Para que un reunion sea eficaz debe lograr que sus participantes consigan el efecto que se desea o se espera y para que sea eficiente se deben disponer de las personas adecuadas y los recursos necesarios para conseguir el efecto determinado.
Pero una reunión puede ser eficaz pero no eficiente y estaremos desperdiciando el tiempo de las personas de nuestro equipo y no lograremos conseguir el efecto determinado
la eficacia y la eficiencia son capacidades que se pueden desarrollar y mejorar. Es un proceso que debemos conocer, siendo una herramienta básica para alcanzar el éxito del trabajo en equipo.
Las reuniones son el procedimiento de trabajo por excelencia del equipo, donde tiene lugar elintercambio de ideas, la comunicación y la
convivencia del equipo; por ello requiere unapreparación y cuidado especial.
Como sucede con la inmensa mayoría de los procesos que podemos desarrollar dentro de la organización, antes del desarrollo del mismo suele haber una fase de preparación. El proceso de desarrollo de una reuniónno es una excepción y podemos decir que es precedido por una fase preparatoria, Durante la fase preparatoria de la reunión debemos decidir sobre los siguientes aspectos:
- Objetivos que intentaremos alcanzar
- Participantes que conviene convocar
- Escenario de la reunión- Duración de la reunión- El momento de la convocatoria y la forma de la misma- ¿Cómo vamos a tratar los temas? ¿Qué preguntas formularemos?- Preparación de la documentación que entregaremos- Si se va a hacer acta de reunión
Una vez que tenemos preparada la reunión, el proceso de desarrollo de la misma continuará con cuatro fases ineludibles. Nos centraremos en aquellas reuniones en las que se trate de unificar posturas y llegar a acuerdos con consenso, que en principio son las más difíciles de dirigir
las fases son:
- La fase de apertura- La fase de análisis y debate- La fase de toma de decisiones
- la fase de conclusiones
la fase de apertura:
El inicio de la reunión debemos ajustarlo a la hora marcada. la puntualidad es esencial ya que con ella respetaremos al que llega a la hora y conseguiremos en las próximas convocatorias de reuniones los participantes respeten el horario de inicio.
Antes de comenzar con la reunión en sí, y a modo de bienvenida, estableceremos un breve diálogo sobre un tema de actualidad para captar la atención de los participantes y crear un clima agradable de debate. Posteriormente presentaremos la reunión, hablaremos de los objetivos y de la duración prevista de la misma. Comprobaremos que todos han recibido la documentación adjunta e informaremos sobre cómo vamos a desarrollar la reunión.
Fase de análisis y debate:
Durante esta fase debatiremos sobre los puntos argumentales. el director ofrecerá la palabra a todos los que desean aportar información, que será puesta en común. Se vigilará el ritmo, la cantidad y la calidad de las intervenciones. Es el momento de poner sobre la mesa los distintos puntos de vista y el director ha de valer por evitar las interrupciones, bien sean físicas o de teléfonos móviles.
Utilizaremos las preguntas que tenemos preparadas para centrar la reunión sobre los temas centrales de la misma y según vayan definiéndose las diferentes posiciones iremos analizándolas con el grupo y aclarándolas si es necesario.
Fase de toma de decisiones:
Una vez que las posiciones están claras, el director de la reunión ira conduciendo a los participantes hacia la culminación de pequeños acuerdos, controlando siempre el tiempo. Estos acuerdos intermedios que nos acercan más al objetivo se convertirán en acuerdos decididos por mayorías o por concenso, aunque estos últimos tendrán más garantías de ser plasmados posteriormente con éxito y, por tanto, son mucho más recomendables que los alcanzados por mayorías.
Fase de conclusiones:
En esta fase que cierra el proceso a través del que se desarrolla una reunión podremos resumir los acuerdos alcanzados, repasar un poco los temas que hemos abarcado y señalar todos aquéllos que quedan pendientes para futuras reuniones. Una vez efectuados, ya podemos empezar a definir qué es lo que hay que hacer, quien lo va a hacer y en que plazo.