Quiero compartir contigo 5 Tips o consejos, basados en 5 recomendaciones que durante años se han aplicado con gran éxito en la economía japonesa, concretamente en el sector del automóvil, son las conocidas 5S de la Calidad Total, las “5 eses” son las iniciales de 5 palabras japonesas cuya transcripción fonética empiezan por S. En otra ocasión ya di información sobre esta herramienta pero esta vez va a ser diseñado para el orden y limpieza de una habitación.
Cada palabra contiene una consejo muy concreto sobre la organización del trabajo. Las cinco palabras son: Seiri, que significa “eliminar lo innecesario; Seiton, “establecer el orden” o más explícitamente, “cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”; Seiso, “esmerarse en la limpieza”; Seiketsu, “marca unos estándares“; y Shitsuke, “ser disciplinado y cuidar las reglas”. Éstas reglas permiten que cualquier organización o persona que las implante inicie un Proceso de Mejora Continua seguro y permanente.
La Llave nº 1: Elimina lo Innecesario (Seiri)
El primer paso para vivir el orden comienza por “Eliminar lo innecesario”.
Si tu habitación está llena de elementos innecesarios, éstos se convierten en obstáculos. Es necesario que los archives o que los elimines.
3 Pasos que te ayudarán a poner en práctica la Primera Llave
Paso 1: En tu mesa de trabajo, ¿Cuántos objetos, papeles, libros, carpetas, bolígrafos, … hay que no necesitas? Separa las cosas que realmente sirven de las que no sirven. Las que no sirven: clasifícalas o tíralas. Apártalas, despeja tu zona de trabajo.
Paso 2: En tu habitación, ¿Cuántas cosas viejas, revistas que no lees -ni vas a leer-, trastos, etc, tienes que son innecesarios, que son un estorbo? Mantén lo que necesitas, y elimina lo excesivo.
Paso 3: En tu día ¿Cuántas cosas haces que no son necesarias o que no tienes que hacer en ese momento? Enfócate en aquellas tareas que te den resultados.
Ahora debes pasar a la Acción, un pequeño ejercicio que no te llevará más de 2-3 minutos: Antes de sentarte a trabajar, tu primer trabajo será: “Eliminar todo lo innecesario y despejar tu mesa de trabajo”.
La Llave nº 2: Ordena tu Espacio (Seiton)
El segundo paso “Organiza tu espacio de trabajo de forma eficaz.”
“Cuida el orden, y el orden te cuidará.”
3 Pasos que te ayudarán a poner en práctica la Segunda Llave del Orden
Paso 1: “Ten un lugar para cada una de tus cosas. Ten un momento para cada parte de tu trabajo”.
Paso 2: Mira tu mesa de trabajo, tu habitación, tu armario ¿Están ordenados o desordenados? El orden externo es reflejo del orden, la paz, el sosiego interior. Si no hay orden, ¡comienza ahora ya a ordenar!
Paso 3: En tu día ¿Tienes orden? ¿Realizas tus actividades según su grado de importancia o según van apareciendo o te apetece? Enfócate a vivir con el orden que previamente hayas establecido tú.
Pequeño ejercicio: Antes, durante y al final del trabajo dedica unos minutos a ordenar tu ámbito de trabajo: “Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa”.
La Llave nº 3: Mantén tus Recursos al 100% (Seiso)
La tercera llave o paso para alcanzar un notable incremento se llama Seiso y consiste en: Mantener limpio tu lugar de trabajo y en perfecto estado de uso todos tus instrumentos y herramientas de trabajo.
“No toleres la falta de limpieza en el cuerpo, vestido o vivienda”.
Si mantenemos limpios, en perfecto estado -mantenimiento- y actualizados nuestros instrumentos de trabajo (ordenador o computadora, automóvil, celular o teléfono móvil, televisión, cámara de fotos, mobiliario, indumentaria, ropa, etc.) cuando los necesitemos siempre estarán ahí, disponibles para hacer un buen trabajo.
3 Pasos que te ayudarán a poner en práctica la Tercera Llave del Orden
Paso 1. Cambia el Chip: la Limpieza, el Mantenimiento y la Actualización son inversiones, son trabajos necesarios e importantes, no pierdes el tiempo realizándolos.
Paso 2. Mira tu mesa de trabajo, tu habitación, tu armario ¿Están limpios o sucios? La limpieza te ayudará a tener más orden material, y como sabes tu exterior es un reflejo de tu interior.
Paso 3. Pregúntate: ¿Realizo un mantenimiento periódico de mis instrumentos de trabajo? ¿Los tengo actualizados? Si las dos respuestas son SI vas por el sendero de la Eficacia Personal.
Ahora debes pasar a la Acción, te propongo un pequeño ejercicio: Mantén tus recursos en perfecto estado de uso.
La Llave nº 4: Estandariza el orden (Seiketsu)
¿Por qué es necesario dedicar una pequeña parte de nuestro tiempo a mantener nuestro espacio ordenado?
Porque si trabajamos con desorden material, ese mismo desorden nos vuelve ineficaces.
¿Cuál es el nivel de orden, limpieza, armonía que te exiges a ti mism@ en tu espacio de trabajo? Si la respuesta es: “ninguno” tu espacio de trabajo tenderá a estar siempre desordenado y lleno de caos.
3 pasos que te ayudarán a poner en práctica la Cuarte Llave
Paso 1: Visualiza cómo quieres tener de ordenado tu espacio de trabajo, o tu armario, habitación, etc.
Paso 2: Márcatelo como un estándar, un nivel, en el que vas a “vivir” a partir de ahora.
Paso 3: No te permitas bajar de nivel, haz revisiones periódicas.
Ahora debes pasar a la Acción, pequeño ejercicio: Si ahora mismo, en este preciso instante, tu mesa de trabajo no se encuentra ordenada con el estándar que te has marcado, para 5 minutos y ¡ordénala!
La Llave nº 5: Créate un Hábito de Poder (Shitsuke)
El Quinto y último paso para alcanzar el orden material en tu espacio de trabajo se llama Seiketsu y significa que tienes que obtener un hábito que te permita mantener los logros que has alcanzado con la aplicación de las 4 llaves (Clasificar, Ordenar, Limpieza-Mantenimiento y Estandarización).
De nada sirve el conocimiento, la sabiduría, si no la pones en práctica, aunque llevarla a la práctica suponga un esfuerzo, y en muchas ocasiones tener que volver a empezar.
3 pasos que te ayudarán a poner en práctica la Quinta Llave del Orden
Paso 1. Recuerda los cuatro secretos anteriores: Clasificación, Orden, Limpieza-mantenimiento y Estandarización, reflexiona sobre ellos, vuelve a leerlos, y saca conclusiones para tu vida.
Paso 2. Mira tu tu mesa de trabajo, tu habitación, tu armario ¿Cómo están? Actúa YA.
Paso 3. Hoy, antes de que dejes tu trabajo, dedica 5 minutos a dejar ordenado, clasificado y limpio tu espacio de trabajo.
A partir de ahora espero que todos pasemos a la Acción:Si ahora mismo, en este preciso instante, en tu mesa hay un cierto desorden, para 5 minutos y ¡ordénala!
Espero que hayas disfrutado, y ¡PASA A LA ACCIÓN!