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Desarrollar todas las virtudes que ofrece OmniFocus como herramienta de gestión de listas casi merecería la elaboración de un libro. Dado que no desearía extenderme en demasía paso a describir algunas de sus principales bondades, las cuales convierten a la aplicación como la herramienta de escritorio ideal para gestionar tus listas GTD:
MODOS DE TRABAJO La aplicación permite dos modos de trabajo: Planificación y contexto. En el modo planificación podemos llevar a cabo todo lo referente a los proyectos y su planificación y en el modo contexto todo aquello referente a la organización y gestión de nuestras listas. Sobre estos dos modos podremos aplicar todo el flujo de trabajo y diseñar todas las listas necesarias para nuestro sistema.
PERSONALIZACION DE LISTAS Las acciones en OmniFocus disponen de los siguientes parámetros: contextos y pseudocontextos, proyecto, tiempo disponible, fecha de inicio, fecha de vencimiento y prioridad. Estos dos últimos parámetros no son recomendables usarlos para GTD. Podemos configurar todas nuestras listas en función de todos y cada uno de estos parámetros así como del estado de cada uno de los contextos y acciones. Estas listas pueden guardarse para usarlas de forma habitual e incluso ocultarse de las propias listas los parámetros que no usamos.
RECURRENCIA La aplicación permite la definición de acciones recurrentes a través de cualquiera de los tipos de fecha que maneja bien de forma fija o dinámica.
PLANIFICACIÓN Con esta fantástica aplicación puedes planificar tus proyectos de forma totalmente libre. Puedes clasificarlos mediante carpetas, usar subproyectos, configurarlos de forma secuencial o paralela, generar plantillas de proyectos, hacerlos repetitivos, fijar plazos de revisión, etc. Realmente increíble.
REVISIÓN La aplicación incluye una utilidad para controlar la revisión de los proyectos. Revisando uno a uno de forma periódica, puedes verificar su estado, si tienen acciones definidas y marcarlo como revisado. De forma automática la aplicación calcula la siguiente fecha de revisión. Esta utilidad resulta muy útil sobre todo para los proyectos de corto alcance que han de revisarse a diario o cada dos días.
FOCO Puedes generar vistas o perspectivas tal y como denomina la propia aplicación para facilitarte la tarea de revisión precia a hacer ante los distintos estados productivos en los que puedas encontrarte. Puedes asociar una perspectiva para usar en la oficina, asociando los contextos disponibles en esa situación que pueden ser por ejemplo oficina y ordenador. Sólo te faltaría filtrar por tiempo disponible y nivel de energía (este parámetro que no esta disponible puede sustituirse con algún tipo de símbolo representativo al final de cada acción). Esta función es realmente potente ya que te permite generar todas las listas que puedan serte útiles en cada momento. Por ejemplo puedes generarte una llamada En la calle para cuando estas fuera asociada a los contextos compras y recados, etc.
MOVILIDAD OmniFocus cuenta con versión para escritorio, iPhone e iPad con sincronización mediante servicio propio gratuito.
Al margen de estas características, OmniFocus dispone de herramienta de captura a través de una caja de entrada rápida accesible desde el teclado o bien recortes desde distintas aplicaciones. También existen plugins muy útiles para capturar desde Chrome o bien desde Alfred.
Como puedes ver se trata de una aplicación realmente increíble A modo de crítica constructiva le faltaría mejorar el sistema de sincronización dado que es un poco lento, integrar el calendario en la propia aplicación e incluir el parámetro de nivel de energía de forma nativa o bien mediante el uso de alguna etiqueta. Según informaciones recientes, la versión 2.0 del producto esta ya en fase beta y promete importantes mejoras. Esperemos que siga siendo tan buena como la actual.
Si buscas una aplicación de escritorio para gestionar tus listas y eres usuario de OSX, no lo dudes, OmniFocus es tu herramienta.