Esta semana estamos de reto para mejorar nuestra productividad y aprender a gestionar nuestro tiempo de forma correcta en #Emprendelove (si todavía no estás en mi comunidad de emprendedoras soñadoras, puedes unirte AQUÍ). Y otro de los problemas latentes, junto a la falta de productividad, es la forma en que marcamos nuestros objetivos diarios.
Es muy importante aprender a dividir nuestro objetivo final en pequeñas minitareas que nos faciliten el trabajo diario y nos ayuden a seguir trabajando motivadas e ilusionadas. Todo objetivo es susceptible de ser dividido en varios tiempos, solo necesitas convertir esta tarea en un hábito para hacerlo con fluidez en un par de días.
Porque no es lo mismo decir:
Esta semana voy a terminar la web que tengo pendiente.
Que:
Hoy voy a diseñar la paleta de colores de la web que tengo pendiente.
Mañana voy a seleccionar las tipografías corporativas.
El miércoles voy a programar la plantilla de prueba con esos colores y tipografías.
El jueves voy a incluir los gráficos en la plantilla de pruebas.
El viernes voy a configurar el blog y las páginas About y Contacto.
Y el sábado voy a enviárselo al cliente para que la revise el fin de semana y empezar con las modificaciones la próxima semana.
Como ves, mientras la primera frase es una actividad general que tendré que desglosar de forma intuitiva, perdiendo tiempo cada día en revisar qué hice ayer para saber qué me toca hacer hoy, la segunda es una lista de minitareas con objetivos particulares y más definidos. No tengo qué pensar que me toca hacer de todo lo pendiente, solo tengo que leer la tarea del día ¡y manos a la obra!
Y este sistema es aplicable a cualquier sector, por ejemplo, a la forma en que redactas las entradas para tu blog:
Opción general:
El viernes tengo que publicar una nueva receta en el blog.
Opción con minitareas bien delimitadas:
Lunes: comprar los ingredientes y decoración para la receta del viernes.
Martes: hacer la receta y las fotos.
Miércoles: editar las fotos y poner la marca de agua.
Jueves: programar el texto de la entrada incluyendo las fotos.
Viernes: publicar la entrada y compartirla en redes sociales y newsletter.
¿Qué te parece? ¿Ves la diferencia? En la primera no hay organización preestablecida, en la segunda tienes una hoja de ruta cristalina con tu tarea importante diaria. Ya sabes que puedes realizar varias tareas en un día: una importante y otras secundarias, con tener clara la importante para empezar a organizarte es suficiente.
Al principio puede parecerte un sistema demasiado cuadriculado, pero para eso puedes personalizarlo como quieras, tachar las tareas, cambiarlas de día y distribuirlas como quieras. Si sigues el método Bullet Journal, ya sabes que es tu agenda la que se adapta a ti, no tú a tu agenda. Es lo genial de ser tu propia jefa, tú eliges en qué inviertes tu tiempo.
¿QUÉ TENER EN CUENTA A LA HORA DE ELABORAR TU LISTA DE PENDIENTES?
Desglosar las tareas principales en minitareas diarias muy específicas, que no te hagan pensar demasiado para empezar a trabajar al momento.
Fijar minitareas realistas, que puedas cumplir en la secuencia de tiempo que te has marcado. Si para una minitarea necesitas dos pomodoros, es porque puedes desglosarla aún más.
Comprobar que tus minitareas son medibles, es decir, que sabrás perfectamente cuándo la habrás terminado, podrás saber si el resultado es satisfactorio y si no ha salido bien, aplicar los cambios necesarios.
Respetar tus tiempos: si una minitarea vas a realizarla en dos secuencias de tiempo / pomodoros, anótalo. Organiza al detalle la distribución de tu tiempo productivo diario para poder disfrutar sin problema de tus descansos.
Recuerda pasar las tareas pendientes de ese día al siguiente, es muy importante actualizar tu agenda cada tarde/noche para no perder tiempo por la mañana en reorganizar tu sistema.
¿QUÉ CAMBIOS VAS A NOTAR CUÁNDO EMPIECES A DESGLOSAR TAREAS?
Mayor fluidez y menos tiempos muertos: Vas a tener muy claro qué hacer en cada momento y al tratarse de ideas muy concretas y bien definidas, no tendrás que revisar en qué punto te quedaste el día anterior.
Más productividad: Al reducir el número de tiempo muertos que pasabas pensado en qué punto te habías quedado o cómo desarrollar tu objetivo general, avanzarás más rápido y terminarás tus minitareas mucho antes.
Mayor satisfacción: Ya sabes lo que motiva tachar una tarea pendiente ¿verdad? Pues ahora tendrás muchas más por tachar y al ser tan específicas te costará mucho menos realizarlas y terminarlas.
Más fuerza de voluntad: Tachar tareas nos motiva y nos anima a seguir perfeccionando nuestro sistema, tu fuerza de voluntad se verá reforzada con cada nuevo hito superado.
Más tiempo de descanso: Al enfrentarte a pequeñas tareas asumibles, terminarás antes y podrás disfrutar de más tiempo de desconexión y ocio para dedicarlo a lo que quieras. Recuerda, es muy importante respetar tus tiempos de descanso para cargar las pilas y no quemarte.
No olvides nunca que tú eres la responsable de cómo gestionas tu tiempo y de ti depende diseñar el sistema de organización perfecto para ti y para tu idea. Las bases son las mismas para todas, pero dependiendo de tu nicho y de tu idea, tendrás que personalizarlas más o menos para encontrar tu sistema perfecto.
Tampoco olvides que tu objetivo no debe ser trabajar más horas al día para ganar más dinero, sino ofrecer una mayor calidad en los resultados que obtienes reduciendo tus horas de trabajo a una jornada laboral considerada normal: de 6 u 8 horas diarias.
Si, como yo, emprendiste esta aventura para mejorar tu calidad de vida y disfrutar de tiempo libre para ti y tu familia, ver crecer a tus hijos y tener un trabajo apasionante pero no absorvente, una de tus prioridades es gestionar muy bien a qué dedicas tu tiempo y no excederte en el número de horas diarias que has reservado para trabajar.
Sé que al principio te costará porque hay mucho por hacer, yo misma he llegado a trabajar 14 horas diarias durante el primer año, pero una vez que pase la tempestad del nacimiento de tu negocio y todo el sistema empiece a funcionar, no te busques más cosas que hacer para sentir que estás ocupada, disfruta de lo que has conseguido, perfecciónalo y céntrate en ofrecer lo mejor de ti misma.
Estamos aquí para disfrutar de nuestro trabajo, no para ser esclavas de nuestra pasión ¿recuerdas?
Te invito a visitar las anteriores entradas sobre este tema:
10 tips para aumentar tu productividad hasta el infinito + Casos reales:
VISITAR LA ENTRADA AHORA
Cómo afecta la desorganización a tu día a día:
VISITAR LA ENTRADA AHORA
Cómo organizar un día de trabajo 100% productivo:
VISITAR LA ENTRADA AHORA
Y ahora te toca a ti, cuéntame ¿cómo organizas tus tareas diarias? ¿respetas tus tiempos? ¿cumples con las horas de trabajo establecidas? ¿qué es lo que más te cuesta a la hora de desglosar tus objetivos generales en tareas más definidas y concretas?
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