El balance de comprobación es un documento contable que se realiza para comprobar que la contabilidad está bien realizada pero "sólo a efectos aritméticos", es decir, no nos va a dar información sobre si las cuentas son las correctas, sobre si las masas patrimoniales se corresponden con lo que marca el PGC, lo que nos va a decir es si nuestra contabilidad cuadra o no cuadra.
Por poner un ejemplo muy simple; si hemos puesto una cuenta de activo en vez de una cuenta de gastos, el balance de comprobación no nos va a dar información de esa incorrección ya que la contabilidad igualmente estará aritméticamente correcta, pero las cuentas estarán mál puestas y afectará a los resultados de la empresa.
Es también muy importante no confundir el balance de comprobación de sumas y saldos con el balance de situación, ya que este último nos da una información patrimonial de la empresa a una fecha determinada.
El artículo 28 del Código de Comercio nos indica la temporalización de este balance, al señalar que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobación". Por lo tanto este balance hay que realizarlo por lo menos una vez al trimestre.
En cuanto a la realización es relativamente fácil y para ello se puede hacer en el programa informático que utilice la empresa o con una plantilla en una hoja de cálculo o incluso a mano de una manera más "bookkeeper", vamos a la manera tradicional.
Para realizarlo cogeremos la información del libro Mayor, en el cual previamente debemos saber los saldos de las diferentes cuentas (de todas ellas). Una vez que hemos cogido los diferentes saldos de las cuentas ponemos todas las cuentas en una columna, en otra columna ponemos la suma de los "debes" de todas la cuentas, en otra la suma de los "haberes" y así sucesivamente con los saldos deudores y saldos acreedores. En las dos primeras columnas tenemos que poner obligatoriamente la cantidad que sea, aunque sea 0, y luego cada cuenta sólo puede tener saldo deudor, saldo acreedor o saldo cero.
Por último y una vez hechas las sumas tenemos que comprobar que:
SUMA DEBES = SUMA HABER
SUMA SALDOS DEUDORES = SUMA SALDOS ACREEDORES
Si esas sumas son iguales la contabilidad está bien realizada a efectos aritméticos.
Un modelo propuesto:
Art. 28.1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.2. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
Se modifica el apartado 2 por el art. 48 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Ref. BOE-A-2013-10074.