En este artículo desvelaremos los secretos de la facturación a origen utilizando un software ERP. Si eres un emprendedor, gerente o administrador de una empresa, seguramente te has preguntado en algún momento cómo optimizar este proceso.
No te preocupes, estamos aquí para ayudarte a simplificar y agilizar tu gestión administrativa. Exploraremos a fondo cómo facturar a origen con un Software ERP, lo que te permitirá mejorar tus operaciones y optimizar tus recursos al máximo.
¡Sigue leyendo y descubre cómo puedes hacerlo de manera eficaz!
Facturar a origen: Un paso hacia la eficiencia empresarial
La facturación a origen es un proceso clave en la gestión administrativa de cualquier empresa. Para quienes están en el primer nivel de consciencia del customer journey y desean comprender mejor este concepto, aquí te lo explicamos de manera sencilla.
Facturar a origen significa generar una factura desde la ubicación de origen de los productos o servicios que se están vendiendo.
Esto es particularmente relevante en el mundo de la logística y el comercio, donde el control de inventario y la gestión de pedidos son esenciales.
Cómo funciona un Software ERP en la facturación a origen
Ahora que comprendemos qué es la facturación a origen, entremos en el meollo del asunto: cómo un software ERP puede facilitar este proceso.
En lugar de depender de hojas de cálculo o sistemas manuales, un ERP integra todas las funciones administrativas en una única plataforma.
Esto incluye la gestión de inventario, la contabilidad, la facturación y mucho más.
Ventajas de utilizar un Software ERP para facturar a origen
- Automatización de procesos: Un software ERP automatiza gran parte del proceso de facturación a origen. Los datos se actualizan en tiempo real, lo que elimina errores humanos y agiliza la emisión de facturas.
- Integración de información: Todos los departamentos de tu empresa pueden acceder a la misma información actualizada. Esto mejora la comunicación interna y facilita la toma de decisiones basada en datos precisos.
- Control de inventario: Un ERP te permite llevar un registro detallado del inventario en origen. Puedes saber en tiempo real cuántos productos tienes disponibles y cuántos has vendido.
- Optimización de recursos: Al automatizar tareas, ahorras tiempo y recursos. Esto se traduce en una mayor eficiencia y, en última instancia, en un ahorro de costos.
- Mejora la experiencia del cliente: Al tener información precisa sobre el inventario y la capacidad de generar facturas de manera rápida y precisa, puedes ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
Cómo realizar una factura a origen con un Software ERP
Ahora que conoces las ventajas de utilizar un software ERP en la facturación a origen, es hora de entender cómo llevarlo a cabo. A continuación, te explicamos cómo crear una factura a origen con Cloud Gestion.
Para realizar la facturación a origen tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
- Tener creado un «Proyecto» el cual asignaremos tanto para el presupuesto (si lo tuviera) como para las facturas.
- Los «Artículos» tienen que estar codificados, si no está añadido en el almacén le puedes asignar un número manualmente, este número tiene que ser único, es decir no se puede repetir.
- Si tuviera un «Presupuesto» el estado de esté tiene que estar «Aceptado» ó «Finalizado».
- Para realizar la facturación a origen no es obligatorio tener creado un Presupuesto.
Realizar la facturación de origen partiendo de un presupuesto
Para ello vamos a realizarlo utilizando el siguiente ejemplo:
- Para un proyecto tenemos un presupuesto de 500 h de mano de obra.
- El mes de Enero ejecutamos y facturamos 300 h.
- El mes de Febrero ejecutamos y facturamos 200 h restantes.
- En esta última factura estarán representadas las 500 h pero se restará el importe de las primeras 300 porque ya estaban incluidas en la primera factura. El importe de esta factura será el mismo que si tuviera solo 200 h.
Con el ejemplo anterior vamos a ir detallando lo pasos que debemos de realizar.
- Lo primero es crear un proyecto para el cliente, este proyecto se le asigna a un trabajo u obra específica.
- Seguidamente se crea un presupuesto y se le asigna el proyecto creado para ese trabajo u obra, es importante tener en cuenta que para poder facturar el presupuesto tiene que estar como aceptado y los artículos codificados.
- Nos iremos a facturas y crearemos una nueva, seleccionando el cliente y el proyecto asignado en el presupuesto.
- En la parte superior de la factura podemos ver la opción de «Facturar a origen», nos aparece una ventana emergente donde nos avisa que si hemos añadido algún concepto en esta factura se borraran al facturar a origen, seleccionamos «si».
- En el cuerpo de la factura nos aparecen varias columnas:
- Ud.Pres. (Unidades Presupuestadas); aquí nos aparecen el total de unidades presupuestadas, en este ejemplo son 500 und.
- Ud.Cer.To. (Unidades certificadas totales incluidas en esta factura); aquí nos aparecerán el total de la unidades que se han facturado hasta el momento.
- Ud.Cer.Ac. (Unidades correspondientes a esta certificación); en esta columna añadiremos las unidades que vamos a facturar en esa certificación, que van a ser 300 und. Al añadir las unidades se modificarán en la columna anterior (Ud.Cer.To.) añadiéndose también 300und.
- Para la segunda certificación vamos a facturar las 200 unidades que nos quedan, igualmente creamos una «Nueva Factura» seleccionamos el Cliente y el Proyecto y en las unidades correspondientes a esta facturación añadimos 200, automáticamente en las unidades totales facturadas se nos sumarán las añadidas que en este ejemplo tienen que coincidir con las unidades presupuestadas, ya que es la última factura donde nos aparecerá el total de unidades facturadas.
Realizar la facturación de origen sin presupuesto
Para realizar una factura a origen si no tenemos un presupuesto creado se seguirán los mismos pasos con alguna diferencia:
- Tenemos que tener creado un «Proyecto».
- Nos vamos a Ventas>Facturas y añadimos una nueva factura (también se puede realizar en Facturas Proforma).
- Dentro del Formulario de factura, añadimos el «Cliente» le asignamos el «Proyecto» y en la parte superior seleccionamos «Factura a Origen»
- Nos aparece la pantalla emergente que nos avisa que si hemos añadido algún concepto se nos borrará al facturar a origen, le decimos que «Si».
- Y nos aparece un «Cartel Informativo» donde nos dice que no existe ningún presupuesto aceptado o finalizado, que tendremos que añadir los conceptos manualmente, pinchamos en «Cerrar».
- Añadiremos los conceptos, si los tenemos en el almacén y si no escribiendo el concepto, asignandole un código y añadiremos las unidades.
- A partir de este punto se realiza igual que en el caso de realizarlo partiendo de un presupuesto, la única diferencia es que la columna de «Ud.Pres. (Unidades Presupuestadas)» nos aparece en blanco.
- Cuando creemos la segunda certificación, igualmente añadimos «Cliente» asignamos «Proyecto» y seleccionamos «Facturar a Origen».
- Se nos abrirá la factura a origen para la segunda certificación, con los conceptos añadidos en la certificación anterior, el precio y las unidades que se facturaron en la columna de «Ud.Cer.To. (Unidades certificadas totales incluidas en esta factura)»
- Añadiremos las unidades que vamos a facturar en esta certificación, y guardaríamos la factura.
En el siguiente vídeo tutorial de nuestro canal de YouTube, podrás como realizar la facturación a origen desde Cloud Gestion.
Herramientas Adicionales en un Software ERP
Dependiendo de tu software ERP, es posible que cuentes con herramientas adicionales para optimizar aún más la facturación a origen.
Estas pueden incluir la generación de informes financieros, la gestión de proveedores y la integración con otros sistemas, como los de logística.
Conclusión
En resumen, facturar a origen con un software ERP es una estrategia inteligente para simplificar tu gestión administrativa y mejorar la eficiencia de tu empresa.
La automatización de procesos, la integración de información y el control de inventario son solo algunas de las ventajas que te ofrece esta solución.
Siguiendo los pasos mencionados, podrás realizar facturas a origen de manera más eficaz, lo que se traducirá en una experiencia mejorada para tus clientes y un mayor éxito empresarial.
Si estás considerando la implementación de un software ERP en tu empresa, te invitamos a explorar la DEMO de Cloud Gestion de manera gratuita e ilimitada, podrás contactarnos para obtener más información.
La facturación a origen puede ser un proceso más sencillo de lo que imaginas con la tecnología adecuada a tu disposición. ¡Simplifica tu gestión administrativa y alcanza nuevos niveles de eficiencia con un software ERP!