Vivimos en la economía de la atención. Todo producto o servicio está dirigido a capturar nuestra atención y el gran reto reside en saber preservarla.
Olvídate de gestionar tu tiempo. Tu tiempo no ni aumenta ni disminuye, tienes el que tienes, 24 horas al día y por mucho que te esfuerces no puedes aumentarlo.
El tiempo es inamovible en cambio tu atención es flexible
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Quizá el ejemplo más manido de gestión del tiempo es el de segmentar tu agenda y asignar a cada franja una actividad. Es muy atractivo pero te lleva al desastre:
- ¿Qué pasa si hay un imprevisto a primera hora del día? Tienes que retocar toda tu planificación otra vez. Qué dispendio de energía!
- ¿Qué pasa si no dispones de una herramienta, documentación o no puedes acceder al colaborador necesario? No puedes continuar con tu tarea en curso, otra cosa a medio hacer.
- ¿Qué pasa si hay una urgencia? ¿Si se presenta un fuego a apagar? La planificación otra vez a la basura! Que frustración.
En una época tan volátil una planificación tanto rígida está condenada al fracaso.
Necesitas saber qué hacer en cada momento y circunstancia. Si las condiciones cambian, tienes que escoger la siguiente actividad sin demora, sin rehacer tu escaleta diaria o revisar todas las acciones pendientes antes de decidir.
Un sistema para canalizar tu atención
Todo pasa por no fragmentar la energía y desaprovechar el esfuerzo. No dejar tareas a medias y dedicar tu atención a lo más importante en cada momento. Son otras palabras para el mismo concepto: gestionar la atención.
Yo he escogido Getting Things Done (GTD).
En el anterior post hablaba de la fuerza de los pequeños cambios para lograr una gran mejora, en cierta medida GTD se basa en eso. Un conjunto de pasos muy básicos llevados a cabo de forma estricta con el fin de crear un flujo de trabajo continuado.
- Capturar todo lo que llama mi atención o se deposita en mis bandejas de entrada.
- Procesar cada elemento capturado, tomando decisiones sobre qué hacer con él y transformándolo en actividad concreta y realizable.
- Organizar en listas. Cada una de ellas describe el estado de las acciones que contiene, si lo puedo hacer ahora o queda a la espera. Segmentando las próximas acciones para «contextos».
- Reflexionar sobre qué tengo que hacer mañana, a medio y largo plazo.
- Hacer. Centrarme en hacer sin interrupción, sin saltar de un contexto a otro ni preocuparme por la preparación de mi actividad (que ya he hecho del paso 1 al 4).
Son actividades simples y ordinarias que realizas cada día. La diferencia es el cómo las ejecutas en GTD: De forma aislada, con atención exclusiva y sin mezclarlas entre sí.
«Preparar la actividad a realizar, gestionarla, ya es una de tus responsabilidades»
Vaciar tu mente registrando los diferentes asuntos, anotando y decidir qué haces con cada uno de ellos al final del día tiene un efecto transformador. Desaparece la preocupación constante del día a día y queda la calma.
Flexibilidad frente a la volatilidad. Casos prácticos
Como decía al principio, a día de hoy la única constante es el cambio. También a pequeña escala, en tu día a día.
¿Cuando se presenten imprevistos como te ayudará un sistema de productividad personal? ¿Cómo te puede ayudar GTD?
Al presentarse una emergencia no me dejo llevar por el pánico la anoto y la proceso. Tomo la decisión de que hacer, la transformo en acciones concretas y bien delimitadas que puedo realizar.
«El compañero con quien había de redactar las especificaciones de un proyecto ha tenido que salir de la oficina inesperadamente»
Mi lista más importante es la de próximas acciones, la cual esta segmentada en sublistas /contextos.
Aparco las acciones de la sub-lista de este colaborador y escojo otra que pueda realizar en ese momento como ordenador, wordpress, despacho …
«Debo esperarme 10 minutos a causa de un retraso»
Escojo el contexto llamadas, lleno los diez minutos con alguna llamada pendiente o organizo la lista de próximas acciones por el criterio de tiempo y escojo las que pueda hacer con 5 o menos minutos.
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Puedo gestionar mi atención, enfocarla a lo más importante, dedicarme a completar las acciones pendientes.
Puedo gestionar mi atención con un sistema que canalice la volatilidad, los imprevistos, las emergencias, que me dé pautas para actuar en cada situación.
Puedo gestionar mi atención dedicándose en exclusiva a actividades como hacer pero también a organizar, revisar o registrar lo que tengo que tener en cuenta.
Daré lo máximo siempre que no pierda mi capacidad de atención en cuestiones fútiles o haciendo a destiempo.