Delegar significa pasar tareas, competencias para tomar decisiones y responsabilidad para actuar a un colaborador. Una de las metas de delegar las es quitarle trabajo al líder para que gane más tiempo para las "verdaderas" tareas de liderazgo como planeación y estrategia. La otra es fomentar la motivación entre los colaboradores, pues se les da la oportunidad para actuar y decidir independientemente y así pueden desarrollar competencias adicionales.
¿Cómo delegar correctamente?
Reglas básicas
- Dar descripción clara de la tarea o meta.
- Tomar responsabilidad para la realización y resultado.
- Tener las competencias necesarias para tomar decisiones.
- Proporcionar los recursos necesarios.
- Acordar de cómo revisar el cumplimiento.
Frenos personales
- No parece probable que otra persona puede realizar la tarea.
- Parece amenaza: ¡Tal vez los resultados del compañero son mejores!
- Se teme que ya no haya trabajo importante para líder.
- Proceso de delegar parece demasiado difícil ("Mejor lo hago yo").
- No se "encuentra" ningún compañero que podría realizar la tarea.
Bases para delegar correctamente
- Pasar responsabilidad y poder.
- Asegurar importancia del trabajo / tarea.
- Definir claramente responsabilidades.
- No "meterse" a la tarea / responsabilidad delegada.
- Planear tiempos para pláticas / retroalimentación.
- Informar a otros miembros sobre delegación.
- Acordar y realizar formas de control adecuadas.
Preguntas para la auto-reflexión
- ¿Qué tanto trabajo tengo? ¿Cuánto puedo hacer sin exagerarme demasiado?
- ¿Cuál compañero podría realizar cuál tarea y bajo qué condiciones? ¿Cuáles calificaciones le faltan todavía?
- ¿De que consisten mis tareas cómo líder de mi equipo y a qué me quiero enfocar?
Checklist: proceso delegar
Antes de que vayas a delegar algo, hazte estas preguntas:
- ¿Hago muchas cosas yo mismo, las cuales podría también delegar? ¿Por qué?
- ¿Tiendo a malgastar fuerzas?
- ¿Qué quiero delegar (contenido)? (aclarar prioridad con análisis ABC: A = importante, B = menos prioridad, C = puede esperar)
- Motivación : ¿Por qué debo delagar algo? ¿Qué quiero lograr?
- ¿Quién debe tomar la responsabilidad? (Persona)
- ¿Por qué justamente esta persona? (Calificación)
- ¿Cuáles recursos y que ayuda necesita?
- ¿Hasta cuando debe terminar? (Fechas)
- ¿Qué competencias (y recursos) necesita para poder realizar la tarea?
- ¿Como me debe informar sobre el avance? (Control del proceso)
- ¿Cuándo y como voy a evaluar los resultados? (Control del resultado)
Checklist: obstáculos
Aclara con esta lista con tigo o con tu compañero los puntos críticos relacionados con la delegación de tareas.
Obstáculos para la persona la cual delega
- Demasiado entusiasmo ("Yo quiero hacer todo yo mismo.")
- Perfeccionismo ("Solo yo se como hacerlo correctamente.")
- Omnipotencia ("Solo puedo hacer todo mejor y más rápido.")
- Falta de experiencia de cómo delegar
- Falta de confianza en el compañero
- Miedo de fomentar una competencia potencial
- Miedo de perder poder
Obstáculos para la persona la cual recibe delegación
- Falta de experiencia y competencia
- Miedo de tomar responsabilidad (Tendencia para retro-delegar)
- Demasiado trabajo
- Falta de autoestima
- Miedo de ser criticado cuando toma propias decisiones
Resumen
Saber delegar responsabilidades y tareas es una habilidad de liderazgo extremadamente importante. Trabajo en equipo efectivo no sería posible sin ella. La distribución de tareas, la comunicación clara con metas esperadas y tiempos de entrega son factores indispensables para resolver problemas en equipo. Además aumenta significativamente la motivación entre los mienbros del equipo, pues sus metas y tareas son claras.
Fuente: https://www.different.com.mx/como-delegar/