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Cambiar de asesoría. Por qué hacerlo, cuándo y cómo

Publicado el 23 junio 2019 por Ahorrocapital @ahorrocapital
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Cambiar de asesoría es una de las decisiones más difíciles de tomar para un autónomo o un empresario. Una vez confías en un despacho o una persona para externalizar tus servicios de gestión de las cuentas de tu empresa y de todos los trámites relacionados con ella, transcurridos unos años, suele ser habitual que, pensar en cambiar de asesor te suponga todo un mundo. 
Después de todo, ya conocen todos los entresijos de tu actividad y son quienes han ido elaborando la información contable de tu negocio. Saben tu historia empresarial o gran parte de ella. Te tienen que hacer una liada muy gorda, para que decidas buscar otro profesional. Eso es lo que seguramente ya saben también muchos asesores. Y a veces abusan de ello. Limitándose a prestar unos servicios mínimos, con los que justificar sus honorarios.
Mi recomendación es contundente. Si no estas satisfecho con tu asesoría, has intentado hablar con ellos para resolverlo y aun así los servicios que te presta están muy por debajo de tus expectativas, no lo toleres. Y no esperes demasiado tiempo para resolverlo. Cambiar de asesoría no es tan complicado

¿Por qué deberías decidir cambiar de asesoría?


Hay múltiples razones que te pueden llevar a cambiar de asesor. Desde mi punto de vista hay tres grupos de aspectos, en los que se pueden detectar deficiencias que te motiven a cambiar. 

Atención al cliente general


-Tienes que llamar en sucesivas ocasiones y perseguirles para que respondan tus consultas o solicitudes
-Cuando no te devuelven las llamadas, no contestan a tus correos o tardan varios días en hacerlo.
-Es prácticamente imposible reunirte físicamente con tu asesor. Te da largas o evita reunirse contigo. No te dedica tiempo a ti, ni a los asuntos de tu empresa.
-No cumplen los plazos o van muy justos. No te dan casi tiempo a preparar la información, ni te avisan con tiempo de los importes a pagar para gestionar correctamente tu tesorería y gestionar los pagos. 
-No te facilitan datos e información de tu empresa de forma proactiva. Ni siquiera cuando se los pides. Ni balances, ni mayores… no tienes una imagen real y actual del estado de tu negocio o de tu contabilidad. No te devuelven las facturas que les has entregado o las traspapelan. 

Servicio de asesoría


-Se han convertido en meros tramitadores de impuestos, se limitan a contabilizar asientos y te aportan cero valor añadido. 
-Les da igual como va tu negocio. No demuestran compromiso contigo ni con tu negocio. No te informan subvenciones ni bonificaciones de las que te puedes beneficiar ni te mantienen al tanto de cambios legislativos que afectan a tu actividad. Muchas veces eres tú, quien les habla de novedades de las que te has enterado por la prensa o por otros empresarios.

Gestión, tramitación y estructura


-Cometen errores en la presentación de impuestos o modelos ante la administración, que han generado requerimientos, recargos o sanciones. Con la consiguiente pérdida de tiempo y económica para responder por ellos. 
-No te sientes tranquilo. Tienes que perder tiempo en revisar su trabajo o tienes que estar detrás de ellos para comprobar si han presentado a tiempo los impuestos, las cuentas anuales, etc. 
-Tienen carencias organizativas o de estructura graves en el despacho. No cuentan con el personal suficiente o carecen de programas actualizados y tienen una gestión poco informatizada. Son poco eficientes y siempre trasladan la sensación de estar desbordados de trabajo. 
-No cumplen con los servicios o funciones, ni han resuelto los problemas acordados en el inicio de la relación con la asesoría, te hacen seguir pendiente y atado. 
-Cuando te suben las tarifas sin previo aviso, te cobran una cuota superior al de otras asesorías similares, cuando pretenden cobrarte honorarios extra por servicios que no te advirtieron que no estaban incluidos en la cuota al contratar, pagas por cosas que no necesitas o básicamente cuando están más interesados en cobrarte que en prestarte un servicio de calidad. 
Cuando concurren alguna o algunas de las circunstancias anteriormente detalladas, urge tomar medidas y cambiar de asesoría. Entiendo que te pueda dar pereza dar el paso o que puedas pensar que el trastorno que te puede causar cambiar de asesor es muy grande. Pero mayor perjuicio es seguir por más tiempo en una asesoría que presta un servicio en unas condiciones que dejan bastante que desear. 
Muchas asesorías generan unas expectativas que son incapaces de cumplir, porque que intentan abarcar más de lo que pueden gestionar, con la única finalidad de ingresar más. Y después de muy buenas palabras, terminan prestando un servicio deficiente y se aprovechan de la dejadez o el trastorno que te puede suponer cambiar de profesional. No lo consientas. Hay un montón de asesorías en el mercado y no todas son malas. 

¿Cuál es el mejor momento para cambiar de asesor?


El mejor momento para empezar a trabajar con otra asesoría, es el primer trimestre del año. Se cierra un ejercicio y comienza otro. Y es más fácil determinar las responsabilidades del antiguo asesor y el nuevo. En cualquier caso, si la situación es insostenible y no se puede esperar al comienzo del año, para tener tiempo para hacer la transición, lo que te recomiendo es que hagas el cambio en el inicio de un nuevo trimestre. El final del 3T es el mejor después del inicio de ejercicio. En septiembre comunicas y en octubre coges las riendas. 

¿Cómo cambiar de asesoría fiscal y contable con el menor trastorno posible?


Si la asesoría de la que te marchas es mínimamente profesional y competente, la contabilidad debería estar al día y no deberías tener problemas. Lo ideal, es que seas tu mismo quien se reúna con el asesor al que cesas en su función y no que sea el nuevo proveedor de servicios quien lo haga. 
Si hay una mínima relación cordial, lo ideal es sentarse para establecer unas fechas y plazos en la finalización de prestación de servicios, para delimitar responsabilidades y por si hubiese temas pendientes en curso. En caso contrario, será necesario dejar constancia por escrito de las condiciones establecidas para el cese, por si hay problemas. 
Suele ser conveniente que la nueva asesoría, haga una pequeña auditoria al trabajo realizado por la asesoría que cesa en su función de gestión de cuentas. 

¿Qué documentación solicitar al cambiar de asesoría?


Toda la documentación relativa a tu negocio o a tu empresa, es propiedad tuya o de la empresa. Y la responsabilidad del asesor y contable que cesa, no se extingue con la finalización de la relación contractual. Por lo tanto, deberás solicitar toda tu documentación que tenga en su poder:
   -Balance de sumas y saldos.    -Libro diario de todos los ejercicios    -Listado de mayores    -Cuentas anuales, balances de situación, cuenta de PyG.    -Copia de impuestos presentados, nóminas, seguros sociales…    -Libro de actas    -Declaraciones de IVA, IRPF, IS…    -Originales de facturas, escrituras u otros documentos de tu empresa
Esta documentación, no es importante sólo para ti como autónomo o empresario. Lo es también para el nuevo asesor. La clave de que no haya problemas en el cambio de asesoría, es que cuete con toda la información necesaria. 
Cambiar de asesoría. Por qué hacerlo, cuándo y cómo 

¿Qué valorar para acertar al cambiar de asesoría?


Lo primero de todo, indagaría en su reputación online. Si quieres evitar caer en las manos nuevamente de un mal profesional como del que huyes ahora, toma buena nota de los comentarios de otros clientes. 
Mantén una reunión personal con tu futuro asesor. Además de para aclarar todas las dudas en primera persona, para comprobar que te entiendes con él y hay feeling. 
Jamás te pongas en manos de un profesional o una asesoría que no te ponga por escrito de forma clara y transparente que servicios entran y cuales no están incluidos en el precio. 
Asegúrate de que sea una asesoría que pueda crecer con las necesidades te tu actividad o negocio, pero empieza pagando únicamente sólo por aquello que necesitas. 
Deja muy claro desde el minuto uno cual va ser el marco de relación. Las obligaciones por parte de la asesoría, el flujo de información requerida que vas a necesitar, la periodicidad de las reuniones. Si hay compromiso de permanencia, o si es necesario un preaviso para cesar la relación. Y todos los aspectos que más valoras para tu total satisfacción. 
Comprueba que cuenten con un seguro de responsabilidad civil y aclara quien responde de los errores y como resolverlas incidencias. 

¿Qué debes esperar al pagar para externalizar la asesoría fiscal y contable de tu negocio?


No es ningún secreto, que muchos asesores se creen en el derecho de cobrar una tarifa únicamente porque pueden demostrar que presentan tus impuestos en plazo y llevan una contabilidad no muy detallada de tu negocio, pero que más o menos sirve para proyectar la imagen fiel de tu actividad y que lo vale porque te liberan de esa tarea. Pero eso, como hemos dicho antes, es ser malamente un mero tramitador o mecanizador de datos, pero ni mucho menos puede considerarse un servicio de asesoría, porque no hay asesoramiento en la práctica, ni sirve como ayuda en la toma de decisiones.
Para mi es fundamental que haya un grado de profesionalidad y atención mínimamente aceptable, más allá de una buena disposición, una sonrisa y un despacho bonito. Es fundamental que hay una agilidad y rapidez en la atención de tus consultas, llamadas y correos. 
Que te dediquen tiempo, que sean proactivos, que se impliquen en tu negocio y te hagan propuestas de mejora, optimización fiscal o contable, que lleven las cuentas de tu empresa al día, que te faciliten con prontitud la información de tu empresa para llevar al día el pulso de tu negocio. En definitiva, que te den seguridad y confianza.
Si estas pagando una cuota por tu asesoría y no tienes estos mínimos, cámbiate de asesoría ya mismo. Para lo básico, asientos contables, conciliación de saldos, emisión de facturas y presentar impuestos, hay software y programas que te lo hacen automáticamente por 6€+IVA al mes. Que no te engañen. El mundo de la asesoría va a vivir un proceso de transformación terrible en los próximos años. Muchos de los honorarios que se cobraban hasta ahora en asesorías, son por trámites administrativos o mecanización de datos que hoy son perfectamente programables. Creo que es hora de que seamos exigentes con lo que recibimos. ¿Tú estás contento con tu asesoría? ¿Has tenido alguna mala experiencia? ¿Crees que la profesión de contable va a desaparecer?
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