Las empresas han aprendido lo que significa eficiencia y productividad . Quieren centrarse en los procesos que crean valor y la incorporación de un nuevo software es una de las vías para conseguirlo. Antes se pretendía conseguir un soporte digital de datos para acceder y obtener información con rapidez . Ahora ya no es suficiente , automatizamos procesos para descargarnos de trabajos innecesarios dedicando nuestro tiempo y atención a lo que realmente es importante .
Pasamos del más rápido con más eficiente , al más simple más eficiente.
Ya no se trata sólo de implementar un ERP para los procesos diarios , también de estudiar servicios gratuitos o freemium, e incorporar apps a los dispositivos para facilitar rutinas. Un ejemplo es Captio. Una forma de registrar gastos profesionales a través del móvil y que nos sirve de ejemplo de cómo una app/servicio puede mecanizar y facilitar diversas rutinas comunes .
Se trata de un software diseñado con la finalidad concreta de recopilar dietas, desplazamiento, y otros gastos de empresa a través de un sistema que permite recopilar los tickets con una foto tomada desde un dispositivo móvil que posteriormente será procesada , extrayendo los datos (nombre del proveedor , concepto al que corresponde e importe), y será enviada a la nube para confeccionar los informes de gastos.
Elimina las tareas de transición, más mecánicas, destinadas a recopilar, formatear y totalizar los datos. Podemos centrarnos en consultar y estructurar el resultado final como deseamos.
La aplicación está disponible para las plataformas más populares , iOS , Android y Blackberry , quizás falta la versión para Windows Phone. Reforzada con el entorno web para visualizar y analizar los datos recogidos.
Una vez fotografiado el ticket se clasifica por tipo de servicio y forma de pago, introducido a mano cada vez que registramos un documento. Se incorpora un sistema de reconocimiento de texto - cada vez más presente en el mundo app - para recoger datos , aunque no es instantáneo . Una vez hacemos la foto, ésta es enviada al servicio para que realice la extracción de datos, tardando un tiempo en ser tratado.
Para el kilometraje disponemos de un tipo específico de ticket pensado para registrar distancias recorridas . Entramos los diferentes puntos visitados y calculando el kilometraje haciendo uso de las herramientas provistas por Google Maps. Una vez fijada la ruta nos permite visualizar en un mapa. Desde el dispositivo la entrada es manual .
Informes
El entorno web nos permite editar los tickets y agruparlos en informes. Para una empresa facilitará la gestión de gastos por proveedores , la tipología o cualquier otra segmentación, por no hablar de evitar los inconvenientes de solicitar los justificantes de gasto a los trabajadores y ahorrarse el trabajo de picar a mano la información.
El ticket no se puede asignar a varios informe a la vez, pero sí que se pueden desvincular de uno para enlazarlo con otro. Si este es el caso, los importes del informe origen actualizarán. Una vez confeccionados los podemos descargar en formato PDF y CSV editable desde las aplicaciones de hojas de cálculo , enviados a quien corresponda o pedir su aprobación a un supervisor .
Precios
Dispone de un servicio gratuito que sólo permite 10 capturas y poco más . Si decidimos contratar el servicio disponemos de una versión individual o Business (para la empresa). La diferencia es que la última dispone de un entorno administrador y una analítica de gastos avanzada. El precio del servicio individual es de 7,95 € al mes, por 69.95 € el servicio Business .
Como siempre el hecho de tratarse de software como servicio nos permite programar pruebas durante un límite de tiempo, pudiendo echar atrás en el caso de que no nos satisfaga.