La administración eficaz del tiempo es la pesadilla de todo ejecutivo. Siempre hay plazos por cumplir, clientes que atender, muchos mensajes y el trabajo siempre se extiende mucho más de las 17:00 horas. Por eso te traemos 5 cosas que deberías dejar de hacer para que aproveches y administres mejor tu tiempo
1. Deja de revisar tu correo cada 5 segundos.
Sabemos que podría ser difícil, más que todo si estas esperando la llegada de un correo importante, pero seamos sinceros revisar cada 5 segundos el buzón de entrada no hará que llegue más rápido, revísalo 3 veces al día una en la mañana, otra en la tarde después del almuerzo y por tercera vez antes de dejar la oficina, claro si es necesario podrían ser más veces por día pero trata de que no sean demasiadas. Pruébalo esto hará que tu día sea más productivo.
También podrías utilizar un sistema de gestión de correo electrónico, estos sistemas te ayudaran a organizar el correo según su importancia, así podrás ver lo correos menos importantes cuando estés desocupado.
2. Evita reuniones continuas.
¿Sales de una reunión solo para ir directamente a otra? Programa tus reuniones con un descanso entre ellas, esto no solo te permitirá darte un respiro si no también organizar mejor tus ideas para que cada reunión sea productiva.
3. Olvida la multitarea.
Mucha gente dice ser multitarea, sin embargo se ha comprobado científicamente que el cerebro no es capaz de hacer más de una cosa a la vez. Aunque a veces sea muy tentador hacer muchas cosas a la vez, como enviar un correo mientras estamos en una reunión, conversar con un cliente por teléfono mientras hacemos un documento, debes resistir la tentación y solo dedicarte a hacer una tarea a la vez, has esto y veras como tu lista de tareas pendientes disminuirá rápidamente.
4. Deja de pensar que todo te tomara solo 10 minutos.
Los procesos en los negocios usualmente son lentos, por eso intenta dar un tiempo más amplio para cada proyecto. En vez de planificar que hacer un comunicado te llevara una hora y el proceso de aprobación tomara una hora más, programa que todo el proceso llevara uno o dos días. De esta manera si el proceso lleva menos tiempo tú estarás feliz y el proyecto terminara antes de lo esperado.
5. Deja de trabajar a ciegas
A veces es muy común que trabajas desde las 8:00 hasta las 19:00 y te das cuenta ni si quiera has almorzado y lo peor de todo es que tampoco has terminado tus tareas más importantes. Trata siempre de preguntarte varias veces durante el día si estas siendo productivo, detente en medio de una tarea y pregúntate ¿Esta es la mejor forma de utilizar mi tiempo o el de mi cliente? Si la respuesta es “NO” acomoda tus prioridades para hacer las tareas más importantes para tu empresa.
Autor Juan Francisco Pasquel
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