Hace unos días, con el post #AprenderGTD: Si no vacías no aplicas GTD®, continuaba la serie entrando ya en el paso de aclarar. En él hacía hincapié en la necesidad de vaciar completamente nuestras bandejas de entrada y hoy voy a continuar con ello. Lo que es el Santo Grial de GTD® para muchas personas.
If you want to attain what many call the «holy grail of GTD»—having all your in-basket zones at zero—you must become adept at this part of the model. David Allen. Making It All Work
Al terminar el post, te introducía brevemente el hecho de que debes encontrar la cadencia adecuada para aclarar tus bandejas. Una pregunta recurrente entre las personas que están implementando GTD® es: ¿cada cuánto debo aclarar? Y mi respuesta es que no existen recetas.
Eres tú quien lo debe determinar. Además, ten en cuenta que cada bandeja puede tener una frecuencia de aclarado diferente. Probablemente lo veas claro si piensas en la bandeja de entrada de tu email y la bandeja para capturas físicas que has dispuesto en el recibidor de tu casa.
Mi consejo para encontrar el ritmo adecuado es que prestes atención a tus sensaciones. Si una bandeja llena te empieza a generar ruido mental, es que tienes que aclararla. Pero claro, en este mismo proceso de autocalibrado también está el peligro. Porque te puedes quedar a mitad del camino. Es uno de los puntos negros a la hora de implementar correctamente la metodología GTD®.
The difference between the first two stages of gaining control—capture and clarify—is significant, and any failure to make that distinction can be a block to your effectiveness. David Allen. Making It All Work
Al empezar, es fácil pasarse por exceso o por defecto. ¿A qué me refiero? Sigo con los dos ejemplos que te he puesto hace un par de párrafos.
Puede que tengas la sensación de que tienes que estar aclarando la bandeja de entrada de tu email continuamente y puede que la bandeja física que tienes en casa se haya convertido en un vertedero que nunca aclaras y no te provoque —casi— nada de inquietud.
Pues ni lo uno ni lo otro.
Tener el email abierto todo el rato es puro vicio. Sííí, ya sé que en tu caso no es así… jajajaja, es broma, ¡¡lo tuyo también es vicio!! 😉 Y no vaciar tu bandeja de entrada física de casa es —casi— Diógenes e igual a quien sí inquieta ¡es a tu pareja! jajajaja
Como te introducía en el post anterior de la serie, el tema está en entender que esta primera sensación de control que logras en el paso de capturar no es aún la buena, la buena llega aplicando los cinco pasos de GTD®.
Es normal que al empezar pienses que con el email cerrado no vas a conseguir nunca la sensación de control, y, en cambio, pienses que con sólo capturar —y apilar— en una bandeja física las cosas sueltas que aparecen en casa ya tienes bastante.
Es un proceso continuo, lo que se captura se aclara. Un paso no tiene sentido sin el otro. Y la diferencia entre ellos en lo que respecta a conseguir la sensación de control debes tenerla clara.
Si no es así, te va a pasar lo que a muchas personas: que se quedan con una deficiente implementación de GTD®. En algunos casos el simple hecho de capturar ya les basta y dejan el aclarar para las «ocasiones especiales». O bien llegan a la conclusión de que hay bandejas inaclarables.
Esto se puede traducir en:
- Bandejas en las que no sigues el flujo de trabajo de GTD® —es decir, que no aclaras correctamente—, como la bandeja de entrada del email, pues te parece imposible gestionarla de otra forma a como llevas haciéndolo toda la vida
- Bandejas que aclaras con cierta —pero no demasiada— regularidad, como una libreta o el inbox de tu gestor de listas; sospechosamente, las mismas que has llenado de capturas manuales y que, mucho me temo, siguen (haciendo ruido) en tu cabeza.
- Bandejas vertedero donde acumulas —aparcas— cosas y no aclaras nunca. Bandejas en realidad más cercanas a una papelera que a una bandeja de entrada.
Todas tus bandejas se tienen que aclarar bien y con regularidad. No valen los términos medios.
Es por eso que una buena práctica es que hagas la Revisión Semanal con todas tus bandejas a cero. Así garantizas que, al menos, una vez a la semana las vacías y tomas decisiones sobre lo que has —o se te ha— capturado. Incluso te puede venir bien tener en tu checklist de la Revisión Semanal todas las bandejas de entrada que tienes en tu particular ecosistema.
Es un cambio, cierto, pero para nada es el Santo Grial de GTD®. Al menos en lo que respecta a la dificultad de encontrarlo. Porque, aunque no vas a lograr la vida eterna como Indiana Jones, sí que te garantizo que tu vida va a ser mucho mejor.
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