Se conoce como ciclo de vida de un documento, a la secuencia de niveles o fases que transita un archivo, así como el tiempo que se establece desde su creación hasta su eliminación.
En este post se destaca la importancia de llevar de manera correcta el ciclo de los documentos de tu empresa. Así como las características y funcionalidades de este procesamiento.
La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento
Entre las ventajas o utilidades que aporta a tu empresa el ciclo de vida de un documento, se tienen las siguientes:
- Es vital para que gestiones la documentación y archivos de tu empresa. De esta manera evitarás los diversos departamentos de tu empresa podrán recuperar los documentos desde diversos sitios, y además, evitaran la duplicación de los mismos. En ese sentido, será recomendable que establezcas el estado de los documentos (pendiente, enviado, y otros).
- Podrás recurrir a un sistema de plantillas de tareas, para que puedas organizar los flujos de trabajo con tu documentación (workflows). Esta acción está relacionada con el sistema de gestión documental.
- Tendrás la posibilidad redirigir de manera automática los documentos y archivos, así como ejecutar tareas, hacer seguimiento, enviar notificaciones y avisos, mediante los flujos de trabajo de aprobación.
¿Qué etapas atraviesa este ciclo?
Las diferentes etapas que atraviesa el ciclo de vida de un documento, se citan a continuación:
- Creación: La misma consiste en la elaboración de una estructura (borrador) del ciclo de vida de un determinado documento. El mismo, será entregado a los empleados de tu empresa, por lo cual deberá tener una impecable redacción y apego a ciertas normas, para que estos puedan comprenderlo.
- Organización y clasificación: Mediante los metadatos podrás etiquetar los documentos de tu empresa. Estos metadatos se emplean en los documentos digitales, y proporcionan además, una descripción e información adicional, acerca de: El título, autoría, fecha de creación o modificación, entre otros detalles. Además, los metadatos apoyan la clasificación y organización de los documentos de tu empresa, sirviendo al ciclo de vida denominado, “Records Management”.
- Colaboración y revisión: El ciclo de vida permite el trabajo colaborativo entre los empleados de tu empresa. Los cuales pueden llegar a trabajar de forma simultánea y compartir información. En ese sentido, el ciclo de vida establece los debidos niveles de acceso a tus documentos, para de esa manera evitar la desorganización en las actividades laborales de tu negocio.
- Verificación: Será tu empresa la que decida que versión de documentos podrá entregarse a tus empleados, para que este sea editado o verificado. Esta fase del ciclo de vida deberá cumplir con las normas ISO (control de calidad).
- Preservación o eliminación: Este ciclo garantiza la preservación o eliminación, de los documentos y archivos de tu empresa. Aquí deberás tener en cuenta la legislación vigente que destaca la destrucción de datos.
Tipos de documentos y su ciclo de vida
Actualmente las empresas llevan a cabo su actividad, a través de diversos tipos de documentos. Es de destacar, que no todos estos documentos suelen trabajar con un mismo ciclo de vida. Sin embargo, algunos documentos como los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los correos no deseados, no tienen un ciclo de vida largo, ya que se descartan en la primera lectura. Otros documentos son almacenados o archivados por un determinado tiempo, para luego eliminarse.
Indiferentemente del documento con el que decidas trabajar, su ciclo de vida tendrá que respetar determinadas normas referentes a la calidad.
E-mails
En las empresas se generan miles de correos electrónicos los cuales se clasifican por: Fecha, cliente, tipo, entre otros. Para su correcto almacenamiento, tendrás que regirte por la política de archivado de e-mails.
Correo postal
Existen algunas empresas que aún reciben correos postales, es decir correspondencias en formato de papel. En ese sentido, será recomendable que digitalices los documentos y archivos de tu empresa, y así que los puedas incluir en el ciclo de vida digital.
Facturas
Las facturas incluyen datos e información, los cuales son de vital importancia para tu empresa o negocio. Estas contienen datos de proveedores, cliente, costes, IVA, entre muchos más. En ese sentido cuando almacenas estas facturas podrás generar un flujo de aprobación. Es por ello, que será necesario que manejes estos documentos a través de un ERP o un gestor documental. Estos te llevaran la contabilidad de manera electrónica, ayudaran al control de la producción de tu empresa, además del inventario de los almacenes.
Vale la pena aclarar, que por ley se tendrán que preservar las facturas por un período de 5 años. Para tal fin, se les deberá elaborar un calendario de conservación. Sin embargo, el período de tiempo usual que estos documentos suelen estar archivados es de 6 a 10 años. Todo ello, para cumplir con los requerimientos de las auditorias.
Nóminas
Respecto al ciclo de vida de las nóminas, estas incluyen todo lo referente al pago de los empleados de tu empresa. Esta información se almacena en diferentes módulos, los cuales vienen incluidos en un software relacionado con RR HH.
Otros documentos técnicos
Los documentos de maquinarias y planos de obras de ingeniería, serán almacenados hasta que el proyecto finalice. Referente a los documentos de productos médicos, los mismos se almacenaran hasta que este sea lanzado al mercado, o hasta que haya sido comprobada la eficacia de los mismos.