Si nos atenemos a la definición del término ‘productividad’, viene a ser la capacidad, o el nivel de producción, y según si hablamos del sector Primario o Secundario, se traduciría en unidades de tierra cultivada o equipos industriales. Sin embargo, el mundo laboral que muchos nosotros conocemos está en el sector Terciario, por ello el concepto debe ampliarse y flexibilizarse. Así, la productividad llega a ser la capacidad para el desarrollo de productos utilizando los medios disponibles, pero también la rentabilidad de la empresa. A productividad van unidas calidad, producción, métodos de trabajo, innovación, … pero también rendimiento del personal.
Y no es de extrañar, puesto que los empleados también son recursos (HUMANOS en este caso), y parte fundamental del funcionamiento de cualquier organización. De hecho, del rendimiento, y de las relaciones interpersonales depende la calidad de productos / servicios, incluso la capacidad de renovación de la empresa.
En este post sobre cómo aumentar la productividad en el trabajo, analizaremos 10 pasos para conseguirlo, dividiéndolos en dos aspectos fundamentales, que son ‘¿qué puede hacer la empresa por aumentar su productividad?’, y ‘¿qué puedes aportar tú (trabajador) con el mismo objetivo?’
Cómo aumentar la productividad en el trabajo: el papel de la empresa
En ocasiones un rendimiento deficitario es consecuencia de una mala gestión en las horas de la jornada laboral. Si bien es verdad que los trabajadores, como personas adultas que somos debemos poner empeño en mejorar nuestra propia organización, la empresa puede hacer mucho por educar a sus empleados, o facilitar los medios para conseguir aumentar el rendimiento sin reducir el bienestar personal de sus miembros.
Paso 1
El capital humano tiende a estar infravalorado en algunos ámbitos, pero muchísimas empresas no pierden de vista su importancia para conseguir los logros. Los trabajadores deben recibir una capacitación continua, porque la posibilidad de ampliar conocimientos, se transformará en mayor eficiencia. Se trata de mejorar habilidades y competencias mediante reuniones, acciones de formación, team building, seminarios on line, etc.
Paso 2
Innovación: si no te crees la necesidad de innovar en un mundo cambiante, difícilmente mantendrás tu hueco en la producción de bienes y servicios. La innovación no sólo sirve para realizar diagnósticos de la empresa, sino también para optimizar recursos y adaptar las comunicaciones con proveedores, clientes, y todas aquellas que se desarrollan internamente.
Paso 3
Motivación y colaboración: la motivación (coaching, si quieres) es uno del pilares no solo de un funcionamiento armónico, sino del rendimiento. Una de las formas de conseguirla es mediante la innovación que comentamos más arriba; aunque también se deben prestar atención a las necesidades individuales, y favorecer mediante técnicas específicas las relaciones saludables entre miembros de la empresa.
Y la colaboración es una consecuencia de la motivación, si esta se gestiona bien, los trabajadores estarán dispuestos a colaborar con sus compañeros, a ayudarles a superar fases, a realizar sustituciones, etc.
Paso 4
Procesos frente a funciones… procesos y OBJETIVOS. Es tan claro como que hoy en día los jóvenes salen al mercado laboral con formaciones sólidas pero también flexibles y aplicables a diferentes contextos. Los tiempos en los que una persona empezaba a trabajar con 16 en un puesto concreto y se jubilaba casi 50 años después realizando las mismas tareas han cambiado.
¿No le interesa a una empresa los procesos para conseguir objetivos? entonces lo mejor es dejar esa responsabilidad en un grupo de trabajadores, sin necesidad que ninguno de ellos tenga funciones muy específicas asignadas. Lo que importa es el resultado, y los objetivos se cumplen mejor si son compartidos.
Paso 5
Desconectando en 3, 2, 1…: por si no lo sabes una jornada laboral no puede ser continuación de la anterior, y tampoco hay necesidad de que los trabajadores lleven sobre sus espaldas las preocupaciones laborales. Esto ocurre cuando los tiempos laborales se gestionan mal y las personas no tienen oportunidad de vivir (por falta de horas) fuera de las paredes de la oficina o nave de producción.
Cómo aumentar la productividad en el trabajo: el papel de los trabajadores
Paso 6
Creo que toda persona integrada en una empresa debe empezar a replantearse su papel en la mejora del rendimiento; a nivel personal se debe empezar por un entorno individual ordenado pero con funcionalidad. No se trata de tener tres portafotos alineados sobre el escritorio, o de que la maceta ocupe siempre su lugar; se trata de que optimices el espacio, y evites tener a la vista elementos que no vas a utilizar para el trabajo diario. Ello evitará distracciones y te mantendrá en el objetivo.
De la misma forma, deberías adquirir tal nivel de autocontrol como para evitar distracciones propias del uso de las nuevas tecnologías. Ni siquiera haría falta una intervención por parte de la empresa, bien sabes lo bien que sienta acabar una tarea a tiempo.
Paso 7
Sin prisa pero sin pausa: recuerda en primer lugar que es mejor enfocarse a los objetivos, porque son medibles, y al cumplirlos aumenta la satisfacción. El cometido se debe dividir en pequeñas metas, para no tener la sensación de que nos quedamos atascados. Si es necesario dedica unos minutos al día a establecer las de cada jornada, y compártelas con tu compañero o con el departamento.
Paso 8
UN tiempo para cada uno: aún dentro de la jornada laboral nos debemos replantear cuidar de nuestra mente, no sólo por nosotros mismos, sino por el funcionamiento global. Todos conocemos casos de trabajadores presionados (o auto presionados) que llegan a ser incapaces de cumplir con lo que se espera de ellos. Regular el estrés laboral es muy importante, y aunque en este post ya nos hemos ocupado del tema; a veces basta con dedicarse unos minutos en medio de la jornada laboral. Por supuesto, no olvides hidratarte frecuentemente, y aprovechar la pausa de la comida para ingerir alimentos saludables.
Paso 9
¿Qué tareas van primero?, parece extraño que haya dejado este paso de obligada aplicación casi para el final, pero los pequeños detalles me parecían lo suficientemente importantes como para que estén bien visibles.
Como se les dice a los niños cuando preparan exámenes: primero lo más difícil, porque cumplidas las metas complicadas te sentirás vital y pleno / a para acometer las sencillas. Pero no sólo eso, ¿eres de los que prefieren acometer tareas urgentes antes que centrarte en asuntos importantes?, te diré entonces que todo lo urgente no es importante; este replanteamiento es una de las claves del aumento de la productividad.
Paso 10
Delegar: plantéatelo, puede que me leas y seas un encargado o coordinador, te aseguro que aunque todos necesitan tu supervisión, hay muchas pequeñas tareas que no trasladas a los demás por desconfianza o para no sobrecargarlos. Estudia la situación y permítete aligerar tus responsabilidades en beneficio de todos.
Como ya has visto, aumentar la productividad es una tarea compartida y que requiere colaboración por parte de todos. Nunca es tarde para intentarlo, los resultados a todos los niveles valen la pena.
Imágenes | Flickr-Sean MacEntee, Flickr-orcmid, Flickr-Mad Wraith y Flickr-ymu rocks.