En el post anterior (link) empezamos a hablar de la simplificación de procesos, como una de las armas que cualquier empresario o dueño de negocio, por pequeño que sea puede utilizar para aumentar sus márgenes de beneficios y por lo tanto, para ganar más dinero.
Hoy retomamos el tema respondiendo a la pregunta que nos quedó pendiente: ¿Cuál es la mejor manera de simplificar los procesos de trabajo y que esta simplificación se traduzca en una disminución de los costes? Nosotros pensamos que lo más inteligente es hacer lo siguiente:
- Reducir lo más posible o eliminar totalmente todas las actividades que no agregan valor (que constituyen hasta el 95% del tiempo), y
- Mejorar todas las actividades que agregan valor al bien o servicio
Y de esta manera conseguiremos disminuir las actividades que no aportan valor, para que pasen del 95% al 50%, es decir, que por cada minuto de tiempo teórico de nuestro proceso de trabajo tengamos un minuto como máximo de actividades que no agreguen valor al producto o servicio que ofrecemos.
Así que, lo que hay que hacer, es ponerse a identificar actividades que no agreguen valor y, en la medida de lo posible eliminarlas, o simplificarlas. Entre las actividades más comunes que no agregan valor, hemos identificado las siguientes:
- Archivar un documento
- Duplicidad de funciones
- Informes
- Inspecciones
- Reparaciones de equipo
- Pruebas para el cliente
- Esperas
- Movimientos de más de un metro
- Preparación o calentamiento de equipo
- Información realmente necesaria en un informe
- Tiempo de envío del documento (electrónico o manual)
- Lectura de un documento
- Un documento en espera
- Búsqueda de un documento
- Obtención de autorizaciones
- Almacenamientos
- Retrabajos
- Transportes
Y las consecuencias de trabajar con procesos de trabajo que no se han optimizado son las siguientes:
- Más espacios requeridos
- Más desperdicios
- Más equipo y maquinaria
- Más controles
- Más personal
- Más administración
- Más pasillos
- Más retrabajos
- Más inventarios
- Más defectos
Por lo tanto, cuanto más simplificados estén los procesos de trabajo, más competitiva será nuestra institución.
Entonces, ¿qué es lo que conseguiremos al simplificar los procesos de trabajo? Lo más importante es lo siguiente:
- Que el trabajo sea más sencillo
- Disminuir los costes relacionados con el proceso
- Aumentar la calidad del producto final
- Hacer el proceso más eficiente
- Aumentar la productividad
- Incrementar la satisfacción del cliente
Con todo esto, tenemos que analizar los procesos de trabajo con la mente puesta en cómo simplificarlos. Primero hay que hacerse los siguientes planteamientos:
- Como lo hacemos (Real): Son todos los pasos que actualmente realizamos en la ejecución de un proceso de trabajo
- Como lo deberíamos hacer (teórico): Son todos los pasos que le agregan valor al resultado esperado del proceso de trabajo que ejecutamos
- Lo que hacemos de más (desperdicio): Son todos los pasos que no le agregan valor al resultado esperado del proceso de trabajo que ejecutamos
Una vez que hemos analizado todo esto, ya solo nos queda simplificar los procesos de trabajo. Si hemos hecho bien los deberes lo podemos conseguir fácilmente utilizando el siguiente método:
- Hacer una lista con todos los pasos para realizar un proceso de trabajo y anotar los tiempos asociados de ejecución
- Hacer un diagrama de flujo donde se diferencien de manera gráfica los pasos que sí agregan valor de los que no lo hacen
- Calcular el factor de desperdicio para medir cuantitativamente el éxito de la simplificación del proceso
- Analizar las actividades que no agregan valor y darles prioridad para ser eliminadas
- Reducir el tiempo de las actividades que no agregan valor
- Disminuir el tiempo de ejecución de las actividades que sí agregan valor al proceso de trabajo
Al simplificar un proceso de trabajo, siempre hay que procurar