Escribir un libro es un proyecto en GTD. Por eso, según el método de planificación natural en cinco pasos, antes de nada necesitas definir con claridad el resultado que deseas alcanzar. Este paso previo es muy importante ya que, a diferencia de lo que la gente suele llamar «proyecto», en GTD «resultado» y «proyecto» significan exactamente lo mismo: un «resultado» es un «proyecto» y viceversa. Eso significa que si defines mal el «resultado» estás definiendo mal el «proyecto» y, por consiguiente, difícilmente podrás lograr lo que quieres. En mi caso, el «proyecto» o «resultado» era «manuscrito del libro entregado a Carlos Martínez antes del 30/12/2014», ya que esa era la fecha que habíamos acordado en el contrato.
Una vez aclarado el resultado, el primer paso de los cinco que componen el método era definir el propósito, es decir, definir de la forma más clara posible «para qué quieres conseguir ese resultado». Este paso es fundamental ya que el propósito es lo que dota de sentido al resultado y, por tanto, es la fuente de la motivación para conseguirlo. En mi caso, el propósito era «para consolidar y aumentar mi marca personal compartiendo mi experiencia y conocimientos en un libro ameno y fácil de leer que ayude a los lectores a entender y aplicar con éxito la metodología GTD».
Una vez definido el propósito, el paso siguiente es la «visión». La «visión» consiste en identificar qué aspecto tiene ese resultado una vez conseguido. Se trata de un ejercicio de clarificación del resultado, es decir, de indagar qué pasa a tu alrededor, qué sientes, qué te dicen y te dices, qué cambia en relación a lo que había antes de conseguirlo… Cuando visualizas, te predispones mental y anímicamente para hacer algo. Además, visualizar el resultado te ayuda a descubrir informaciones útiles y relevantes para tu proyecto, a «caer» en cosas en las que de otro modo tal vez no «caerías».
El tercer paso es la «tormenta de ideas». El objetivo de este paso es identificar todas las posibles formas de alcanzar el resultado – qué podemos hacer para conseguirlo. Este es un ejercicio puramente creativo, de exploración sin prejuicios, cuya única finalidad es identificar posibles vías, alternativas y escenarios en los que se podría alcanzar el resultado. La «tormenta de ideas» es un paso clave en cualquier planificación ya que la probabilidad de que la primera idea que te viene a la cabeza sobre cómo hacer algo sea la mejor de todas las ideas posibles es mínima. Yo aquí formulé múltiples posibilidades sobre qué contenidos incluir, cómo tratarlos, cómo estructurarlos y relacionarlos…
El cuarto paso, llamado «organizar», consiste en revisar nuestra tormenta de ideas y elegir qué vamos a hacer en concreto de entre todas esas ideas que hemos generado sobre cómo podríamos conseguir el resultado. Qué vamos a hacer para conseguirlo y en qué orden, expresado con un lenguaje claro e inequívoco que incite a la acción.
Y, por último, el quinto paso, que es identificar las «próximas acciones», es decir, las acciones que se pueden llevar a cabo de forma inmediata, sin necesidad de completar ningún paso previo. Se trata de responder sucesivamente a la pregunta ¿cómo vas a hacerlo?, de forma secuencial. En mi caso, la próxima acción era «escribiendo las primeras cinco páginas del libro». Identificar las próximas acciones te ayuda a empezar y «empezar» es clave para la productividad.
El proceso anterior es sencillo y se puede completar fácilmente en menos de una hora de forma individual. Dicho esto, suele producir aún mejores resultados cuando es facilitado por alguien. En mi caso, tuve la fortuna de poder contar con mi coach personal, Paz Garde. El resultado tangible de la reunión de coaching, además de la definición del propósito y la construcción de la visión, fue la elaboración del índice de contenidos que daba estructura al libro y también la decisión sobre el título del primer capítulo. Ya solo me faltaba empezar a escribir.
Como muy bien dice Antonio José Masiá, en GTD los proyectos no tienen fecha. Lo único que tiene fecha es la última acción del proyecto, en este caso «enviar por email el manuscrito revisado a Carlos Martínez antes del 30/12/2014». Entender esto bien es una de las principales diferencias entre las personas que usan GTD y las que no usan GTD o lo usan mal.
En general, el uso de fechas está sobrevalorado y, en especial, el uso de fechas límite. En mi experiencia, las fechas intermedias solo sirven para generar estrés y para potenciar comportamientos improductivos como la procrastinación. La mayoría de las personas – yo mismo antes de usar GTD – habría «planificado» la escritura del manuscrito haciendo un cálculo aproximado de cuántas páginas por mes, semana o día tenía que escribir para haberlo completado en la fecha acordada o incluso unos días antes. Esa forma de «planificar» es ineficiente e improductiva y casi siempre deriva en «atracones de última hora» o, peor aún, inclumplimiento de compromisos. Si tienes un compromiso con una fecha, lo único que tienes que hacer es demostrar tu compromiso avanzando de forma realista hacia la consecución del resultado con la mayor frecuencia y regularidad posibles.
En mi caso, estimé que cinco páginas al día era una cifra razonable y realista. Cinco páginas son unas mil palabras, es decir, el equivalente a un post de unos cuatro minutos de tiempo de lectura. Sabía por experiencia que ese era un reto alcanzable para mí y, sobre todo, que era un ritmo sostenible y que no me iba a «quemar». Este es un aspecto esencial porque, cuando se trabaja a largo plazo, lo importante no es el ritmo con el que empiezas, sino el ritmo con el que acabas. Esto lo aprendí de joven, cuando montaba en bici de carretera. Mi disciplina favorita era la contrarreloj y me encantaba porque solía ganar a compañeros que habitualmente «andaban» mucho más que yo, gracias a que había aprendido a «dosificar» mejor mis fuerzas para aprovecharlas al máximo.
Otro aspecto clave es evitar por todos los medios los objetivos rígidos, ya que suelen resultar enormemente frustrantes y desmotivadores. Si tu objetivo es «escribir cinco páginas todos los días» y lo entiendes de forma literal, si un día lo incumples, el efecto desmotivador puede ser demoledor. Por eso es preferible utilizar objetivos flexibles, en los que la esencia importa más que en el número. En mi caso, «cinco páginas» significaba «ponerme a escribir un rato». En realidad, podían ser dos páginas o cuatro o siete, porque lo importante era escribir algo todos los días. Esto es lo que yo llamo una «loncha de ancho variable», cuyo origen, uso y utilidad explica magistralmente mi amigo y colega Jerónimo Sánchez en esta entrada.
Cuando tu compromiso con el resultado se expresa en un hábito, la fecha límite se vuelve irrelevante, ya que generalmente lograrás el resultado mucho antes. En mi caso, el manuscrito estaba escrito el 10 de agosto, es decir, cincuenta y dos días después de empezarlo, lo que da una media de 5,1 páginas por día. En tiempo de escritura, una media de una hora al día, cuarto de hora arriba o abajo. Hubo días que me costó mucho esfuerzo escribir dos páginas, mientras que otros días, más inspirado, llegué a escribir ocho o nueve. La clave productiva que me permitió escribir el libro disfrutándolo y en mucho menos tiempo del que había imaginado, es que me senté y escribí algo todos los días, sin excepción.
Cuando a principios de septiembre le envié el borrador revisado y corregido a Carlos, mi editor, le pregunté si el libro podría publicarse para Navidad. Me dijo que no, que era imposible, porque los preparativos estaban hechos para marzo. Me extrañó, porque en junio le había dicho que esperaba tener el manuscrito terminado en septiembre como tarde, así que indagué en los motivos. Me respondió honestamente que no me había creído. “Muy rara vez me entregan un manuscrito en la fecha acordada y, desde luego, nunca nadie me ha entregado un manuscrito cuatro meses antes de la fecha, así que, ¿por qué iba a creerte?”. Rotunda respuesta ante la que me tuve que callar.
La planificación natural de GTD funciona donde el resto de metodologías de planificación fracasa. Sus elementos son sencillos y al alcance de cualquiera. Hábito, ritmo sostenible, constancia y revisión frecuente son los elementos que te llevan a alcanzar sin estrés los resultados por los que trabajas. Pero es imprescindible cambiar antes de mentalidad y, en concreto, abandonar el pésimo hábito de dejar las cosas para más tarde. Un primer paso, que puede ayudarte, es responder con honestidad a esta pregunta: si algo que se va a tener que hacer con seguridad se puede hacer ya, ¿qué ganas esperando hasta el último momento?