Las nominas y saber contabilizar las nominas son muy importantes en aquellas empresas que utilizan trabajadores en el desarrollo de su actividad económica.
Con una contabilidad de nominas correctas vamos a conseguir que los certificados de los trabajadores coincidan con sus sueldos y salarios lo cual es muy importante para las empresas.
Si en cambio la contabilidad de las nominas no coincide con lo que hayamos declarado en el modelo 190 podemos tener nosotros problemas y ademas podemos meter en problemas a los trabajadores de la empresa.
En este articulo vamos a ver cómo contabilizar las nominas con ejemplos prácticos.
¿Cuándo hay que contabilizar las nominas?
Las nominas al igual de restos de gastos de la empresa deberán de contabilizarse cuando se devenguen.
El principio de devengo es uno de los principios contables que regulan la contabilidad de la empresa.
Este principio nos viene a decir que ” los ingresos y los gastos deben de registrarse en contabilidad cuando se producen independientemente de cuándo se produzca su pago”
A veces los trabajadores tienen dificultades para llegar al final del mes y pueden en un momento dado solicitar un anticipo de su sueldo de por lo que puede que en algún momento también tengamos que contabilizar anticipos de nominas.
Los anticipos de las nominas son cantidades que cobran los trabajadores antes del devengo de la nomina por lo que cuando vayamos a realizar el pago de su nomina tendremos que tenerlos en cuenta.
¿Cómo se contabilizan las nominas de los trabajadores?
Cuentas contables utilizadas para contabilizar las nominas
Para contabilizar las nominas tendremos que conocer las cuentas que van a recoger cada una de las partidas que intervienen en el pago de una nomina.
Cuentas contables de gastos
Así pues los gastos que producen las nominas y que van a ser deducibles para las empresas se contabilizaran en cuentas del grupo 64 del plan general contable el cual esta dedicado a “Gastos del personal” Dentro de este grupo tenemos las siguientes cuentas.
- Cuenta 640 Sueldos y salarios. Aquí ira el bruto del salario de los trabajadores.
- Cuenta 641 Indemnizaciones. Por ejemplo la cantidad que percibimos cuando nos despiden.
- Cuenta 642 SS a cargo de la empresa. Aquí debe de indicarse la seguridad social que debe pagar la empresa por mantener esos trabajadores.
- Cuenta 649 otros gastos sociales. La usamos entre otras cosas para contabilizar cursos de trabajadores.
Hasta aquí lo básico de cualquier empresa, existen otras dos cuentas que nos las encontraremos sobre todo en empresas de cierta envergadura y cuyo análisis nos vamos a saltar ya que en la practica no se suelen utilizar.
- Cuenta 643 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
- Cuenta 644 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
Suelen estar relacionadas con prestaciones de jubilación, retiros, planes de pensiones …
cuentas contables de pasivo.
Al igual que los gastos para contabilizar las nominas habrá que reflejar en contabilidad una serie de pasivos contables.
Ya que con el pago de las nominas se contraen una serie de deudas, con Hacienda, con la seguridad social, con los trabajadores ….
Para contabilizar estos pasivos necesitaremos las siguientes cuentas:
- Cuenta 460 Anticipos de remuneraciones. Aquí se contabilizan las nominas pagadas de forma anticipadas a su devengo.
- Cuenta 465 Remuneraciones pendientes de pago. Para contabilizar las nominas cuando han sido devengadas y aun están pendientes de pago por parte de la empresa.
- Cuenta 475X HP Acreedora por retenciones practicas. En esta cuenta se registran las retenciones que hemos realizado a los trabajadores y cuya forma de contabilización hemos visto en otro articulo del blog
- Cuenta 476 Organismo SS acreedora. Debe coincidir con los seguros sociales presentados por la empresa.
Registro de las nominas en la contabilidad de la empresa.
Contabilización de una nomina con carácter general.
Un asiento tipo de una nomina de un trabajador con 22.000 euros de salario bruto anual y teniendo en cuenta que para ese importe según la herramienta de calculo de retenciones vendría a ser un 14,19 % si no tuviese ningún gasto deducible ( Esto no suele ser así ya que la seguridad social es pagada de forma conjunta por la empresa y por los trabajadores), seria el siguiente:
Mes 1
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(640) Sueldos y salarios 1833,33
(642) SS a cargo de la empresa 550
a (476) O.SS acreedores 824,99
a (4751) Hp Retenciones en nomina 260,15
a (465) Remuneraciones pendiente de pago 1289,19
Para hacer este asiento hemos realizado las siguientes presunciones:
- Se ha considerado que la seguridad social a cargo de la empresa es un 30% aproximado del salario del trabajador.
- La parte pagada de seguridad social por parte del trabajador es la diferencia entre 824,99 – 550
- La retención aplicable al trabajador es la que sale de la herramienta del calculo en la cual no hemos tenido en cuenta los gastos por lo que las retenciones serán algo mayores que las legales. Esto va a implicar que la declaración de la renta le salga a devolver.
Con esto tendríamos un asiento contable de nomina que incluso podemos predefinir en nuestro programa contable.
Contabilización de una nomina con curso subvencionable
Imaginemonos que hemos hecho un curso de la fundación tripartita de esos que dan derecho a deducirse 420 euros.
En el momento de contabilizar el gasto del curso el asiento a realizar por la empresa seria el siguiente
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(649) Curso formación para el empleo 420
a (572) Bancos 420
En el momento de descontarnos los seguros sociales el asiento a realizar seria el siguiente
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(640) Sueldos y salarios 1833,33
(642) SS a cargo de la empresa 550
a (476) O.SS acreedores 404
a (4751) Hp Retenciones en nomina 260,15
a (465) Remuneraciones pendiente de pago 1289,19
a (755) Ingresos servicios al personal 420
Contabilización de una nomina con anticipo.
En el momento en el que la empresa entrega el anticipo al trabajador el asiento que realizara para contabilizar el anticipo imaginémonos que es de 300 euros seria el siguiente.
Mes 3
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(465)Anticipo de remuneraciones 300
a (572) Bancos 300
Cuando la empresa pague las nominas tendrá derecho a descontar este anticipo de la nomina a recibir.
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(640) Sueldos y salarios 1833,33
(642) SS a cargo de la empresa 550
a (476) O.SS acreedores 824,99
a (4751) Hp Retenciones en nomina 260,15
a (465) Remuneraciones pendiente de pago 989,19
a (460) Anticipo de remuneraciones 300
Contabilización de una nomina con finiquito
Imaginemos que es mucho imaginar por que posible sea mas que al despedir al trabajador tengamos que pagarle 100 euros como indemnización por despido en este caso el asiento a realizar seria
Registro Contable – Libro Diario Debe Haber
(640) Sueldos y salarios 1833,33
(642) SS a cargo de la empresa 550
(641) Finiquito 100
a (4751) Hp Retenciones en nomina 260,15
a (465) Remuneraciones pendiente de pago 1389,19
a (476) Organismos SS acreedores 824,99
Obligaciones fiscales derivadas del pago y contabilización de las nominas.
Una vez que hemos contabilizado las nominas de los 3 meses del trimestre tendremos que sumar el importe de las mismas y comprobar su saldo y el numero de trabajadores que hemos tenido durante el trimestre.
Obtenido dichas cantidades procederemos a presentar el modelo 111 ingresando las retenciones que hemos realizado a los trabajadores y contabilizaremos el pago del modelo 111 en el banco.
Si todo esto se hace en este orden llegados a final de año tendremos las nominas cuadradas y presentaremos el modelo 190 y a través del mismo podemos obtener los certificados de retenciones de los trabajadores para que puedan hacer sus declaraciones.
Los datos fiscales que tiene Hacienda y que comunica a los pagadores a la hora de hacer la declaración salen de este proceso de contabilización.