Yo siempre digo que para ser más productivo, la eficiencia y la eficacia suman, pero la colaboración multiplica.1
Colaborando en el proyecto KENSO he notado en primera persona como juntos somos capaces de hacer cosas más grandes y con una mejor calidad que los miembros individuales.
En este artículo quiero explicarte cómo trabajamos juntos: cómo nos organizamos y comunicamos.
Una colaboración con propósito y valores
Al principio de nuestra colaboración, nos hemos juntado para “ver qué podemos hacer juntos”. Esto ha sido muy interesante, pero el proyecto no avanzaba mucho. Hasta que, después una reflexión profunda, finalmente teníamos claro cuál es el propósito y cuales son las valores del proyecto, entonces el proyecto cogí velocidad.
Digo “velocidad”, porque desde entonces hemos estado produciendo resultados. Pero nunca hemos trabajado con prisas ni urgencias. Uno de nuestros valores es que vamos despacio porque queremos llegar lejos.
Para nosotros, el propósito y los valores no es algo que sólo existe en un documento, sino es algo que revisamos constantemente y que tenemos en cuenta al tomar decisiones.
Trabajamos en remoto
“Vamos despacio porque queremos llegar lejos”Twitéalo
Una cosa que siempre hemos tenido claro es que trabajamos mejor en remoto. Como en la mayoría de las organizaciones modernas, no hay ninguna razón para estar siempre en el mismo lugar ni tener el mismo horario. Cada uno decide qué quiere hacer, cuando quiere trabajar y donde trabaja.
Esto no quiere decir que nunca nos vemos. Cuando impartimos un taller presencial, trabajamos mano a mano y habitualmente aprovechamos las horas antes o después del taller para trabajar en otros proyectos.
Además, al menos una vez por semana tenemos una videoconferencia para discutir el progreso de los proyectos y para enseñar los resultados del trabajo de los últimos días.
Basecamp es nuestra oficina virtual
Aunque en el día a día no nos vemos, estamos constantemente en contacto, porque la comunicación es un factor clave en cualquiera colaboración.2
El centro de comunicación, o nuestra oficina virtual, es la plataforma Basecamp. Aquí hemos creado diferentes espacios para colaborar; hay un espacio de equipo y un espacio para cada proyecto en que estamos trabajando.
Cada espacio dispone de diferentes herramientas, como una agenda, listas de tareas, documentos, un chat, discusiones, etc. Y cada cita, tarea, documento y mensaje tiene un hilo de comentarios para discutir los detalles.
Gracias a Basecamp tenemos una comunicación reflexiva, profunda y constante, pero sin causar interrupciones. Lo bueno de Basecamp es que lo puedes cerrar e incluso tiene una función que me encanta llamada ‘Work can Wait’ para pausar notificaciones fuera del horario establecido.
Trabajamos en ciclos
Tenemos una visión realmente ambiciosa, porque queremos conseguir grandes resultados. Pero no perdemos el tiempo haciendo planes a largo plazo, porque somos conscientes de que no podemos predecir el futuro.
Sabemos que es mejor trabajar de forma iterativo en pequeños ciclos y decidir cómo continuar al final de cada ciclo. Después de haber experimentado con diferentes periodos, hemos encontrado que el tamaño óptimo para nuestros ciclos de trabajo es seis semanas.
Antes de cada ciclo, decidimos juntos cuanto trabajo podemos hacer en el próximo ciclo y elegimos los resultados que podemos conseguir de modo realista.
Por ejemplo, para el ciclo actual hemos seleccionado pocos proyectos, porque yo estaré ausente durante tres de las seis semanas.
Cada proyecto que elegimos tendrá su propio espacio en Basecamp, donde haremos el trabajo.
Para la mayoría de los proyectos, el ciclo tiene dos fases.
En las primeras semanas del ciclo nos dedicamos a la exploración. Si hay que impartir un taller presencial, primero investigamos las necesidades del cliente para poder definir los contenidos del taller, si queremos desarrollar un curso online, primero deberíamos investigar cuáles son los problemas que los alumnos tienen y cuál será la estructura del curso.
Las últimas semanas de cada ciclo son más operacionales, porque estamos produciendo el material.
Entre ciclo y ciclo reservamos una semana para poder arreglar los últimos detalles de los proyectos terminados durante el ciclo.3
Pero más importante en esta semana es la ‘retrospectiva’ del ciclo pasado para analizar la colaboración e identificar posibles mejoras para el siguiente ciclo.
También usamos esta semana para planificar el nuevo ciclo.
No todo es trabajo
Oficinas tienen una ‘cafetera’ para facilitar también el contacto más personal, porque no todo es trabajo. Cuando trabajas en remoto, necesitas una cafetera virtual.
Nosotros procuramos buscar un espacio y tiempo para compartir también cosas que no tienen nada que ver con KENSO. Recomendamos canciones, explicamos qué hacemos en el tiempo libre, estamos interesado en el otro…
Porqué más que nada, en KENSO las personas están en el centro.
¿Qué te parece esta forma de colaborar? ¿Cómo colaboras tu con tus compañeros? Compártelo en los comentarios abajo.
- Inspirado por una fórmula para explicar la importancia de la actitud de Victor Küppers. ↩︎
- Muchas empresas no admiten el trabajo en remoto porque quieren estimular la comunicación en persona entre las personas. Lo que no tienen en cuenta es que en oficinas abiertas habitualmente hay una comunicación más frecuente, pero menos profundo. Nosotros preferimos validad sobre cantidad. ↩︎
- Aunque el proyecto debe estar cerrado, siempre queda alguna cosa pequeña por hacer. ↩︎
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.