La gestión de la información debe ser estratégica, ante el cambio de paradigma de no tener información, a cómo procesar grandes cantidades para obtener datos relevantes.Tan sólo en Estados Unidos, los negocios sufren pérdidas de más de 600 mil millones de dólares (mdd) al año por la baja calidad de datos que manejan, de acuerdo con The Data Warehousing Institute.
Las grandes cantidades de datos generados cada día a nivel mundial plantean un cambio de paradigma: “el problema no es tener información, sino cómo la procesamos para, desde el punto de vista organizacional, filtrar cuál es relevante y cuál no lo es”, afirma Ramón Martínez, director comercial de SAS México.
Un estudio reporta que 88% de los proyectos de integración de datos fallan por problemas en la calidad, porque, en muchas ocasiones, los datos en las empresas son de difícil acceso y están “contaminados” por otros inservibles. Al no disponer de soluciones analíticas, las bases de datos que han conseguido almacenar información relevante no pueden rentabilizarse al máximo.
Las soluciones de empresas como Microsoft, IBM o SAP se presentan en forma de software compatible con todas las plataformas de hardware del mercado. Este tipo de soluciones “ayudan a mejorar las cuatro ‘v’, volumen, velocidad, veracidad y valor”, declara Martínez.
Un ejemplo sobre el funcionamiento de la tecnología de information management consiste en un producto que evite que un dato se duplique o se triplique. Es decir, las empresas que guardan los datos de sus clientes, en ocasiones lo hacen en diferentes bases de datos o con diferentes características. A veces, un mismo cliente puede estar registrado de dos formas diferentes, por ejemplo, Alejandro Gómez o Alejandro G, y lo que permiten las soluciones de software es eliminar uno de los dos registros, en caso de que sea el mismo cliente, al tiempo que actualiza la información del cliente.
Mercado en México
En México, dado que el ámbito empresarial también ha ido evolucionando, la necesidad de un acceso rápido a la inteligencia de calidad y autonomía en el negocio ha hecho imperativo y complejo gestionar los activos de información de manera más eficaz y eficiente.
“México es un país que están creciendo en población, servicios y tecnología. En países más desarrollados la adaptación de la tecnología es mucho más rápida. Aquí, la necesidad de implementar tecnología es fundamental para dar mejores servicios. Sin embargo, nos falta mucho para que las empresas determinen con claridad cuáles son las áreas que deben manejar los datos. Creo que el reto principal es poder convencer a las compañías y a los usuarios de la necesidad del cambio. Todavía somos reacios al cambio, aunque estamos avanzando mucho y hay grandes oportunidades tanto en México como en Latinoamérica“, opina Martínez.
Para sacar el máximo provecho de las oportunidades, las organizaciones deben maximizar el valor empresarial de la información y aprovechar todas las tecnologías de gestión de datos. Las recompensas irán más allá de la agilidad, la adaptabilidad, la innovación, y finalmente de la ventaja competitiva.
Tener un plan
“Las herramientas que desarrollan las empresas de TI ayudan a sus clientes a organizar estos datos, para que estén seguras que sus datos tienen calidad, que hay una organización adecuada de su información y que estén limpios sus datos“, afirma Martínez.
Según el experto, pocas empresas han logrado desarrollar un plan de administración continua de la información, a través de soluciones unificadas, estrategias y servicios de implementación que abarcan datos, analítica y gestión de decisiones. Considera que las empresas más grandes, aunque también la mediana empresa que genera o administra grandes cantidades de datos, son los nichos de negocio que más utilizan las soluciones de information management.
“El costo de aplicar una tecnología de information management es poco significativo respecto al retorno de inversión. Estimamos que por cada peso que se invierte en tecnología, las empresas recuperan 10″, afirma Martínez.
Los beneficios van desde la reducción de costos al utilizar la información correctamente, hasta el incremento de productividad y valor para el negocio. Un aspecto importante es el rol estratégico que puede tener el área de TI apoyando a otras áreas como ventas y atención al cliente para facilitar la recopilación y administración de datos para transacciones, compras, pagos, quejas, entre otros.
Para lograr una gestión estratégica se requiere reconocer a la información de la empresa como un activo estratégico, que requiere de una gestión ad hoc y de la integración de cualquier dato, independientemente de si es un texto u otro tipo de archivo o si procede de un disco duro o de otro.
Un proceso de tres pasos
Existen formas diferentes de afrontar el reto de una óptima gestión de la información, Martínez explica un método que requiere tres pasos:
Planificación: fija los objetivos de la empresa mediante una asesoría especializada y, con base en ella, se diseña una estructura tecnológica que permita agrupar todos los fatos, independientemente de la fuente de la que procedan, en un solo lugar, al tiempo que se ‘limpian’ los datos que no son útiles o que están duplicados.
Almacenamiento e integración de datos: “Lo segundo consiste en saber de dónde provienen los datos, de textos, del departamento de atención al cliente, de diferentes bases de datos etc., con el objetivo de integrarlos en una sola fuente de información. A eso le llamamos ‘integración’ de datos”, explica Martínez. En esta fase son imprescindibles las soluciones de extracción, transformación y carga de datos.
Las soluciones permiten analizar los datos para obtener conocimiento inteligente a partir de ellos. En esta fase de análisis existen soluciones con distintos grados de complejidad, comenzando por algunas sencillas de reporting que elaboran informes predeterminados con tan sólo pulsar una tecla o las más avanzadas OLAP (online analytical processing), que permiten a los usuarios diseñar sus propios procesos de gestión de datos para obtener conocimientos muy precisos.
“El tercer paso es el ‘gobierno‘ de los datos. Por lo general, un área de negocio debe gestionar las bases de datos, pero lo que se necesita es que otras áreas participen en esa organización. Las soluciones se ayudan a permear la información a todas las áreas de negocio, en función de la frecuencia con la que se actualizan y las fuentes de información que lo hacen. Tras ello se puede implementar una estrategia de datos corporativos”, explica Martínez.
En la última fase se lleva a cabo un proceso de análisis de los datos, lque se conoce como minería de datos y que puede ofrecer respuestas específicas, como la elaboración de estadísticas que ayuden a tomar decisiones a las empresas.
Ramón Martínez es director comercial de SAS para México y Centroamérica, donde es el responsable de implementar y desarrollar las estrategias comerciales de todos los productos y servicios de software.