema familiar resulta esencial aprender a observar nuestra manera de comunicarnos. Por ejemplo, podemos observar si expresamos abiertamente nuestras opiniones o guardamos nuestras experiencias para nosotros. También podemos fijarnos en la mentalidad con la que abordamos los problemas: si somos flexibles y nos adaptamos a las circunstancias cambiantes con facilidad o si tenemos dificultades al enfrentarnos con lo inesperado. Para logar una comprensión profunda, es útil ir tomando nota de nuestras sensaciones y experiencias cuando se producen encuentros familiares. Este registro nos permitirá identificar los recursos y las fortalezas de nuestra familia empresaria, así como los aspectos a mejorar.

Volveremos a estas preguntas más adelante, una vez hayamos entendido la importancia de la comunicación abierta y la adaptabilidad en el clima familiar de las empresas familiares.

Comunicación abierta

La comunicación abierta es una dimensión del clima familiar y es vital para que la familia empresaria funcione de manera saludable. En líneas generales, podemos definir la comunicación como (1) intercambio de información con el fin de compartirla con otra persona, y como (2) proceso esencial para la resolución de problemas tanto emocionales como práctico instrumentales .

En otras palabras, la comunicación es esencial para comprender a los demás y es la base para lograr una buena relación con otras personas. David. H Olson (2*), reconocido psicólogo y profesor emérito por la Universidad de Minnesota de Estados Unidos, ha identificado varias habilidades indispensables para una buena comunicación, entre las que destacan la capacidad de escuchar y la confianza. Entre las habilidades relacionadas con la escucha se incluyen la empatía y la atención a la otra persona. La confianza implica cortesía, bondad, honestidad, respeto y compromiso con la otra persona.

Adaptabilidad

Así como la comunicación abierta es vital para el buen funcionamiento de la familia empresaria, la adaptabilidad – la capacidad de cambiar y adaptarse a nuevas circunstancias cuando es necesario – predice, en gran medida, el éxito de las empresas familiares y es una dimensión importante del clima familiar. Es decir, que la capacidad de adaptarse a las circunstancias cambiantes a nivel ambiental y de desarrollo, tanto si son esperadas y previsibles como si son inusuales, es esencial para la pervivencia de las familias empresarias a través de las generaciones.

Lograr un nivel de adaptabilidad alto implica un liderazgo igualitario, con un enfoque de corte democrático en la toma de decisiones. En este contexto, las negociaciones tienden a ser abiertas e incluyen activamente a los miembros de las siguientes generaciones. Los roles pueden compartirse, por lo que si en algún momento se requiere un cambio, éste se produce fluidamente.

En la base de la capacidad de adaptarse se encuentra una comunicación abierta entre los miembros de la familia, por lo que podemos decir que la buena comunicación y la adaptabilidad son el cuerpo y alma de las familias empresarias exitosas y saludables.

En el siguiente esquema  se pueden ver los diferentes patrones de organización de las familias empresarias en función de sus niveles de comunicación y adaptabilidad.

A continuación examinaremos cada uno de los cuadrantes de esta matriz.

Cuadrante I: patrón reactivo

En el cuadrante I encontramos a las familias que tienen una comunicación poco abierta pero tienen un alto nivel de adaptabilidad. A este patrón lo denominamos reactivo. Su familia se encuentra en este cuadrante si ha respondido afirmativamente a las preguntas 4, 5 y 6 del cuestionario que le proponíamos al principio de este artículo,  y siente que su familia debe trabajar más los puntos de las cuestiones 1, 2 y 3.

En estas familias, las personas generalmente no expresan abiertamente sus opiniones y no se suele hablar de lo que preocupa a los miembros de la familia. La comunicación puede ser muy cordial, sin embargo no existe la confianza ni el interés suficiente por escuchar auténticamente a los demás. Este tipo de familias presenta altos niveles de adaptabilidad, porque los miembros de la familia tienen la capacidad de ser flexibles y adaptarse a la forma de abordar las dificultades. No obstante, debido a la falta de comunicación abierta, las familias que se encuentran dentro de este patrón organizacional suelen tener dificultades para enfrentarse con situaciones de crisis o de cambio.

Por ejemplo, en una reunión de Consejo de familia, este tipo de familias puede  mantener conversaciones cordiales pero debido a la falta de confianza y capacidad de escucha, el ambiente es tenso. La comunicación no fluye y, por tanto, la toma de decisiones tiende a ser poco efectiva. Sin embargo, la familia como grupo tiene la capacidad de adaptarse a los cambios, y  si se permite ser consciente de sus limitaciones a la hora de comunicarse, es posible que llegue a buscar asesoramiento profesional fuera de la empresa familiar, que puede resultar muy útil para trabajar la confianza y la escucha en las relaciones familiares y mejorar así la comunicación entre familiares.

Si no se trabaja la comunicación, en las familias que siguen este patrón, los familiares pueden llegar a reaccionar impulsivamente y estar a la defensiva cuando se comunican con los demás (tal vez debido a la falta de confianza para comunicar lo que sienten).

En definitiva, los miembros de las familias empresarias que siguen el patrón reactivo pueden experimentar, entre otros aspectos:
• Estrés
• Tensiones entre familiares
• Inseguridad para abrirse y sacar a la luz sus opiniones.
• Frustración
• Reacciones impulsivas

Cuadrante III: patrón rígido

Las familias que se encuentran en el tercer cuadrante responden a un patrón rígido. Si usted cree que su familia empresaria debe trabajar más a fondo todas las cuestiones (de la 1 a la 6) presentadas al comienzo de este artículo, es muy probable que su grupo familiar siga este patrón organizacional.

En los sistemas rígidos, los niveles de comunicación abierta son bajos y el sistema familiar es poco flexible. En estas familias empresarias, una persona tiende a dominar a las demás mediante un liderazgo autocrático y sumamente controlador. La mayoría de las decisiones son impuestas y la posibilidad de negociar es muy limitada. Los roles están estrictamente definidos y no es posible cambiar las reglas. La comunicación puede llegar a ser problemática, pues los familiares no acostumbran a dedicar tiempo a hablar de los temas que les preocupan.

En situaciones de estrés y de cambio, las familias del tercer cuadrante tienden a volverse aún más inflexibles y el repertorio de conductas admitidas tiende a reducirse al máximo, dejando muy poco espacio para que los miembros de la familia se comuniquen abiertamente. Un sistema familiar rígido tiende a mantener distancia con ciertos aspectos de su entorno y es menos probable que pida consejo externo. En otras palabras, vive encerrado en sí mismo.

Las familias rígidas pueden llegar a tener dificultades para adaptarse a los cambios, ya sean relacionados con el mercado o con el desarrollo del ciclo evolutivo natural del sistema familiar. Este tipo de patrón puede provocar entre otros aspectos:

• Conflictos familiares
• Falta de libertad
• Falta de confianza
• Resistencia al cambio
• Miedo a perder el control
• Expectativas catastróficas respecto al cambio
• Sentimiento de indefensión

Cuadrante IV: patrón de elusión

En el cuadrante IV se encuentran las familias que tienen una buena comunicación y un bajo nivel de adaptabilidad. Su familia empresaria posiblemente pertenezca a este grupo si ha respondido afirmativamente a las preguntas 1, 2 y 3, pero piensa que se deben trabajar más los puntos 4, 5 y 6.

Las familias que se hallan en este cuadrante tienden a tratar las cuestiones que preocupan a los miembros de la familia abiertamente, sean buenas o malas. Generalmente son francos los unos con los otros pero como sucedía en el tercer cuadrante, la estructura del grupo familiar tiende a ser más bien rígida. Los miembros de la familia pueden llegar a temer perder el control de su vida en un proceso de cambio, por lo que prefieren ceñirse a lo establecido por las normas impuestas. En estas familias también existe un liderazgo más bien autocrático, la mayor parte de las decisiones son impuestas y hay poco lugar para las negociaciones.

El éxito de la familia empresaria requiere la capacidad del grupo familiar para adaptarse a los cambios continuos tanto en el sistema familiar como en el sistema empresarial. Es por esto que las empresas que se encuentran en este cuadrante deben utilizar su habilidad para comunicarse con el fin de mantener cierta continuidad en el sistema familiar mientras se construyen nuevas estructuras cada vez más flexibles para afrontar situaciones de crisis o de cambio.

El temor al cambio desbocado y una sensación de descontrol son habituales en este cuadrante, por lo que es recomendable desarrollar estructuras sólidas basadas en los valores y los principios de la familia, así como trabajar la capacidad de tolerar la incertidumbre. Si estas familias empresarias no desarrollan su capacidad de adaptación corren el riesgo de que en el sistema familiar se produzca entre otros aspectos:

• Falta de interés en el negocio familiar
• Poca implicación de los más jóvenes
• Sentimientos de frustración
• Sentimientos de exclusión
• Debilitamiento del vínculo emocional con el negocio familiar

Cuadrante II: patrón adaptable o flexible

Hemos dejado para el final el segundo cuadrante de la matriz, que es donde se encuentran las familias empresarias con un clima familiar equilibrado y saludable, que responden al patrón adaptable o flexible. Si ha respondido de manera positiva a todas las cuestiones planteadas al principio de este artículo, es muy probable que su familia responda a este patrón.

En este cuadrante está el corazón de un clima familiar sano. Existe una comunicación clara y abierta. El grupo familiar es altamente flexible, por lo que se adapta con gran facilidad a nuevas circunstancias cuando es necesario. Dentro de la familia se ha creado el hábito de dedicar tiempo a escucharse, y las cuestiones que preocupan a la familia, tanto en el contexto familiar como en el empresarial, se tratan abiertamente.

Existe un clima de confianza plena que hace que la comunicación fluya de manera positiva. En las reuniones familiares se experimenta un clima de optimismo, creatividad, entusiasmo y seguridad, y se confía en que el grupo familiar saldrá reforzado de cada encuentro.

Este patrón se traduce, entre otros aspectos, en:

• Bienestar familiar
• Buenas relaciones interpersonales
• Equilibrio y armonía
• Buena gestión de los conflictos
• Éxito a través de las generaciones

Si mi familia no se encuentra en el cuadrante II ¿qué podemos hacer? 

Es importante recordar que partimos de la convicción de que todas las familias empresarias tienen el potencial de llegar y permanecer en el cuadrante II. Para llegar a este cuadrante y mantenerse en él, las familias empresarias pueden desarrollar varias habilidades específicas de comunicación para crear una estructura flexible que les permita dar respuesta a los desafíos del entorno.

En este sentido, trabajar la capacidad de escuchar es crítico. Pasamos gran parte de nuestra vida aprendiendo a leer, escribir y hablar, pero, ¿cuánto tiempo dedicamos a escuchar de tal modo que lleguemos a comprender a las otras personas de una manera profunda y auténtica? Para escuchar de verdad necesitamos practicar una escucha empática. Generalmente escuchamos con la intención de dar una buena respuesta a la otra persona, en lugar de preocuparnos de comprenderla realmente.

Para lograr una escucha empática, una aproximación que puede resultar útil es intentar apreciar genuinamente el mensaje que la otra persona nos quiere transmitir. Esto implica salir de nosotros mismos y de nuestros propios paradigmas, y hacer un esfuerzo para entender el mundo de la otra persona e intentar percibir la realidad desde su perspectiva. Por supuesto, esto requiere práctica, pero es fundamental para crear un clima de confianza, respeto y aprecio en la empresa familiar.

Es importante resaltar, partiendo de un enfoque sistémico de la familia, que toda acción y reacción personal provocará un cambio en el grupo familiar en conjunto, debido a la interdependencia de sus miembros. En otras palabras, si yo como miembro de mi familia empresaria me preocupo por escuchar y comprender a los demás miembros de mi familia de una manera profunda y auténtica,  hago un esfuerzo por ser flexible y estoy dispuesto a cambiar mis rutinas, mi nueva actitud generará una sensación de confianza que  influirá en todo el grupo familiar de una manera positiva. En ese momento dejaré de ser reactivo y me convertiré en un miembro proactivo del grupo familiar, es decir, que seré parte del cambio hacía el cuadrante II.

Recapitulando, es muy importante aprender a perfilar el patrón de organización de nuestra familia empresaria, en cuanto a su nivel de comunicación y adaptabilidad. Esta información nos ayudará a reconocer y a estimular algunos elementos que son clave para movilizar el sistema familiar hacía el cuadrante II.  El mantenernos en este cuadrante llevará al grupo familiar a comunicarse de manera fluida y abierta, y facilitará que la familia empresaria vaya construyendo estructuras cada vez más flexibles que le permitan adaptarse a la parte ineludible de la condición humana: el cambio. Esta estructura deberá estar siempre fundamentada en el núcleo de la familia, en eso que no cambia, lo que siempre estará allí sirviendo de brújula: unos principios y valores compartidos.

Autora Lucía Ceja, investigadora de la Cátedra de Empresa Familiar del IESE

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